Приказ МВД 27.07.2012 № 650

Об утверждении Инструкции по оформлению документов в системе МВД Украины

В соответствии с постановлением Кабинета Министров Украины от 30.11.2011 № 1242 «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти» и с целью усовершенствования документального обеспечения деятельности органов и подразделений внутренних дел, предприятий, учреждений и организаций, оформление документов ПРИКАЗАЮ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по оформлению документов в системе Министерства внутренних дел Украины .

2. Руководителям структурных подразделений аппарата Министерства внутренних дел в Украины, органов и подразделений внутренних дел, предприятий, учреждений и организаций, относящихся к сфере управления МВД Украины:

2.1. Организовать изучение в системе служебной подготовки и неукоснительное соблюдение требований этого приказа работниками.

2.2. Исключить случаи оформления служебных документов с нарушением требований указанной Инструкции.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра – руководителя аппарата генерал-полковника милиции Лекаря С.И.

4. Приказ объявить лицам рядового и начальствующего состава органов и подразделений внутренних дел, работникам предприятий, учреждений и организаций системы МВД Украины.

5. Признать утратившим силу приказ МВД от 20.01.2004 № 55.

---

ИНСТРУКЦИЯ
по оформлению документов в системе Министерства внутренних дел*

1. Общие положения

Требования этой Инструкции распространяются на организационно-распорядительные документы (далее — документы) — приказы, поручения, положения, решения, протоколы, акты, письма и т.п., которые создаются в результате деятельности органов и подразделений внутренних дел, учебных заведений, научно-исследовательских учреждений, предприятий, учреждений и организаций, относящихся к сфере управления МВД.

Инструкция устанавливает: — состав реквизитов документов; требования к содержанию и расположению реквизитов документов; требования к бланкам и оформление документов; требования к документам, производимым с помощью печатных средств.

Требования к оформлению реквизитов можно распространять на все классы унифицированных систем документации.

Эта Инструкция не распространяется на документы, подлежащие государственной регистрации в Министерстве юстиции Украины, а также процессы создания и обращения электронных организационно-распорядительных документов***.

__________
* Далее – Инструкция.
** Далее – органы (орган) внутренних дел.
*** Электронный документ – документ, информация в котором представлена ​​в электронной форме, включающая необходимые реквизиты, в том числе электронную цифровую подпись. Формат и структура данных электронного документа, его обязательные реквизиты и визуальная форма его представления определяются законодательством.

2. Требования к содержанию и расположению реквизитов документов

2.1. Изображение Государственного Герба Украины на бланках с угловым расположением реквизитов размещают на верхнем берегу бланка над серединой строк с названием организации, а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего берега. Размер изображения: высота – 17 мм, ширина – 12 мм.

2.2. Изображение эмблемы организации в соответствии с ДСТУ 4163-2003 «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» размещают с левой стороны от органа внутренних дел.

2.3. Изображение наград воспроизводится на бланках документов в соответствии с законодательством и размещается на левом берегу бланка на уровне названия организации и названия структурного подразделения организации.

2.4. Код организации проставляют по ЕГРПОУ* после справочных данных об организации.

2.5. Код формы документа (если он есть) проставляют согласно ГК 010-99 (Государственный классификатор управленческой документации – ГКУД) выше названия вида документа.

2.6. Название министерства, организации высшего уровня отмечают сокращенно, а при отсутствии официально зарегистрированного сокращения – полностью. Печатается название заглавными буквами 16 кегля**, полужирным шрифтом (в компьютере — «Ж»).

__________
* ЕГРПОУ — Единый государственный реестр предприятий и организаций Украины (введение в ЕГРПОУ осуществляет Государственный комитет статистики Украины).
** Кегль – размер букв в печатной системе мер (в пунктах).

2.7. Название организации — автора документа должно соответствовать названию, указанному в его учредительных документах. Сокращенное название организации указывают тогда, когда она официально зафиксирована в положении (уставе) об организации, и подают в скобках (или без них) ниже полной, отдельной строкой в ​​центре. Печатается название прописными буквами 16 кегля, полужирным шрифтом.

2.8. Название структурного подразделения организации указывают тогда, когда это подразделение — автор документа и размещают ниже названия организации. Печатается название прописными буквами 16 кегля, полужирным шрифтом.

2.9. Справочные данные об организации содержат почтовый адрес и другие сведения (номера телефонов, факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и т.п.), которые размещают ниже его названия или названия структурного подразделения.

2.10. Название вида документа: приказ, решение, инструкция, поручение и т.п. — указывают на каждом документе, за исключением писем (она должна соответствовать перечню форм, используемых в организации), и печатают прописными буквами 16 кегля, полужирным шрифтом; точку в конце названия документа не ставят. Перечень содержит названия унифицированных форм документов согласно ГК 010-99 — Государственным классификатором управленческой документации (ГКУД), утвержденным приказом Госпотребстандарта Украины от 31.12.98 № 1024, и соответствующих организационно-правовому статусу организации. Если документ рукописный, название пишут с прописной буквы без точки после реквизита.

2.11. Дата документа — это дата его подписания, утверждения, принятия, регистрации.

Дата оформляется цифровым либо словесно-цифровым методом. При оформлении даты цифровым способом число и месяц проставляются двумя парами цифр, разделенными точкой; год – четырьмя цифрами, точка в конце не ставится. Элементы даты изображают арабскими цифрами в одну строчку в последовательности: день, месяц, год (23.10.2011).

В текстах нормативно-правовых актов и ссылках на них и документах, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ указания даты с проставлением нуля в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, например: 02 сентября 2011 года.

Дату документа ставят ниже названия вида рядом с регистрационным индексом на специально отведенном месте в бланке.

Если документ составлен не на бланке, его дата проставляется должностным лицом, которое подписывает или утверждает, ниже подписи слева.

Дату издания совместного приказа проставляет последним главный разработчик (на бланке размещается первым).

Обязательной датированию и подписанию подлежат все служебные отметки на документах, связанные с их прохождением и исполнением (резолюции, согласования, визы, отметки о выполнении документа и направлении его в дело).

2.12. Регистрационный индекс документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по решению органа индексом дела по номенклатуре, информации о корреспонденте, исполнителе и т.д. Место расположения этого реквизита зависит от бланка и вида документа.

Если документ подготовили два или более органов, то регистрационный индекс составляют из регистрационных индексов каждого из них и проставляют через правостороннюю наклонную черту согласно последовательности подписей его авторов.

Для документов, подписанных Министром, первым заместителем Министра, заместителями Министра дополнительно к регистрационному индексу через правостороннюю наклонную черту проставляется индекс, состоящий из двух согласных букв, заранее согласованных руководством Управления документального обеспечения с Министром, первым заместителем Министра, заместителями Министра (например, Панов — Сев).

2.13. Ссылки на регистрационный индекс и дату ответного документа располагают ниже или на уровне регистрационного индекса в специально отведенном месте.

2.14. Место заключения или издания документа указывается во всех документах, кроме писем, в которых эти сведения определяют по реквизиту.

2.15. Гриф ограничения доступа к документу проставляют без кавычек справа в верхнем углу на первой странице на расстоянии 104 мм от границы левого берега документа. При необходимости его дополняют данными, предусмотренными нормативно-правовыми актами, регламентирующими порядок делопроизводства с документами, содержащими информацию с ограниченным доступом. Печатается гриф шрифтом 12 кегля, например:

Номер экземпляра может быть проставлен при печати документа или непосредственно при регистрации.

2.16. Адресатами документа могут быть организации, их структурные подразделения, должностные лица и граждане. Реквизит «Адресат» находится на расстоянии 92 мм от границы левого берега документа. В реквизит «Адресат» могут входить следующие составляющие: название организации, структурное подразделение, должностное лицо (должность, звание, фамилия и инициалы), почтовый адрес.

2.16.1. Название организации, ее структурного подразделения пишут в именительном падеже, например:

2.16.2. Реквизит «Адресат» в документах, направляемых Президенту Украины, Главе Администрации Президента Украины; Премьер-министру Украины и членам Кабинета Министров Украины; Председателю Верховной Рады Украины, его заместителям, председателям комитетов, комиссий Верховной Рады Украины, Уполномоченному Верховной Рады Украины по правам человека; Председателю Конституционного суда Украины; Председателю Верховного суда Украины; Председателю Высшего специализированного суда Украины по рассмотрению гражданских и уголовных дел, Председателю Высшего хозяйственного суда Украины, Председателю Высшего административного суда Украины; Генеральному прокурору Украины; Председателю Службы безопасности Украины; Секретарю Совета национальной безопасности и обороны Украины; Председателю Счетной палаты Украины; Председателю Службы внешней разведки Украины; Председателю Центральной избирательной комиссии; начальнику Управления государственной охраны Украины; руководителям центральных органов исполнительной власти, в том числе со специальным статусом; председателям областных советов и областных государственных администраций; руководителям правоохранительных органов иностранных государств и главам дипломатических представительств в Украине, печатается полужирным шрифтом, а фамилия и инициалы — заглавными буквами, например:

2.16.3. Если документ направляется руководителю структурного подразделения Министерства, указывается должность адресата, его фамилия и инициалы, звания в падеже падежа, например:

__________
* Когда в тексте встречается рядом несколько существительных мужского рода в форме дательного падежа единственного числа, то во избежание однообразных падежных окончаний следует чередовать окончание -овые, -евые (-евые) с -у (-ю): заместителю Министра генерал-лейтенанту милиции Петренко А.И., Генеральному прокурору Украины. ректору профессору Бондаренко Ю.П.

2.16.4. В случае, когда документ адресуется нескольким однородным организациям, адресаты указывают обобщенно, например:

2.16.5. В состав реквизита «Адресат» может входить также почтовый адрес, например:

На документах, которые посылают постоянным корреспондентам, почтовый адрес не указывают, а пишут только на конвертах.

