https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/55-2018-%D0%BF#n18
Постановление Кабинета министров
от 17 января 2018 р. № 55
Некоторые вопросы документирования управленческой деятельности
Некоторые вопросы документирования управленческой деятельности
{С изменениями, внесенными согласно Постановлениям КМ
№ 992 от 07.11.2018
№ 375 от 17.04.2019
№ 119 от 19.02.2020 №
123 от 05.02.2020
№ 128 от 19.02 .2.2. 2020 № 1087 от 28.10.2020 № 1269 от 16.12.2020 }
Кабинет Министров Украины постановляет :
Типовую инструкцию по документированию управленческой информации в электронной форме и организации работы с электронными документами в делопроизводстве, электронного межведомственного обмена ;
Типовую инструкцию по делопроизводству в министерствах, других центральных и местных органах исполнительной власти ;
Регламент организации взаимодействия органов исполнительной власти в электронной форме .
2. Внести в постановления Кабинета министров Украины прилагаемые изменения.
3. Признать утратившими силу акты Кабинета Министров Украины согласно прилагаемомуперечню .
4. Министерству юстиции вместе с Секретариатом Кабинета министров Украины в трехмесячный срок внести для повторного рассмотрения Кабинета министров Украины проекты постановлений Кабинета министров Украины об утверждении Положения о мониторинге и контроле, Типового положения о службе мониторинга и контроля.
5. Государственному агентству по вопросам электронного управления по согласованию с Министерством юстиции в трехмесячный срок утвердить требования к форматам данных электронного документооборота в органах государственной власти и формата электронного сообщения.
6. Министерствам, другим центральным и местным органам исполнительной власти в трехмесячный срок привести собственные нормативно-правовые акты, в частности утверждения инструкций по делопроизводства для предприятий, относящихся к сфере их управления, в соответствие с этим постановлением.
7. Рекомендовать органам местного самоуправления привести в соответствие с этим постановлением инструкции по делопроизводству.
8. Настоящее постановление вступает в силу со дня опубликования, кроме пунктов 141-151Типовой инструкции по документированию управленческой информации в электронной форме и организации работы с электронными документами в делопроизводстве, электронного межведомственного обмена, вступающих в силу с 1 марта 2018 г., пунктов 1 217 указанной Типовой инструкции, вступающие в силу с 1 июля 2018 г., и пункта 1 изменений, которые вносятся в постановления Кабинета Министров Украины, утвержденные этим постановлением, которое вступает в силу с 1 апреля 2018 года.
ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ
по документированию управленческой информации в электронной форме и организации работы с электронными документами в делопроизводстве, электронного межведомственного обмена
{В тексте Инструкции: слова «архив учреждения» во всех падежах заменены словами «архивное подразделение учреждения» в падеже; слова «отчество» исключены; слова «имя», «Имя» во всех падежах заменены соответственно словами «собственное имя», «Собственное имя» в падеже, кроме подпункта 33 пункта 6 и пунктов 102 и 144 ; слова «главный разработчик», «Главный разработчик» во всех падежах заменены соответственно словами «разработчик», «Разработчик» в падеже; слова «электронная цифровая подпись», «информационное сообщение» «электронная печать», «электронная отметка времени» во всех падежах и формах числа заменены соответственно словами «квалифицированная электронная подпись», «электронное сообщение», «квалифицированная электронная печать», «квалифицированная электронная отметка времени” в падеже и числе согласно Постановлению КМ № 375 от 17.04.2019 }
1. Настоящая Инструкция в соответствии с Законом Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» и других актах законодательства определяет:
порядок прохождения электронного документа с момента его создания или получения и до момента отправки или передачи в архивное подразделение учреждения;
{Абзац второй пункта 1 в редакции Постановления КМ № 375 от 17.04.2019 }
{Абзац третий пункта 1 исключен на основании Постановления КМ № 375 от 17.04.2019 }
общие основы функционирования и использования системы электронного взаимодействия органов исполнительной власти (далее – система взаимодействия);
оперативный информационный обмен с использованием служебной электронной почты
Настоящая Инструкция устанавливает общие правила осуществления мониторинга состояния исполнения управленческих решений.