При необходимости в реквизите «Адресат» указывают научное звание (или должность), например:

2.16.6. В случае отправки документов физическому лицу фамилию, имя и отчество (или инициалы) адресата указывают в именительном падеже и печатают полужирным шрифтом 14 кегля. Почтовый адрес печатают обычным шрифтом 14 кегля, например:

2.16.7. В случае адресации документов иностранным корреспондентам (за пределы страны) сначала пишут инициалы и фамилию или наоборот, а затем должность, наименование организации и ее почтовый адрес в следующей последовательности: номер почтового ящика, номер дома, название улицы, почтовый индекс, название города, название страны, например:

2.16.8. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово копия перед наименованием второго, третьего, четвертого адресатов не ставится. В случае большего количества адресатов составляется список рассылки, а на каждом экземпляре документа указывается только один адресат, который печатается полужирным шрифтом 14 кегля.

2.17. Особый способ ввода документа в действие – это его утверждение. Документ, подлежащий утверждению, вступает в силу только с его утверждения соответствующими руководителями учреждений, органов или должностными лицами, к компетенции которых относится решение вопросов, изложенных в нем.

2.17.1. Утверждение документа осуществляется двумя способами: проставлением грифа утверждение ( приложение 2 ) или изданием соответствующего распорядительного документа (приказа).

Нормативно-правовые акты утверждаются распорядительными документами – приказами.

2.17.2. Если документ утверждает конкретное должностное лицо, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), названия должности, специального звания, подписи, инициалов и фамилии утвердившего его лица, дать утверждение, например:

2.17.3. В случае утверждения документа несколькими должностными лицами их грифы утверждения располагают на одном уровне.

2.17.4. Если документ утвержден приказом, то в состав грифа утверждения входят: слово УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), название в именительном падеже, дата и номер документа, например:

2.17.5. Гриф утверждения размещают в правом верхнем углу первого листа документа на расстоянии 104 мм от границы левого берега документа.

2.18. Резолюция — это сделанная должностным лицом надпись на документе, содержащая краткое содержание принятого им решения по выполнению документа.

Резолюция состоит из следующих элементов: фамилия, инициалы исполнителя (исполнителей) в падеже падежа, содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя, дата.

Резолюцию следует ставить непосредственно на документе, ниже реквизита «Адресат», параллельно основному тексту (или под углом 45°) или на свободном месте лицевой стороны первого листа, но не на берегу, предназначенном для подшивки, например:

Если на документе нет места, разрешается оформлять резолюцию на отдельном листе или специальном бланке.

Исполнителей может быть несколько. Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым или определенное руководителем, совершающим резолюцию. В таком случае напротив фамилии основного исполнителя проставляется отметка «отв.».

2.19. Заголовок к тексту документа должно быть согласовано с его названием и содержать краткое изложение основного содержания текста.

2.19.1. Текст реквизита «Заголовок» размещают флажным (каждая строчка реквизита начинается от предела левого берега) способом с левой стороны бланка под датой документа.

2.19.2 Заголовок отделяется от предыдущего реквизита тремя межстрочными интервалами, печатается обычным шрифтом 12 кегля, с заглавной буквы, без абзацного отступа от левого берега листа бумаги, формируется с помощью отглагольного существительного и «напр.» что?) о создании органа, протоколе (чего?) заседании экспертной комиссии Точка в конце заголовка не ставится.

2.19.3. Если документ заключен на основе унифицированной формы, постоянную часть заголовка, входящего в название формы, дополняют переменной информацией, конкретизирующей его содержание.

2.19.4. Текст документа, напечатанный на бумаге формата А5, можно подавать без заголовка и печатать через один межстрочный интервал.

2.19.5 Если заголовок в тексте превышает 150 знаков (5 строк), его разрешается продолжать до предела правого берега.

2.20. Отметка о контроле означает, что документ взят на контроль для обеспечения его выполнения в установленный срок.

Отметку о контроле выполнения документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль» на левом берегу первого листа документа, на уровне заголовка к тексту.

В случае необходимости возвращения документа учреждению-автору или физическому лицу отметка взятия на контроль проставляется на отдельном листе для резолюции.

2.21. Текст документа содержит информацию, ради которой он создан, и излагается грамотно, кратко, разумеется, без повторов. При составлении документов используется деловой стиль, для которого характерен нейтральный тон изложения, лишенный образности, эмоциональности и индивидуальных авторских черт.

Текст документа должен относиться к тому вопросу, который сформулирован в заголовке к нему.

Текст документа оформляется посредством сплошного связного текста или анкеты или таблицы, или путем сочетания этих форм.

Сплошной связной текст, как правило, состоит из двух частей.

Тексты сложных и обширных по объему документов (положения, правила, инструкции, обзоры, отчеты и т.п.) делятся на разделы, подразделы, пункты, подпункты. Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой, а подпункты – арабскими цифрами с скобкой.

В частных случаях разделы могут делиться на главы, а также нумероваться римскими цифрами.

2.21.1. На персональном компьютере документы, как правило, набирают и распечатывают в текстовом редакторе Word (шрифт Times New Roman) со следующими параметрами: формат листа – А4; размер шрифта основного текста – 14 кегль; абзацное отступление – 1,25 см; межстрочный интервал – одинарный; выравнивание текста – по ширине. Опцию «Автоматическая расстановка переносов» не используется.

2.21.2. Если текст имеет вид анкеты, то названия признаков передают существительным в именительном падеже или словосочетаниями с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («были», «находились», «имеете», «владеете»). Характеристики, передаваемые словесно, необходимо грамматически согласовывать с названиями признаков.

2.21.3. Табличная форма документа используется в случае изложения в цифровом или словесном виде информации о нескольких объектах по ряду признаков. Заголовки граф таблицы пишутся с прописной буквы, подзаголовки — с строчной буквы, если они составляют одно целое с заголовком, а с прописной — если подзаголовок имеет самостоятельное значение. Точки в конце заголовков и подзаголовков граф не ставятся. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть изложены существительными в именительном падеже единственного числа. В заглавиях и подзаголовках строк и граф таблицы используются только общепринятые условные обозначения и сокращения.

Если таблицу составляют более чем на одной странице, ее графы необходимо пронумеровать, а на следующих страницах печатать только их номера, а также в правом верхнем углу — слова «Продолжение приложения». При необходимости если граф много, их можно переносить на следующие страницы.

2.21.4. В распорядительных документах (приказ, поручение) форма изложения текста должна быть от первого лица единственного числа («приказываю» — для приказа и «поручаю» — для поручения).

2.21.5. В межведомственных и общих распорядительных документах текст излагают от первого лица множественное число настоящего времени («ПРИКАЗАЕМ»).

2.21.6. Текст протокола излагают от первого лица множественное число прошедшего времени («слушали», «выступили», «решили»).

2.21.7. В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, инструкция, правила), а также содержащие описание или оценку фактов (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

2.21.8. В письмах используют следующие формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим отправить», «отправляем на рассмотрение»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

— от третьего лица единственного числа («Министерство не отрицает», «Министерство считает возможным»).

2.21.9. При подготовке письма на имя должностного лица используют обращение в звательном падеже. Чаще всего употребляют такую ​​форму обращения:

Уважаемый Иван Петрович!

Обращаясь к Президенту Украины, принимают форму:

Достопочтенный Виктор Федорович!

Обращение печатают выше реквизита текста на расстоянии двух межстрочных интервалов по центру листа бумаги полужирным курсивом.

В конце текста ставится точка. Ниже последней строки текста на расстоянии двух межстрочных интервалов с абзаца ровным полужирным шрифтом печатают словосочетание «С уважением» (без запятой), ниже которого с маленькой буквы от левого берега размещают реквизит «Подпись» (все печатают полужирным ровным шрифтом).

2.21.10. Документы, предназначенные для использования внутри системы МВД, рекомендуется укладывать с двух сторон листа бумаги. При печати документа на обратной стороне листа с помощью компьютера в меню «Параметры страницы» необходимо включать опцию «Зеркальные поля».

Документы, выходящие за пределы учреждения, укладываются на одной стороне листа бумаги.

При оформлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы необходимо нумеровать.

Номера страниц проставляют посредине верхнего берега листа арабскими цифрами без слова «страница» и знаков препинания.

2.22. Отметку о наличии приложений размещают под текстом документа без абзаца на расстоянии 2 — 4 межстрочных интервалов. После слова «Приложение» («Приложения») ставят двоеточие.

2.22.1. Наличие приложений указывается в основном или в сопроводительном документе в конце текста (выше подписи), где указывается их название, количество листов и количество прилагаемых экземпляров.

2.22.2. Приложения к документам следует оформлять следующим образом: название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дата, отметки о согласовании, утверждении и т.д.

2.22.3. Приложения к распорядительному документу должны иметь отметку со ссылкой на соответствующий распорядительный документ, его дату и номер. Эту отметку проставляют в верхнем правом углу первого листа приложения, например:

2.22.4. При наличии нескольких приложений на них указываются порядковые номера, например: Приложение 1, Приложение 2 и т.д. Знак № перед цифровым обозначением не ставится.

2.22.5. Приложения к распорядительным документам подписывают руководители структурных подразделений (органа) на лицевой стороне последнего листа приложения.

2.22.6. Сведения о наличии приложений к планам, отчетам, протоколам, сообщениям, письмам и т.п. оформляются в следующем порядке:

— если у документа есть приложения, полное название которых приводится в тексте, то отметка об их наличии оформляется по следующей форме:

— если приложений несколько, их нумеруют арабскими цифрами с точкой;

— если документ имеет приложения, полное название которых не приводится в тексте, то их необходимо назвать после текста с указанием количества листов в каждом из них и количества экземпляров, например:

— если к документу прилагается другой документ, имеющий приложения, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

— если приложения сброшированы (книги, журналы и т.п.), количество листов не указывается;

— при большом количестве приложений к ним заключают описание, а в самом документе после текста указывается:

— если приложение направляется не по всем указанным в документе адресам, отметку о его наличии подают по форме:

2.22.7. Если у отправителя не остается ни одного экземпляра приложения, то в сопроводительном письме указывается: «Только адресату».

2.23. Служебные документы подписывают должностные лица. Подпись состоит из названия должности, звания (при наличии), личной подписи и ее расшифровки (инициалы и фамилии), например:

2.23.1. Если документ напечатан на бланке, то название органа (структурного подразделения) в названии должности руководителя не указывается, например:

2.23.2. Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» необходимо печатать на уровне последней строки названия должности, а если указывается и специальное звание, то на его ступени, выравнивая по правому берегу документа. Название должности указывают флажным способом. Расшифрование подписи (инициалы и фамилия) обозначают без каких-либо скобок или других знаков. Во всех остальных случаях инициалы используются после фамилии. В расшифровке подписи возможно использование одного инициала (имени), например, в письмах, поздравительных адресах, листовках.

2.23.3. Документы, которые направляются Министерством к центральным органам исполнительной власти и адресованные их руководителям, подписывает Министр или лицо, исполняющее его обязанности, а в исключительных случаях по его поручению — первый заместитель или заместители Министра. В других случаях такие документы подписывает первый заместитель и заместители Министра в соответствии с распределением должностных обязанностей.

2.23.4. Документы, адресованные другим организациям от имени Министерства, подписывает Министр, первый заместитель или заместители Министра.

2.23.5. Перечень документов, проекты которых готовятся исключительно за подписью Министра , указан в приложении 3.

2.23.6. Перечень документов, подготавливаемых за подписью Министра или лица, исполняющего его обязанности , указан в приложении 4.

2.23.7. Перечень документов, которые готовятся за подписью первого заместителя Министра, заместителя Министра , указан в приложении 5.

2.23.8. Перечень готовящихся документов за подписью заместителя Министра — руководителя аппарата указан в приложении 6.

2.23.9. Перечень документов, подготавливаемых за подписью руководителей самостоятельных структурных подразделений аппарата Министерства (департаментов, главных управлений, управлений) и их заместителей , указан в приложении 7.

2.23.10. Документы, адресованные ГУМВД, УМВД, учреждениям и организациям органов внутренних дел, подписывает Министр, первый заместитель или заместители Министра, руководители структурных подразделений Министерства в соответствии с их компетенцией. При отправке документа одновременно нескольким подчиненным учреждениям подписывается только оригинал, остающийся по делу учреждения-автора, а на места рассылаются его копии, заверенные службой делопроизводства.

2.23.11. Документы ГУМВД, УМВД, горрайлинорганов, других подразделений органов внутренних дел, адресованные другим центральным органам исполнительной власти, подписывает руководитель или лицо, его замещающее.

2.23.12. Если за содержание документа отвечают несколько человек (акты, финансовые документы и т.п.), то его подписывают все эти лица (подписи размещают друг под другом в соответствии с иерархией должностей).

2.23.13. При подписании документа несколькими лицами, имеющими равнозначные должности, подписи размещают на одном уровне, например:

2.23.14. Если документ подписывают лица, имеющие неравнозначные должности, их подписи размещают друг под другом в соответствии с иерархией, например:

2.23.15. При составлении документов, подготовленных комиссией, указывают не должности лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии, например:

2.23.16. Если должностное лицо, подпись которого заготовлено на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает заместитель или исполняющий обязанности. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилию (исправления вносятся рукописным или машинописным способом, например: «И.о.», «Зам.»).

2.23.17. Не допускается подписывать документ с предлогом «За» или проставлять правостороннюю наклонную черту. Как исключение, в отсутствие председателя коллегии протокол и решение коллегии подписываются председательствующим, например:

2.23.18. Удостоверение электронного документа осуществляется посредством электронной цифровой подписи согласно законодательству.

2.23.19. Факсимильное воспроизведение подписи должностного лица на организационно-распорядительных, финансовых, бухгалтерских документах с помощью механического или иного копирования не допускается.

2.24. Гриф согласования документа. Проекты документов согласовываются с должностными лицами органов, которые в соответствии с их компетенцией непосредственно причастны к вопросам, поднимаемым в проекте.

Соглашение может осуществлять должностное лицо аппарата МВД, его структурных подразделений (внутреннее), другие учреждения, предприятия, организации (внешнее).

2.24.1. Внутреннее согласование оформляется визированием проекта документа должностными лицами. Виза состоит из наименования должности, личной подписи, инициалов и фамилии визирующего документа.

Документы визируются чернилами черного или синего цвета. Визировка чернилами другого цвета (красный, зеленый, фиолетовый и т.п.) или карандашом запрещается.

2.24.2. Ответы на депутатские запросы или депутатские обращения народных депутатов Украины за подписью Министра визируются исполнителем, руководителем службы исполнителя, первым заместителем Министра или заместителем Министра — руководителем аппарата, который координирует и контролирует деятельность последнего, литреда и юридического обеспечения. ответы. В случае отсутствия достаточного места разрешается проставлять визы на обратной стороне последнего листа копии ответа.

2.24.3. Ответы на депутатский запрос или депутатское обращение народного депутата Украины за подписью первого заместителя Министра, заместителя Министра, заместителя Министра – руководителя аппарата визируются исполнителем, руководителем службы исполнителя, литредактором и Управлением юридического обеспечения.

2.24.4. Ответы на депутатские запросы или депутатские обращения народных депутатов Украины за подписью Министра о продлении сроков рассмотрения визируются исполнителем, руководителем службы исполнителя, первым заместителем Министра или заместителем Министра или заместителем Министра — руководителем аппарата, координирующего и контролирующего деятельность последнего, и литредактором. Аналогичный порядок визирования ответов депутатские запросы или депутатские обращения народных депутатов Украины о продлении сроков рассмотрения применяется при подписании ответов первым заместителем Министра, заместителем Министра и заместителем Министра — руководителем аппарата.

2.24.5. Порядок визирования ответов на депутатские запросы или депутатские обращения народных депутатов Украины за подписью начальников главных управлений, управлений МВД Украины в Автономной Республике Крым, областях, городах Киеве и Севастополе, на железных дорогах, структурных подразделений аппарата Министерства, ректоров высших учебных заведений, руководителей других подразделений, подчиненных.

2.24.6. Обобщенные и завизированные в установленном порядке проекты ответов за подписью Министра внутренних дел вместе с материалами проверки не позднее двух дней до истечения срока рассмотрения документа представляются в Службу Министра для изучения, доклада Министра и их подписания.

2.24.7. В случае, когда резолюцией Министра определен личный доклад исполнителя о результатах рассмотрения запроса или обращения народного депутата Украины, материалы проверки и проекты ответов на запросы или обращения докладываются Министру непосредственно определенным резолюцией исполнителем.

2.24.8. При согласовании проектов приказов внутренние визы размещаются на оборотной стороне последнего листа документа. Составляющие виз: названия должностей и инициалы и фамилии руководства Министерства (координирующие и контролирующие деятельность соответствующей службы), начальников: службы разработчика, Главного штаба, Управление юридического обеспечения, заинтересованных служб и литредактора, а также (при необходимости) Службы Министра, Управление документального обеспечения, Департамента документа и/или государственного имущества, предоставленного в управление МВД), Департамента внутренней безопасности (в случае разработки документа по вопросам, касающимся сферы действия Закона Украины «Об основах предотвращения и противодействия коррупции» ) и т.д.

2.24.9. При визировании поручений и информационных писем должностные лица, указанные в подпункте 2.24.2 , проставляют визы на лицевой стороне последнего листа документа. В случае отсутствия достаточного места разрешается проставлять визы на обратной стороне последнего листа документа.

2.24.10. Замечания и предложения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем на нем производится соответствующая отметка по следующей форме:

О замечаниях необходимо доложить лицу, подписавшему документ.

2.24.11. Перечень должностных лиц, которые должны завизировать документ, определяет работник, создающий документ исходя из его содержания,

2.24.12. За содержание документа, визируемого несколькими лицами, такие лица отвечают в соответствии с компетенцией.

2.24.13. Если во время визирования выясняется, что в подготовленный к подписанию документ необходимо внести существенные изменения, он требует повторного визирования.

2.24.14. Внешнее согласование проектов документов оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования ставится ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне его последнего листа флажным способом и включает в себя слово ПОГОДЖЕНО (без кавычек). Печатается прописными буквами 16 кегля, полужирным шрифтом. В реквизит входят: название должности лица, с которым согласовывают содержание (в том числе название органа), личная подпись, инициалы, фамилия и дата согласования, например:

2.24.15. Если документ согласовывают лица, имеющие равнозначные должности, гриф согласования размещают на одном уровне с реквизитом УТВЕРЖДАЮ (без кавычек) слева, например:

2.24.16. Если документ согласовывают с другим органом письмом, протоколом, приказом, актом и т.п., то гриф согласования оформляют так:

2.24.17. Если содержание документа согласовывают более чем в трех учреждениях, заключается «Лист согласования», о чем в документе делают отметку на месте реквизита «Гриф согласования», например: «Лист согласования прилагается».

Лист согласования имеет следующую форму:

2.24.18. Внешнее согласование по необходимости, определенной законодательством, осуществляется в следующей последовательности:

с учреждениями одинакового уровня и другими учреждениями;

с общественными организациями;

с органами, осуществляющими государственный контроль в определенной сфере;

с учреждениями высшего уровня

2.25. Отпечаток печати органа на документе удостоверяет документ и права подписавших его лиц.

2.25.1. Отпечаток гербовой печати (с изображением Государственного Герба Украины) проставляют на тех документах, где его воспроизведение предусмотрено нормативными актами: на трудовых книжках, уставах, положениях, договорах, удостоверениях, поручениях, некоторых финансовых и бухгалтерских документах, материалах, возникших в процессе оперативно-розыскной и другой специальной деятельности.

2.25.2. Отпечаток печати других видов (с названием соответствующего органа, учреждения без изображения Государственного Герба или гербовой с надписью «Для хозяйственных и денежных документов») ставят на справках, подтверждающих трудовую деятельность, место работы, заработную плату и т.д.

2.25.3. Отпечаток печати ставится так, чтобы он охватывал не менее трети подписи лица и (по возможности) последние несколько букв названия должности лица, подписавшего документ.