Эта Инструкция распространяется на все создаваемые, отправляемые или получаемые Секретариатом Кабинета Министров Украины, центральными органами исполнительной власти, их территориальными органами, Советом министров Автономной Республики Крым, местными органами исполнительной власти, предприятиями, учреждениями, организациями, принадлежащими к сфере управления. центральных или местных органов исполнительной власти, Совета министров Автономной Республики Крым (далее – учреждения).
Особенности организации делопроизводства с документами, содержащими информацию с ограниченным доступом, делопроизводства по обращениям граждан, запросами на публичную информацию определяются отдельными нормативно правовыми актами, при этом требования настоящей Инструкции распространяются на указанные виды делопроизводства в части общих принципов работы с документами и в той части , прямо не определенной отдельными нормативно-правовыми актами.
{Абзац восьмой пункта 1 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением КМ № 128 от 19.02.2020 }
Требования настоящей Инструкции для работы с первично-учетной, банковской, финансовой, отчетно-статистической, научно-технической документацией распространяются только в части общих принципов работы с документами.
2. Основная форма производства делопроизводства в учреждениях является электронной.
Документирование управленческой информации в учреждениях осуществляется в электронной форме с применением квалифицированной электронной подписи, квалифицированной электронной печати и квалифицированной электронной отметки времени, кроме случаев наличия обоснованных оснований для документирования управленческой информации в бумажной форме, которыми признаются:
документы, содержащие информацию с ограниченным доступом, требование по защите которой установлено законом;
электронные документы, которые не могут быть применены в качестве оригинала в соответствии с требованиями закона;
документы, требование по разработке которых в бумажной форме установлено актами Кабинета Министров Украины.
3. Общие основы документирования управленческой информации в учреждениях и особенности ведения делопроизводства в бумажной форме определяются Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах, других центральных и местных органах исполнительной власти , утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины от 17 января 2018 г. № 55 (далее — Инструкция делопроизводства).
Делопроизводство в бумажной форме допускается только для документов, определенныхпунктом 2 настоящей Инструкции.
4. К электронным документам, подписанным (согласованным) с применением квалифицированной электронной подписи или заверенным квалифицированной электронной печатью, требовать воспроизведения визуальной подписи или оттиска печати независимо от особенностей оформления документов не допускается.
5. Прохождение в делопроизводстве учреждения одного и того же документа в электронной и бумажной форме не допускается.
6. В настоящей Инструкции термины употребляются в следующем значении:
1) электронный аудиовизуальный документ — электронный документ, содержание которого представлено в виде видеоряда, изображения и/или записи звука, для фиксирования и/или воспроизведения которых применяют соответствующую аппаратуру, на которую наложена квалифицированная электронная подпись;
2) бланк электронного документа (бланк) – унифицированная форма электронного документа учреждения или его структурного подразделения с соответствующими реквизитами и полями постоянной и переменной информации;
3) визуализация – процесс воспроизведения данных в форме, являющейся восприимчивым человеком;
4) извлечение – заверенная копия части текста электронного документа, содержащего определенный объем информации или записи реестра;
5) визирование проекта электронного документа (визирование) – наложение должностным лицом квалифицированной электронной подписи на проект электронного документа для удостоверения факта согласования этим лицом завизированного проекта документа;
6) электронный документооборот учреждения — обращение (прохождение) служебных электронных документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки, уничтожения или передачи в архивное подразделение учреждения;
{Подпункт 6 пункта 6 с изменениями, внесенными согласно Постановлению КМ № 375 от 17.04.2019 }
7) электронная копия электронного документа — визуальное представление электронного документа в электронной форме без квалифицированных электронных подписей, которыми он был завизирован и/или подписан, соответствие и правовой статус которой заверены квалифицированной электронной печатью;