2.26. Отметка об удостоверении копии документа имеет следующие составляющие: словосочетание «Согласно оригиналу», название должности, звание, подпись лица, удостоверяющего копию, его инициалы и фамилию, дату удостоверения копии (проставляют ниже реквизита «Подпись»).

2.26.1. Министерство может свидетельствовать о копиях только тех документов, которые создаются в нем. Копия документа производится и выдается только с разрешения Министра, первого заместителя Министра, заместителей Министра или руководителя структурного подразделения.

Копии документов, кроме имеющих гриф ограничения доступа, по запросам на информацию физических и юридических лиц выдаются в соответствии с требованиями Закона Украины «О доступе к публичной информации» .

2.26.2. В случае подготовки документов для предоставления судебным органам, при решении вопросов принятия граждан на работу, обучения, удостоверения их трудовых, жилищных и других прав во взаимоотношениях с учреждением, а также при формировании личных дел работников могут производиться копии документов, выданных другими учреждениями (копии дипломов, свидетельств, удостоверяемых печатью).

2.26.3. На копиях исходных документов, которые остаются по делам учреждения, должны быть визы должностных лиц, с которыми они согласованы, и визы исполнителей. Копия документа должна соответствовать оригиналу.

2.27. Сведения об исполнителе размещают в нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа 12 кегля. Составляющие реквизита: фамилия и номер служебного телефона, например:

2.28. Отметку о выполнении документа и направлении его в дело ставят в левом углу нижнего берега лицевой стороны его первого листа. Реквизит имеет следующие составляющие: ссылку на дату и номер документа о его выполнении или краткую справку по этому поводу, слова «К делу», номер дела, в котором его будут хранить, дату направления его к делу, название должности и подпись руководителя подразделения, например:

Отметка «К делу» свидетельствует о том, что работа над документом окончена.

Если документ не требует подготовки ответа, то исполнитель готовит доклад руководству докладную записку, справку или рапорт о результатах рассмотрения документа или оформляет справку на обратной стороне последнего листа документа.

2.29 Отметка о наличии документа в электронной форме содержит полное имя файла и место его хранения, код оператора и другие поисковые данные.

2.30. Отметку о поступлении документа в организацию (регистрационный штамп) проставляют в правом углу нижнего берега лицевой стороны его первого листа. На этом штампе указывается орган, подразделение, в которое поступил документ, дата его поступления (при необходимости — и время поступления), регистрационный номер, количество листов, а также количество приложений к нему. При поступлении документа из других органов внутренних дел, центральных органов исполнительной власти для ознакомления с возвращением его отправителю штамп проставляют на обратной стороне его последнего листа.

2.31.При направлении распорядительного документа (нормативно-правового акта) на государственную регистрацию параллельно с заголовком с правой стороны под номером необходимо оставить свободное место для записи о его государственной регистрации — реквизит 32 (6 х 10 см).

3. Требования к бланкам и оформление документов

3.1. При оформлении документов необходимо соблюдать требования и правила согласно Национальному стандарту Украины ДСТУ 4163-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» , утвержденным приказом Госпотребстандарта Украины от 07.04.2003 № 55, и настоящей Инструкцией научно-исторической целью, а также создает предпосылки для машинной обработки информации.

3.2. Распорядительный документ оформляется на бланке, который должен иметь строго определен комплект реквизитов (составных элементов), порядковый номер, а также определен порядок их размещения.

3.3. Для заключения служебного документа используют бумагу форматов А3 (297 мм х 420 мм), А4 (210 мм х 297 мм), А5 (148 мм х 210 мм), А6 (105 мм х 148 мм). При этом нельзя пользоваться бумагой произвольного формата. Заключение сведений, схем, графиков, диаграмм, таблиц и т.п. допускается на бумаге других форматов.

3.4. В органах внутренних дел бланки для писем и других организационно-распорядительных документов изготавливают с угловым или продольным размещением реквизитов на белой бумаге высшего качества плотностью не менее 80 г/м2 красками насыщенных цветов.

3.5. Бланки документов должны иметь следующие берега: левый – 30 мм, верхний и нижний – 20 мм, правый – 10 мм.

3.6. Заказывать изготовление бланков с названием органа (структурного подразделения) типографским способом имеют право:

— МВД Украины;

— ДМЗ, УГАИ, ДГСО, Укрбюро Интерпола, ДГГИРФЛ, ГУВВ;

— ГУМВД, УМВД Украины в Автономной Республике Крым, областях, городах Киеве и Севастополе, на транспорте;

— ведомственные учебные заведения, научно-исследовательские учреждения;

— городские, районные, линейные управления (отделы) внутренних дел;

— Управление (отделы) Государственной службы охраны при ГУМВД, УМВД Украины в Автономной Республике Крым, областях, городах Киеве и Севастополе;

— предприятия и организации, относящиеся к сфере управления МВД Украины.

Подчиненные им подразделения пользуются бланками высших органов, где собственное название допечатывают машинописным способом в специально выделенной строке или ставят угловой штамп.

Структурным подразделениям, не указанным в п. 3.6, изготовление бланков типографским способом запрещается.

3.7. На бланках с изображением Государственного Герба Украины печатают проекты документов, подающих на подпись Министру, первому заместителю и заместителям Министра, начальникам и заместителям начальников ГУМВД, УМВД Украины в Автономной Республике Крым, областях, городах Киеве и Севастополе, на транспорте, руководителям и заместителям командующих учебных заведений, предприятий, учреждений и организаций.

3.8. Структурные подразделения МВД, управления и отделы ГУМВД, УМВД, другие органы и подразделения, имеющие право вести служебную переписку, пользуются бланками без изображения Государственного Герба Украины.

3.9. Переписка между структурными подразделениями аппарата МВД, ГУМВД, УМВД и подчиненными им органами осуществляется без использования бланков.

3.10. При подготовке документов от имени двух и более министерств, учреждений, органов и т.п. их оформляют без использования бланка.

3.11. Обращаться в общественные учреждения по частным вопросам, изложенным на бланках с названием органа внутренних дел, запрещается.

3.12. Изготовленные типографским способом номерные бланки с названием органа внутренних дел, другие бланки строгой отчетности учитываются в соответствующих журналах и хранятся отдельно от других документов в металлических шкафах. Испорченные бланки уничтожаются в установленном порядке.

3.13. Установлены следующие виды бланков документов:

— бланки листов – угловой с изображением Государственного Герба Украины, угловой с изображением эмблемы организации и продольный;

— бланки писем для переписки с зарубежными корреспондентами*.

__________
* В пределах Украины применять не рекомендовано.

3.14. Документы должны иметь обязательные реквизиты: название организации, название вида документа, дату, регистрационный индекс документа, заголовок к тексту документа, текст документа, отметку о наличии приложений, подпись, гриф согласования документа, визы документа и отпечаток печати органа внутренних дел.

Если документ оформлен на двух и более страницах, отметку о наличии приложений, подпись, гриф согласования документа, визы документа, отпечаток печати органа внутренних дел, отметку об удостоверении копии документа, фамилию исполнителя и номер его телефона проставляют после текста документа, а отметку о выполнении документа и направлении его к делу, отметку о наличии организации – на нижнем берегу первой страницы документа.

3.15. Изображения Государственного Герба Украины размещают над серединой названия Министерства.

Наименования Министерства, структурного подразделения аппарата Министерства, справочные данные об организации, название вида документа, дату документа, регистрационный индекс документа, ссылку на регистрационный индекс и дату документа, на который дают ответ в пределах зон их расположения, следует размещать следующими способами:

— сцентрированным (начало и конец каждой строки реквизита одинаково удалены от границ зоны их расположения);

— флажным (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны их расположения).

3.16. Изготовленные типографским способом бланки с названием органа внутренних дел учитываются путем проставления порядковых номеров нумератором, типографским или другим способом (размещают на нижнем берегу его оборотной стороны).

3.17. Документы изготавливают с помощью компьютерной техники (образцы представлены в приложении 1 ).

3.18. Реквизиты документа (кроме текста) состоят из нескольких строчек и печатаются через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования» отделяются друг от друга через 1,5 межстрочного интервала.

3.19. Реквизиты документа отделяются друг от друга через 1,5 – 3 межстрочных интервала.

3.20. Максимальная длина строки многострочных реквизитов (кроме реквизита «Текст») равна 73 мм (28 печатных знаков).

3.21. Ограничительные отметки для даты и регистрационного индекса документа равны 40 мм.

3.22. При наличии нескольких грифов утверждение и согласование их размещают на одном уровне вертикальными строчками, начиная от левого берега листа документа (40 печатных знаков или 104 мм).

3.23. На оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра напечатанного документа, снизу налево, проставляют их количество и адресование (например: 1 — по адресу, 2 — ОКР МВД, 3 — к делу, сокращенное название службы), фамилия исполнителя, номер его телефона, дата, когда отпечатан документ.

3.24. Требования и особенности оформления документов, содержащих служебную информацию, государственную тайну и/или гриф ограничения доступа, определяются соответствующими нормативно-правовыми актами.

3.25. Ответственность за содержание, уровень подготовки и надлежащее оформление документов, разрабатываемых в системе МВД, возлагается на лицо, подготовившее документ.

---

ОБРАЗЦЫ
оформления документов

Приказ

Приказ – основной распорядительный документ, который выдает руководитель предприятия, учреждения, организации на основе единоначалия и содержащий индивидуальные предписания или правовые нормы по вопросам внутриорганизационной деятельности, адресованные подчиненным органам и работникам.

Приказ имеет следующие реквизиты: изображение Государственного Герба Украины, название высшего уровня;

Как правило, текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и резолютивной.

В констатирующей части излагают причины и обстоятельства, обусловившие издание данного приказа, указывают на его цели и задачи, дают оценку существующему положению дел. Указанная часть может начинаться со слов «Выполнение», «С целью» и т.д. Если документ выдается из другого распорядительного документа, в констатирующей части указываются название вида этого документа, его автор, дата, номер и заголовок. Эту часть приказа излагают кратко, затрагивая только те вопросы, по которым будут предписаны в резолютивной части. Точка в конце констатирующей части не ставится.

Спецификой кадровых приказов является отсутствие слова » ПРИКАЗЫВАЮ «. Они укладываются без констатирующей части и начинаются со слов: «Назначить», «Уволить», «Отправить».

Основной в приказе является резолютивная часть, в которой излагают суть документа. Она начинается словом » ПРИКАЗЫВАЮ » и содержит конкретные предписания по выполнению задач: определены меры по выполнению поставленных в приказе задач, исполнителей этих мероприятий, их права и обязанности, сроки выполнения, формы и методы работы и т.д.

Структура резолютивной части зависит от размера и содержания приказа. В ней могут содержаться один – два предписания, но чаще издаются сложные приказы, предусматривающие решение многих взаимосвязанных вопросов. В таких случаях каждое предписание оформляется отдельным пунктом. Если одному приказу адресовано несколько предписаний, их объединяют в один пункт, который может быть разделен на подпункты. В каждом пункте должны быть указаны исполнители (структурные подразделения или конкретные должностные лица), конкретные задачи и сроки их выполнения. Исполнители могут быть названы также обобщены.

Последний пункт распорядительной части по необходимости может содержать решение о возложении на структурное подразделение или должностное лицо функций по контролю за исполнением приказа.

В приказы не может включаться пункт «Приказ уведомить…». Должностные лица, с уведомлением которых приказ, указываются в указателе рассылки, который составитель готовит вместе с проектом приказа и передает в службу делопроизводства после подписания такого документа.

На оборотной стороне листа приказа оформляются внутренние визы, где указываются названия должностей и звание лиц, визирующих этот приказ.

Общий приказ учреждений одного уровня оформляется на чистых листах бумаги формата А4. Государственный Герб Украины при оформлении таких приказов не воспроизводится. Наименование учреждений размещается на одном уровне, а название вида документа – посередине. Дата совместного приказа должна быть единой, соответствовать дате последней подписи, а регистрационный индекс документа – состоять из регистрационных индексов, проставляемых через правостороннюю наклонную черту в последовательности подписания приказа руководителями учреждений. Первым регистрационным индексом должен быть индекс учреждения, являющегося инициатором подготовки приказа. Распорядительная часть начинается со слова «ПРИКАЗАЕМ». Подписи управляющих учреждений размещаются ниже текста на одном уровне и скрепляются гербовыми печатями этих учреждений.

Количество экземпляров общих приказов должно соответствовать количеству выдаваемых учреждений.

Порядок подготовки приказов нормативно правового содержания, подлежащих государственной регистрации в Минюсте, определяется законодательством.

Указанные приказы подписывает Министр внутренних дел или лицо, временно исполняющее его обязанности. Изменения в таких приказах оформляются приказом такого же вида, что и основной документ.

Образец

МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ УКРАИНЫ

НАКАЗА

С целью принятия мер по противодействию наркотизации населения, установлению и перекрытию каналов утечки подконтрольных веществ в незаконное обращение и выполнение п. 1.4 приложения 9 Плана основных мероприятий МВД Украины на 2012 год от 30.12.2011 № 35429

ПРИКАЗАЮ:

1. Начальникам главных управлений, управлений МВД Украины в Автономной Республике Крым, областях, городах Киеве и Севастополе, на железных дорогах:

1.1. Провести в два этапа оперативно-профилактические мероприятия по документированию лиц, организовавших каналы утечки подконтрольных веществ из предприятий, производящих или в своем производстве, использующих наркотические средства, психотропные вещества и прекурсоры, объектов аптечной сети, лечебных учреждений, коммерческих структур и мест вероятной «уличной» торговли. «Батискаф»:

подготовительный – с 22 по 25 марта 2012 года;

практический – с 26 марта по 13 апреля 2012 года.

1.2.Обобщенную информацию о результатах проведенных мероприятий предоставить 19.04.2011 до 16.00 ДИАЗ МВД согласно установленной форме отчетности (прилагается) по электронному адресу: inform@doba.kiev.ua .

2. ДИАЗ (Аршинов И. А.) обеспечить обобщения полученных данных и 23.04.2012 до 15.00 предоставить УБНОН МВД Украины информацию о результатах проведения операции в разрезе регионов.

3. УБНОН (Демиденко О. М.) обобщены результаты до 30.04.2012 доложить руководству Министерства.

Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Внутренние визы

Доверенность — организационно-распорядительный документ, который выдается внутри компетенции Министром, первым заместителем или заместителями Министра, руководителями структурных подразделений аппарата Министерства, органов и подразделений внутренних дел в проведение разовых мероприятий, оперативных задач.

Доверенность утрачивает силу с момента выполнения заданий и сроков, определенных в нем.

Доверенность имеет следующие реквизиты: изображение эмблемы организации, если зарегистрировано в установленном порядке; название министерства, организации высшего уровня; название организации; название вида документа (ПОРУЧЕНИЕ); дата документа; место заключения или издания документа; регистрационный индекс документа; заглавие к тексту документа; текст документа; визы документа; подпись.

Образец

МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ УКРАИНЫ

ПОРУЧЕНИЕ

5 июля 2011 в г. Полтава на стадионе «Ворскла» (площадь Независимости, 16) состоится матч на Суперкубок Украины по футболу между командами «Шахтер» (Донецк) – «Динамо» (Киев).

В целях обеспечения общественного порядка и безопасности, недопущения совершения болельщиками правонарушений во время мероприятий, связанных с проведением указанного матча,

ПОРУЧАЮ:

1. ОКР (Божко О. И.), ДОС (Сорокин М. И.), ГУБОП (Федоренко Е. В.), ДГБ (Клипа В. И.), начальникам ГУМВД, УМВД Украины в городе Киеве, Донецкой и Полтавской областях:

1.1. Во взаимодействии с СБУ, другими правоохранительными органами с привлечением оперативных и других возможностей обеспечить мониторинг состояния оперативной обстановки в государстве, в первую очередь в г. Киеве, Донецкой и Полтавской областях, принятие мер реагирования согласно законодательству Украины. Наладить и поддерживать обмен необходимой информацией по этим вопросам со всеми подразделениями милиции.

1.2.Ориентировать имеющиеся источники оперативной информации на выявление в подростковой среде, среди проблемных болельщиков радикально настроенных лиц и правонарушителей, вынашивающих намерения совершить групповые нарушения общественного порядка до, во время и после проведения футбольных матчей.

2. Срок действия доверенности — на период подготовки и проведения мероприятия.

Контроль за исполнением поручения оставляю за собой.

Рапорт

Рапорт (от фр. rapport – сообщать) – письменное обращение работника к высшему должностному лицу с изложением вопросов служебного или личного характера и выражением в связи с этим соответствующей просьбы.

Рапорт имеет следующие реквизиты: адресат; название вида документа (Рапорт); текст документа; отметка о наличии приложений, (если они есть); подпись, дата документа.

Образец

РАПОРТ

На имя руководителя Службы Министра внутренних дел Украины 16 мая 2011 из Печерского районного суда г. Киеву поступило письмо и копия жалобы жительницы г. Краматорская Донецкой области Подсекайло С. И., в которой она утверждает о якобы допущенных нарушениях законодательства работниками милиции Краматорского горотдела.

В декабре 2011 года прокуратурой Донецкой области на основании заявлений Подсекайло О. В. и Подсекайло С. И. возбуждено уголовное дело в отношении работников милиции Краматорского горотдела Гриневича С. А. и Опишнянского С. В. по признакам состава преступления, предусмотренного п. 2 ст. 166 УК Украины (Превышение власти или должностных полномочий).

В ходе проведенного прокуратурой г. Славянские следствия установлено, что работники милиции Гриневич С. А. и Опишнянский С. В., выполняя постановление городского суда об административном аресте Подсекайло О. У., пытались задержать его. Но сам Подсекайло О. В. и его жена Подсекайло С. И. законным требованиям работников милиции не подчинились и оказали сопротивление.

По результатам следствия прокуратура г. Славянская пришла к выводу, что сотрудники милиции Гриневич С. А. и Опишнянский С. В. действовали в рамках Закона Украины «О милиции» , поэтому в феврале 2012 года дело в отношении них закрыто из-за отсутствия в их действиях состава преступления.

Об этих обстоятельствах супруги Подсекайло сообщали горпрокуратура, Донецкая облпрокуратура и Генеральная прокуратура Украины.

Учитывая эти обстоятельства, считаю необходимым:

— Главному следственному управлению вместе с Управлением юридического обеспечения МВД подготовить соответствующую информацию и материалы для Печерского районного суда г. Киева;

— поручить Управлению юридического обеспечения определиться в отношении работника, защищающего интересы МВД в суде.

Справка

Справка – это:

1) безадресный документ, содержащий описание (краткий или развернутый) и подтверждение тех или иных фактов и событий, в котором отсутствуют выводы . Справка имеет следующие реквизиты: название вида документа; заглавие к тексту документа; текст документа; подписи; дата документа.

2) документ, который одна организация, учреждение передает другой и подтверждающий факты биографического или служебного характера. Для заключения таких справок, как правило, используются напечатанные трафаретные бланки.

Образец

СПРАВКА

Гражданин Покровский Степан Петрович, 1954 г. р., проживающий по адресу: ул. Венская, дом. 14, кв. 55, г. Прилуки Черниговской области, 24.11.2011 обратился в Здолбуновское ГРО УМВД Украины в Ровенской области с заявлением о угоне личных документов (технического паспорта автомобиля, удостоверения водителя и талона предупреждений к нему).

Заявление зарегистрировано в книге учета заявлений и сообщений о преступлениях и приключениях Здолбуновского ГРО УМВД Украины в Ровенской области под № 11654.

Старшим дознавателем Здолбуновского ГРО УМВД Украины в Ровенской области капитаном милиции Сакалем И. Р. по данному факту в возбуждении уголовного дела отказано на основании п. 2 ст. 6 УПК  (постановление от 26.11.2011 № 38/1066).