8) электронная копия оригинала бумажного документа (фотокопия) – визуальное представление бумажного документа в электронной форме, полученное путем сканирования (фотографирования) бумажного документа, соответствие оригинала и правовой статус которого заверены квалифицированной электронной печатью учреждения;
9) электронное внутреннее описание документов дела – отдельный учетный электронный документ, содержащий перечень заголовков к текстам электронных документов дела с указанием порядковых номеров документов, их регистрационных индексов, дат, количества страниц и наименования файлов соответствующих электронных документов;
{Подпункт 9 пункта 6 с изменениями, внесенными согласно Постановлению КМ № 375 от 17.04.2019 }
10) электронный журнал – отдельный реестр системы электронного документооборота учреждения, содержащий записи о зарегистрированных документах, объединенных по определенному признаку или группе признаков;
11) электронная резолюция — реквизит, созданный в системе электронного документооборота учреждения и вносимый в регистрационно-мониторинговую карточку электронного документа и неразрывно связанный с ней. Электронная резолюция содержит краткое содержание поручения (указания) должностного лица по его выполнению и связанная с ним квалифицированная электронная подпись этого должностного лица. Электронная резолюция является единственной допустимой электронной формой реализации поручений, выданных в электронной форме, визуализация которой определяется инструкцией по делопроизводству учреждения;
{Подпункт 11 пункта 6 в редакции Постановления КМ № 375 от 17.04.2019 }
12) электронное дело — совокупность входящих в нее файлов электронных документов, электронного внутреннего описания и заверительной надписи дела;
{Подпункт 12 пункта 6 в редакции Постановления КМ № 375 от 17.04.2019 }
13) электронный справочник – электронно-справочный перечень прикладного характера, в котором собраны типовые наборы данных;
14) электронное сообщение — автоматически или при необходимости автоматизированно созданная и переданная в электронной форме информация о доставке/получении/отказе в регистрации/регистрацию электронного документа адресатом и другое;
15) индикаторы состояния исполнения документов – определены критерии этапов прохождения документов в учреждении с целью их мониторинга;
16) контроль – комплекс мероприятий, осуществляемых для проверки и оценки выполнения поставленных задач (управленческих решений);
17) система мониторинга – комплексная автоматизированная система непрерывного сбора, обработки, систематизации и анализа информации о состоянии выполнения управленческих решений (электронных документов) в учреждении;
18) описание дел в электронной форме – справочник в электронной форме, предназначенный для учета и раскрытия содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их систематизации в пределах архивного фонда;
19) бумажная копия оригинала электронного документа — визуальное представление электронного документа в бумажной форме, удостоверенное в порядке, установленномИнструкцией по делопроизводству ;
{Подпункт 19 пункта 6 с изменениями, внесенными согласно Постановлению КМ № 1269 от 16.12.2020 }
20) подписание проекта электронного документа (подписание) — наложение уполномоченным лицом (уполномоченными лицами), указанным (указанным) в реквизитах подписчика такого документа, квалифицированной электронной подписи (подписей) на проект электронного документа для удостоверения факта его утверждения;
21) согласитель — должностное лицо, осуществляющее визирование (согласование) проекта документа;
22) правовой статус — вступление в электронные данные юридической силы;
23) экземпляр электронного документа – файл, содержащий набор данных, тождественный оригиналу электронного документа;
24) проект электронного документа — документ в электронной форме до наложения квалифицированной электронной подписи уполномоченным лицом (уполномоченными лицами), указанным (указанным) в реквизитах подписчика такого документа;
25) редакционная правка – любое редактирование проекта электронного документа, выполняемое автором, согласителем или подписчиком;
26) регистратор — работник службы делопроизводства учреждения или лицо, на которое возложены функции регистрации документов, уполномоченные на осуществление регистрации входящих и/или внутренних и/или выходных документов в учреждении;
{Подпункт 26 пункта 6 в редакции Постановления КМ № 375 от 17.04.2019 }
27) регистрационно-мониторинговая карта — карточка в электронной форме, содержащая исчерпывающую информацию о создании, получении, прохождении, исполнении, отправке, хранении и уничтожении в учреждении документа независимо от формы его создания;
28) реквизит электронного документа – информация, зафиксированная в электронном документе и регистрационно-мониторинговой карточке для его идентификации, организации обращения и придания ему юридической силы;