Докладная записка

Докладная записка – это документ, адресованный руководителю учреждения , которым последний информируется о неизвестном ему факте, событии и т.п., с обязательным внесением предложений .

Докладная записка имеет следующие реквизиты: название вида документа;

В зависимости от целевого назначения докладная записка может быть инициативного, информационного или отчетного характера, внутренней (если она адресована руководителю органа внутренних дел, в котором работает готовящее лицо или руководителю подразделения того же органа внутренних дел) и внешней (если она адресована руководителю высшего органа).

Докладную записку, заключенную для направления в высший орган, подписывает руководитель, а внутреннюю – ее автор.

Текст докладной записки имеет две части: в первой части излагаются факты, которые были причиной написания докладной записки, а во второй – выводы, сообщения о принятых мерах и конкретных предложениях.

Образец

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Во исполнение решения совещания руководства МВД Украины от 26.11.2011 работниками ДГБ МВД изучено состояние боевой подготовки и материально-технического обеспечения подразделения МШР «Беркут» ГУМВД Украины во Львовской области.

Оперативно-служебная деятельность подразделения характеризуется неизменным привлечением личного состава к охране публичного порядка при проведении массовых мероприятий.

Проверкой выявлен ряд недостатков в вопросах подготовки милиционеров к службе и контролю за несением ими службы. При проведении инструктажей нарядов не в полной мере отрабатываются задачи по умению использовать в типичных экстремальных ситуациях огнестрельное оружие, меры физического воздействия и специальные средства.

Неудовлетворительным остается состояние материально-технического обеспечения, что непосредственно влияет на состояние боеспособности спецподразделения.

Учитывая вышеизложенное, с целью улучшения боеспособности и материально-технического обеспечения спецподразделения, а также своевременного реагирования на возможное усложнение оперативной обстановки в западном регионе государства предлагается:

1. ДГБ (Грищенко В. П.) подготовить приказ о создании рабочей группы для изучения вопроса о целесообразности функционирования на базе батальона быстрого реагирования «Беркут» ГУМВД Украины во Львовской области межрегионального подразделения.

2. Начальнику ГУМВД Украины в Львовской области Волкову М. Ф. проработать вопрос увеличения штатной численности спецподразделения и улучшения его материально-технического обеспечения.

Объяснительная записка

Объяснительная записка – это:

1) документ личного характера, в котором автор объясняет свои определенные действия, факты, поступки (чаще всего – нарушение дисциплины, невыполнение работы или поручение и т.п.);

2) документ, объясняющий содержание отдельных положений основного документа (например, плана, отчета и т.п.).

Объяснительная записка имеет следующие реквизиты: адресат; название вида документа; заглавие к тексту документа; текст документа; отметка о наличии приложений; подпись; дата документа; фамилия исполнителя и номер его телефона.

Образец

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Согласно Вашему приказу от 25.06.2003 № 358 я находился в отпуске, который проводил в г. Бережанах. Из-за аварии на железнодорожной станции Тернополь не смог вовремя вернуться из отпуска, в результате чего 20.08.2011 не явился на работу.

Приложение: справка.

Служебное письмо

Письмо – это обобщенное название различных по содержанию служебных документов, являющихся средством общения между учреждениями, организациями, частными лицами, сообщения и оповещения о чем-либо.

Служебное письмо имеет следующие реквизиты: изображение Государственного Герба Украины, герба Автономной Республики Крым или изображение эмблемы организации, если она зарегистрирована в установленном порядке; название Министерства, организации высшего уровня; название организации; название структурного подразделения организации; дата документа; место заключения или издания документа; регистрационный индекс документа; ссылку на регистрационный индекс и дату документа, на который дают ответ; текст документа; подпись, отпечаток печати органа, если это нужно; фамилия исполнителя и номер его телефона.

Текст письма имеет две логически связанные между собой части: в первой представлено описание фактов или событий, которые служили основанием для написания письма, а во второй изложены выводы, предложения, просьбы, решения, вытекающие из его содержания. Даже если содержание письма состоит из одной фразы, его построение также должно соответствовать этому принципу.

Служебная переписка для подчеркивания общественного характера письма ведется от имени органа внутренних дел, а не от имени подписавшего его должностного лица (например: «Просим прислать нам», «Отправляем Вам» и т.п.).

Образец

Уважаемый Иван Петрович!

Согласно Положению о Департаменте общественной безопасности, утвержденном приказом МВД от ________ 2010 года № ____, Департамент имеет печать с изображением Государственного Герба Украины и своим наименованием, печать для хозяйственных документов и соответствующие штампы.

Учитывая то, что в системе МВД отсутствуют предприятия, качественно изготовляющие печати, просим Вас выдать разрешение на изготовление печатей и штампов согласно эскизу.

Изготавливаются впервые.

Приложение: эскиз печатей и штампов ДГБ МВД Украины на 1 л. в 1 шт.

Служебная телеграмма

Телеграмма – это обобщенное название разных по составу служебных документов, передаваемых телеграфом. Служебная телеграмма в качестве короткого сообщения используется вместо служебного письма в отношениях с адресатами в случае появления вопросов, требующих срочного решения.

Служебная телеграмма имеет следующие реквизиты: название вида документа; текст документа; подпись, дата документа; регистрационный индекс документа, фамилия исполнителя и номер его телефона

Текст телеграммы пишут сплошным текстом, заглавными буквами, без абзацев и переносов, а цифровые данные — словами. В верхнем левом углу проставляют категорию телеграммы («Ракета», «Срочная», «Простая») и способ передачи (передать по «СТ», по электронной почте, как криптограмму). В конце телеграммы указывают номер.

Служебную телеграмму пишут на чистых листах бумаги в одном экземпляре. Ее подписывает руководитель органа или замещающее его должностное лицо, после чего направляет для передачи средствами телеграфной связи.

Образец

СЛУЖЕБНАЯ ТЕЛЕГРАММА

ПРОШУ ПРИБЫТЬ МВД АДРЕСОМ БОГОМОЛЬЦА ДЕСЯТЬ ДЕВЯТОМУ ЧАСТУ ШЕСТОГО НОЯБРЯ В ЭТОМ ГОДЕ УЧАСТИЯ РАСШИРЕННОЙ СОВЕТЕ СРОКОМ ДВА СУТКИ ФОРМА ОДЕЖДЫ ПОВСЕДЕННА БЫТЬ ГОТОВЫ ПРЕЗИДЕНТА УКРАИНЫ НОМЕР СИМСОТ ДВЫ ТЫСЯЧИ ОДИНАДЦЯТОГО ГОДА

___________________________________________________________________________

Протокол

Протокол (гр. Protocollon , от protos – первый и kollao – приклеиваю) – это:

1) документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятие решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, судебном процессе, конференциях коллегиальных органов;

2) документ, удостоверяющий определенный факт, событие и т.п.;

3) письменное соглашение между государствами; одно из названий международного договора.

Протокол имеет следующие реквизиты: при необходимости; название вида документа (протокол); дата документа; место составления или издания документа; регистрационный индекс документа; гриф утверждения документа; заголовок к тексту документа; текст документа; подписи; визы; приложения.

Протокол должен быть составлен так, чтобы из него было ясно видно: кто, где и когда его составил, кто и в роли кого при этом присутствовал, что и каким образом установлено. В протоколах отражаются лишь те факты, которые установлены с несомненной достоверностью.

Текст протокола состоит из вводной и основной части.

Во вводной части протокола указываются фамилии и инициалы председателя или председательствующего, секретаря, приглашенных, а также присутствующих лиц.

Вводная часть включает повестку дня — перечень рассмотренных на заседании вопросов, размещенных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому вопросу. Повестка дня дается в конце вводной части.

Слова «Повестка дня» печатаются от границы левого поля, после них ставится двоеточие. Каждый вопрос нумеруется арабскими цифрами и печатается по абзацу. Формирование вопросов в повестке дня начинается с предлога «О».

Текстовая часть протокола отражает ход обсуждения вопросов и принятых решений. Каждый вопрос должен иметь разделы: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ». Указанные слова печатаются прописными буквами без отступа от границы левого поля. После слов ставится двоеточие. В разделе «СЛУШАЛИ» в именительном падеже формулируется вопрос и указывается форма его изложения (например: «Выполнение плана работы за III квартал 2011 года. Доклад начальника РОВД Петрова Г. И.»), после слова «ВЫСТУПИЛИ» дается краткое изложение выступлений участников совещания и заключительного слова; после слова «ПОСТАНОВИЛИ» указывают принятые решения и сроки их выполнения. В случае фиксирования результатов голосования указывается количество голосовавших «за» и «против» по списку.

Протокол подписывается председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.

Копии протоколов или выписки из них удостоверяются печатью службы делопроизводства и направляются по необходимости заинтересованным учреждениям, должностным лицам, работникам. Список рассылки составляет и подписывает секретарь.

Образец

ПРОТОКОЛ № 32
совещания руководства МВД Украины

Председатель – первый заместитель Министра Елагин М.Ф.

Секретарь – Зубарь С.А.

Присутствуют: Корнев С.В., Приштюк В.К., Калач Ю.В., Калюк Г.П., Сорока М.М., Левин В.В.

Повестка дня:

1. О состоянии оперативно-служебной деятельности органов и подразделений внутренних дел в Винницкой области.

2. О состоянии оперативно-служебной деятельности органов и подразделений внутренних дел в Сумской области.

I. СЛУШАЛИ:

Информацию заместителя Министра Калача Ю.В., начальника УМВД Украины в Винницкой области Левина В.В. состояние оперативно-служебной деятельности органов и подразделений внутренних дел Винницкой области.

ВЫСТУПИЛИ:

Корнев С.В., Приштюк В.К., Калач Ю.В.

ПОСТАНОВИЛИ:

1. Заслушанные информации принять к сведению.

2. Проект решения совещания руководства МВД Украины по данному вопросу взять за основу.

3. Главному штабу (Кириченко О.Д.) до 25 декабря 2011 года с учетом предложений и замечаний, внесенных в ходе обсуждения, доработать отдельное решение по данному вопросу и доложить его первому заместителю Министра Елагину М.Ф.

II. СЛУШАЛИ:

Информацию заместителя Министра Калача Ю.В., начальника УМВД Украины в Сумской области Сороки М.М. состояние оперативно-служебной деятельности органов и подразделений внутренних дел Сумской области.

ВЫСТУПИЛИ:

Корнев С.В., Приштюк В.К., Калач Ю.В., Калюк Г.П.

ПОСТАНОВИЛИ:

1. Заслушанные информации принять к сведению.

2. Проект решения совещания руководства МВД Украины по поднятому вопросу взять за основу.

3. ГНИЭКЦ (Калюк Г.П.), Главному штабу (Кириченко Е.Д.) до 25 декабря 2011 года с учетом предложений и замечаний, внесенных во время обсуждения, доработать отдельное решение по указанному вопросу и доложить его первому заместителю Министра Елагину М. Ф.

План

План – это документ, в котором изложен точный перечень работ или мероприятий, предназначенных для выполнения, их последовательность, объем и сроки проведения; временные координаты управляющих и конкретных исполнителей. Планы могут быть перспективны, рассчитаны на несколько лет, годовые, квартальные, месячные, недельные.

План имеет следующие реквизиты: гриф утверждения документа; при необходимости – гриф согласования документа; название вида документа (план); заглавие к тексту документа; текст документа; подпись; визы документа (при необходимости).

Как правило, текст плана имеет вид таблицы с вертикальными и горизонтальными рубриками: порядковым номером, названием мероприятия, указанием фамилии, инициалов и должности исполнителя, срока исполнения; фамилии, инициалов и должности контролирующего исполнение; отметкой об исполнении; примечанием. Сложные планы могут иметь разделы с названиями: организационные мероприятия, работа с кадрами, основные мероприятия и т.п.

Планы подписывает составитель и утверждает управляющий.

Образец

ПЛАН
организационных и практических мер по совершенствованию деятельности органов и подразделений внутренних дел при рассмотрении обращений граждан
на 2011-2012 годы

Отчет

Отчет — это документ, содержащий сведения о проделанной работе (план, задания по вопросам подготовки и проведения любых мероприятий, поручений и т.п.).

Отчет имеет следующие реквизиты: гриф утверждения документа; название документа; заглавие к тексту документа; текст документа; отметка о наличии приложений (при необходимости); подпись; дата документа.

Текст отчета имеет следующие составляющие:

— вводную часть (задание, цель выполняемой работы);

— сведения о проделанной работе (что и как сделано, подтверждающие факты и т.п.);

— что не исполнено и причины неисполнения;

— заключительная часть (обобщения, предложения и рекомендации по усовершенствованию перспективы и т.п.).

Такую же общую структуру имеют и сложные отчеты, в которых делятся на разделы, части, параграфы и т.п.

Отчеты о результатах выполнения одноразовых задач, поручений отличаются от периодических отчетов тем, что не утверждаются; их адресуют руководителям, от которых была получена задача.

Образец

ОТЧЕТ

14-18 июня 2011 в г. Таррагона (Испания) на базе Департамента компьютерной инженерии и математики Равиро-Виргильского политехнического университета проведен практический учебный курс по сбору доказательств в сфере компьютерной преступности.

С целью обеспечения правоохранителей адекватными силами и средствами противодействия преступным посягательствам в локальных и внешних компьютерных сетях специально созданные полицейские подразделения получают методические материалы и возможность практической отработки методов предварительного расследования и сбора доказательств.

Некоторые выводы и предложения

Исходя из практики расследования компьютерных преступлений украинскими правоохранительными органами необходимо определить основные проблемы.

Серьезной проблемой является несовершенство международного законодательства по данной проблеме. Так, отличительной чертой преступности в области информационных технологий, как правило, является международный характер преступления (выходит за пределы границы одного государства). В этой связи возникают некоторые трудности в определении «местонахождение» преступления, а именно:

– слабые связи между звеньями в системе доказательств;

– невозможность наблюдать и фиксировать доказательства визуально.

Следует отметить, что с развитием глобальных телекоммуникационных сетей типа Интернет для Украины актуальным становится вопрос мониторинга кибернетического пространства со стороны правоохранительных органов, что, соответственно, требует внесения изменений в действующее уголовно-процессуальное законодательство.

Акт

Акт (лат. actus – действие) – это:

1) документ, выдающий, в пределах своей компетенции, государственный орган, орган местного самоуправления, должностное лицо или общественная организация: закон, указ, постановление, приказ и т.п.;

2) протоколы и другие документы, удостоверяющие юридические факты.

Акт имеет следующие реквизиты: название Министерства, организации высшего уровня; название организации; название структурного подразделения организации; гриф утверждения документа; название вида документа; дата документа; место заключения или издания документа; регистрационный индекс документа; заглавие к тексту документа; текст документа; отметка о наличии приложений; подписи.

Текст акта, как правило, состоит из двух частей: вступительной (начинается со слова «ОСНОВАНИЕ» , где указывается распорядительный документ или поручение должностного лица, отдельно названа комиссия, его председателя и участники) и констатирующей (в ней изложены цели и задачи акта, сущность и характер проводимой работы, установлены факты, выводы).

Для актов с постоянно повторяющейся информацией следует использовать бланки с трафаретным текстом.

Акт подписывают все лица, участвовавшие в его заключении, без указания должностей и специальных званий, в алфавитном порядке.

В случае наличия особых мнений составителей акта или присутствующих при его заключении лиц, эти мнения следует излагать ниже подписей на первом экземпляре акта или на отдельном листе.

Образец

АКТ

Комиссия согласно приказу от 12.06.2011 № 1563 проверила наличие бланков строгой отчетности (доверенности), находящихся на ответственном хранении у бухгалтера горотдела Поповой О. В.

Установлено, что для хранения бланков строгой отчетности, выданных Поповой О. В., отведено хранилище № 16, находящееся в помещении бухгалтерии (каб. 12).

На момент проверки налицо было 100 (сто) бланков строгой отчетности (серии ААА NN 0001 – 0100). В книге получения бланков строгой отчетности №58 сделана отметка об их получении. Количество бланков соответствует записям в данной книге.

Акт составлен в двух экземплярах:

1-й экземпляр – к делу канцелярии горотдела УМВД;

2-й экземпляр – для бухгалтерии горотдела УМВД.

Представление

Представление — документ, содержащий предложения о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендации по определенным действиям и мерам по вопросам деятельности учреждений.

Внутреннее представление имеет следующие реквизиты: адресат; название вида документа (представления); заглавие к тексту документа; текст документа; подпись; дата документа. Во внешнем представлении к вышеперечисленным реквизитам добавляются бланковые реквизиты и печать.

Содержание текста представления отражает краткие биографические данные, отношение к работе, повышение профессионального и научного уровня, отношения с коллегами, правительственные награды, поощрения и т.п. и предложения старшего начальника.

Образец

ПРЕДСТАВЛЕНИЕ

о назначении подполковника милиции Захватова Юрия Викторовича на должность главного специалиста отдела компьютерного обеспечения Департамента кадрового обеспечения МВД

Подполковник милиции Захватов Ю.В. в 1991 году окончил Киевский институт инженеров гражданской авиации.

За период работы в занимаемой должности зарекомендовал себя положительно как квалифицированный, профессионально грамотный работник. Добросовестно относится к своим функциональным обязанностям, успешно их выполняет. На должном уровне рассматривает предложения ГУМВД, УМВД Украины, высших учебных заведений и научно-исследовательских учреждений МВД Украины о награждении государственными наградами и ведомственными отличиями. Квалифицированно готовит проекты приказов о поощрении работников органов внутренних дел Украины. Контролирует изготовление ведомственных нагрудных знаков и удостоверений к ним, ведет их учет, готовит заявки на необходимое количество. При его непосредственном участии разработаны и введены в действие почти все ведомственные поощрительные знаки отличия. Подготовка проектов приказов и указаний МВД Украины, обзоры о состоянии и совершенствовании работы кадровых аппаратов ГУМВД, УМВД Украины, высших учебных заведений и научно-исследовательских учреждений МВД Украины по вопросам празднования государственными наградами и ведомственными отличиями.

По поручению руководства отдела рассматривает письма, жалобы, заявления по награждению рядового и начальствующего состава, пенсионеров органов внутренних дел. За отчетный период рассмотрел 34 письма и дал обстоятельный ответ заявителям.

Как секретарь Геральдической комиссии МВД Украины, подготовил восемь решений, которыми утвержден внешний вид флагов органов внутренних дел, нагрудных и памятных знаков МВД Украины и региональных органов, нарукавных шевронов.

Качественно и усердно выполняет служебные обязанности, отдельные поручения руководства отдела. Профессионально подготовленный, усердный работник. По характеру уравновешенный, тактичный, вежливый. Поддерживает тесные деловые отношения с коллегами, на замечания реагирует правильно, принимает меры к их устранению.

На основании изложенного нарушаю ходатайство о назначении подполковника милиции Захватова Ю.В. на должность главного специалиста отдела компьютерного обеспечения ДРП МВД Украины.

Аттестационное письмо

Аттестационное письмо — документ, в котором дается оценка деловых и моральных качеств работника, выводы о соответствии должности, предложения о дальнейшем прохождении службы.

Аттестационное письмо имеет следующие реквизиты: название вида документа (Аттестационное письмо); дата документа; текст документа; подпись.

Текст аттестационного письма содержит несколько четко определенных частей: анкетные данные аттестованного, его краткая характеристика, выводы непосредственного начальника (руководителя), аттестационной комиссии и руководителя органа по аттестации.

Выводы, результаты и решения заносятся руководителем своими руками во время подписи.

Образец

АТТЕСТАЦИОННОЕ ПИСЬМО

за период с ноября 2010 года по октябрь 2011 года

I. Краткая характеристика аттестованного

За период работы в занимаемой должности зарекомендовал себя положительно. Профессионально грамотный работник. Приобретенный в работе опыт умело использует при исполнении поручений руководства.

Добросовестно исполняет служебные обязанности, вносит предложения по улучшению служебной деятельности. В исполнении служебных поручений не считается по собственному времени.

Хорошо знает украинский язык. С коллегами вежлив. В коллективе пользуется авторитетом.

В общении с гражданами дружелюбный, проявляющий культуру и тактичность. Умеет хранить государственную и служебную тайну. Подтянут, физически хорошо развит, свободно владеет табельным оружием и приемами самозащиты.

За добросовестное исполнение служебных обязанностей неоднократно поощрялось руководством МВД Украины.

II. Вывод непосредственного начальника (руководителя)

Должности соответствует _____________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

III. Результаты аттестования

Должности отвечает _____________________________________________________________
Протокол № 5 от 15.10.2011 ____________________________________________________

IV. Решение начальника, утверждающего аттестацию

Аттестацию и выводы утверждаю

20.10.2011

Предписание

Предписание — это документ, в котором определены возможности подчиненного, предоставленные ему для выполнения служебных обязанностей либо конкретного поручения.

Предписание имеет следующие реквизиты: изображение Государственного Герба Украины, герба Автономной Республики Крым или изображение эмблемы организации, если она зарегистрирована в установленном порядке; название Министерства, организации высшего уровня; название организации; название структурного подразделения организации; название вида документа; дата документа; место заключения или издания документа; регистрационный индекс документа; текст документа; подпись, отпечаток печати.

Текст предписания имеет следующие составляющие: название должности, специальное звание, фамилию и отчество лица, которому выдается предписание;

Предписание должно выдаваться на срок, необходимый для выполнения определенной задачи.

Не допускается выдавать предписание на срок больше, чем необходимо для выполнения определенных задач (например, месяц, квартал, полгода, год и т.п.).

Срок, необходимый выполнения поставленных задач, определяется их срочностью, объемом проведения необходимых мероприятий, сроками, определенными нормативно-распорядительными документами, планами, программами, поручениями и т.д.

Образец

МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ УКРАИНЫ

ул. Богомольца, 10, г. Киев, 01024,
тел. (044)256-0333, факс (044)256-1633
WWW.CENTRMIA.GOV.UA

ПРИПИСЬ

---

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
документов, утверждаемых с проставлением грифа утверждения

1. Акты (проверок и ревизий; готовности объекта к эксплуатации; списание; экспертизы; изъятие дел для уничтожения; передачи дел; ликвидации учреждений и т.п.).

2. Задачи (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.п.).

3. Отчеты (об основной деятельности; командировки; научно-исследовательские работы и т.п.).

4. Сметы расходов (на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.п.).

5. Нормативы (расход сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.п.).

6. Перечни (должность работников с ненормированным рабочим днем; типовых, ведомственных (отраслевых) документов со сроками хранения и т.п.).

7. Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-разведывательных, научно-исследовательских работ; внедрение новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; получение доходов жилищно-коммунальным хозяйством от капитального ремонта; работы коллегии, научно-технического совета, научного совета и т.п.).

8. Должностные инструкции.

9. Программы (финансово-экономические; проведение работ и мероприятий; командировок и т.п.).

10. Протоколы заседаний коллегиальных органов (при необходимости).

11. Расценки на выполнение работ.

12. Уставы (положения) учреждений.

13. Структура учреждения.

14. Штатные росписи.

15. Номенклатуры дел.

16. Описания дел.

17. Формы унифицированных документов.

---

ПЕРЕЧЕНЬ
документов, которые готовятся исключительно за подписью Министра

1. Об образовании, реорганизации и ликвидации в установленном порядке воинских частей внутренних войск, территориальных и транспорте органов МВД, учебных заведений МВД.

2. О назначении в установленном порядке на должности и освобождения от должностей работников патронатной службы Министра, начальников, первых заместителей, заместителей начальников ГУМВД, УМВД Украины в Автономной Республике Крым, областях, городах Киеве и Севастополе, управлений и отделов МВД на транспорте, руководителей структурных подразделений МВД, ректоров и проректор начальников городских, районных, линейных управлений (отделов) внутренних дел.

3. О назначении на должности и освобождении от должностей высшего командования внутренних войск МВД.

4. О согласовании структуры аппарата Государственной миграционной службы Украины (далее – ДМС), предложений по кандидатуре на должность Председателя ГТС, нарушение вопросов о привлечении к дисциплинарной ответственности Председателя ГТС и его заместителей.

5. О структуре МВД, создании, реорганизации, ликвидации структурных подразделений аппарата Министерства, не имеющих статуса юридического лица.

6. Приказы о количественном и персональном составе коллегии МВД, об утверждении положения о коллегии МВД, периодичности проведения ее заседаний, положения о структурных подразделениях аппарата Министерства, ГУМВД, УМВД, высших учебных заведениях, предприятиях, учреждениях и организациях, относящихся к сфере управления МВД.

---

ПЕРЕЧЕНЬ
документов, которые готовятся за подписью Министра или лица, исполняющего его обязанности

1. Ответы на документы, поступившие в МВД за подписью Президента Украины, Главы Администрации Президента Украины; Премьер-министр Украины и членов Кабинета Министров Украины; Председатели Верховной Рады Украины, его заместителей, председателей комитетов, комиссий Верховной Рады Украины, народных депутатов Украины (по вопросам осуществления депутатских полномочий), Уполномоченного Верховной Рады Украины по правам человека; Председатели Конституционного суда Украины; Председатели Верховного суда Украины; Председателя Высшего административного суда Украины; Председателя Высшего хозяйственного суда Украины; Генерального прокурора Украины; Председатели Службы безопасности Украины; секретаря Совета национальной безопасности и обороны Украины; Председателя Счетной палаты Украины; Председатели Службы внешней разведки; Председатели Центральной избирательной комиссии; начальник Управления государственной охраны Украины; руководителей центральных органов исполнительной власти, в том числе со специальным статусом; председателей областных советов и областных государственных администраций; министров внутренних дел иностранных стран и глав дипломатических представительств в Украине, а также проекты инициированных Министерством документов, адресованных указанным лицам.

2. Обращение к Премьер-министру Украины, Первому вице-премьер-министру Украины о проведении служебных расследований в отношении заместителей Министра.

3. Обращение к Вице-премьер-министра Украины о проведении проверки деятельности Министерства.

4. Поручение по пересмотру нормативно правовых актов Министерства.

5. Предложения Кабинету Министров Украины по усовершенствованию работы Министерства внутренних дел Украины.

6. Решения коллегий, совещаний руководства Министерства и протоколов их заседаний.

7. Приказы по личному составу номенклатуры Министра внутренних дел о поощрении и привлечении к дисциплинарной ответственности работников органов внутренних дел.

8. Приказы нормативно правового и организационно распорядительного характера.

9. Разрешения на командировку за границу заместителей Министра, руководителей и личного состава структурных подразделений аппарата Министерства, начальников ГУМВД, УМВД, руководителей высших учебных заведений МВД.

---

ПЕРЕЧЕНЬ
документов, которые готовятся за подписью первого заместителя Министра, заместителя Министра

1. Документы, адресованные Министерству внутренних дел, первому заместителю Министра, заместителю Министра.

2. Ответы на обращения народных депутатов Украины, которые были адресованы непосредственно первому заместителю Министра, заместителю Министра.

3. Приказы о поощрении и привлечении к дисциплинарной ответственности личного состава в пределах прав, предоставленных Министром внутренних дел.

4. Приказы организационно-распорядительного характера.

5. Решение совещаний структурных подразделений аппарата Министерства с участием должностных лиц.

6. Поручения по оперативно-служебной деятельности, адресованные руководителям структурных подразделений аппарата Министерства, ГУМВД, УМВД, высших учебных заведений, предприятий, учреждений и организаций, относящихся к сфере управления МВД.

---

ПЕРЕЧЕНЬ
документов, которые готовятся за подписью заместителя Министра — руководителя аппарата

1. Приказы о назначении на должности и освобождении от должностей лиц рядового и начальствующего состава, государственных служащих и работников аппарата Министерства (кроме тех, которых назначает на должности и освобождает от должностей Министр), присвоение им специальных званий и рангов, поощрение и привлечение к дисциплинарной ответственности.

2. Документы об утверждении сметы и штатного расписания МВД.

3. Приказы организационно-распорядительного характера.

4. Ответы обращения народных депутатов Украины, которые были адресованы ему непосредственно.

5. Документы, адресованные заместителю Министра – руководителю аппарата.

6. Решения совещаний структурных подразделений аппарата Министерства, проводившихся под его председательством.

7. Документы, связанные с уполномочием работников представлять Министерство как юридическое лицо в гражданско-правовых отношениях.

---

ПЕРЕЧЕНЬ
документов, которые готовятся за подписью руководителей самостоятельных структурных подразделений аппарата Министерства (департаментов, главных управлений, управлений) и их заместителей

1. Поручения, приказы по соответствующим структурным подразделениям по организационно-распорядительным вопросам и вопросам прохождения службы в пределах полномочий, определенных положениями о соответствующих структурных подразделениях и распределением обязанностей между руководителями структурного подразделения.

2. Приказы о поощрении и привлечении к дисциплинарной ответственности личного состава подчиненных подразделений в рамках прав, предоставленных Министром внутренних дел.

3. Документы по оперативно-служебной деятельности, содержащие поручения и разъяснения, адресованные руководителям подчиненных подразделений ГУМВД, УМВД; высших учебных заведений, предприятий, учреждений и организаций, относящихся к сфере управления МВД, от структурных подразделений Министерства, к компетенции которых относится организация и осуществление соответствующего вида служебной деятельности, методическое руководство такой деятельностью.

4. Документы, адресованные структурным подразделениям органов государственной власти и ответы на обращение должностных лиц структурных подразделений органов государственной власти.

5. Ответы обращения граждан, предложения объединений граждан и информационные запросы.

{ Текст взят с сайта МВД Украины http://mvs.gov.ua }