29) система электронного документооборота учреждения – совокупность программно-технических средств, предназначенных для автоматизации организации работы с электронными документами в делопроизводстве учреждения;
{Подпункт 29 пункта 6 с изменениями, внесенными согласно Постановлению КМ № 375 от 17.04.2019 }
30) служба делопроизводства – структурное подразделение или ответственное лицо учреждения, обеспечивающее регистрацию, учет, организацию документооборота служебных документов, хранение документационного фонда или его части до передачи на хранение в архивное подразделение учреждения, или ответственное лицо учреждения, на которое возложено выполнение задач и функций этой службы;
{Подпункт 30 пункта 6 в редакции Постановления КМ № 375 от 17.04.2019 }
31) служба контроля – подразделение или должностное лицо, ответственные за осуществление мониторинга состояния выполнения управленческих решений и контроля за соответствием их выполнения поставленной задаче;
{Подпункт 32 пункта 6 исключен на основании Постановления КМ № 375 от 17.04.2019 }
33) служебная электронная почта — электронная почта (почтовый ящик) работника учреждения, сформированная с использованием доменного имени в домене gov.ua для обмена управленческой информацией, не имеющей юридической силы;
{Подпункт 34 пункта 6 исключен на основании Постановления КМ № 375 от 17.04.2019 }
35) уполномоченное лицо — лицо, наделенное правом совершать действия и отвечает согласно законодательству за последствия их совершения;
{Подпункт 35 пункта 6 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением КМ № 375 от 17.04.2019 }
36) управленческая информация — совокупность необходимых данных, способствующих решению управленческих решений;
37) управленческое решение — любое задание, определяемое должностным лицом или коллегиальным органом в пределах полномочий и направленное на достижение поставленных целей;
38) формирование электронных дел – группирование выполненных электронных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел учреждения.
Другие термины употребляются в значении, приведенном в Законах Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» , «Об электронных доверительных услугах» , «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» , а также Регламенте организации взаимодействия органов исполнительной власти в электронной форме , утвержденном постановлением Кабинета Министров Украины от 17 января 2018 г. №55.
{Абзац пункта 6 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением КМ № 375 от 17.04.2019 }
7. Организация электронного документооборота в учреждении возлагается на службу делопроизводства, которая обеспечивает:
разработка в учреждении единого порядка документирования управленческой информации и работы с документами независимо от формы их создания;
разработка номенклатуры дел учреждения;
регистрацию и учет документов;
предоставление методической помощи и контроль соблюдения установленного порядка работы с электронными документами в структурных подразделениях учреждения;
{Абзац пятый пункта 7 с изменениями, внесенными согласно Постановлению КМ № 375 от 17.04.2019 }
организацию документооборота, формирование дел, их хранение и подготовку для передачи в архивное подразделение учреждения;
внедрение и надзор за соблюдением структурными подразделениями учреждения инструкций по делопроизводству и национальным стандартам;
{Абзац восьмой пункта 7 исключен на основании Постановления КМ № 375 от 17.04.2019 }
проведение регулярных проверок состояния делопроизводства в учреждении, а также в учреждениях, относящихся к сфере его управления;
{Абзац девятый пункта 7 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением КМ № 375 от 17.04.2019 }
использование системы электронного документооборота, ведение и актуализацию электронных справочников в учреждении;
соблюдение требований к подготовке электронных и бумажных документов и организации работы с ними;
организацию надзора за состоянием сохранности документационного фонда учреждения в электронной форме и пользование им;
информационное взаимодействие с органами исполнительной власти и другими государственными учреждениями через систему взаимодействия;
разработка типовых маршрутов прохождения документов в учреждении;
{Абзац пятнадцатый пункта 7 исключен на основании Постановления КМ № 375 от 17.04.2019 }
проверку правильности сведений, внесенных в регистрационно-мониторинговой карточки электронного документа по сводной номенклатуре дел учреждения, и уточнение этих сведений по экспертизе ценности электронного документа;
{Абзац шестнадцатый пункта 7 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением КМ № 375 от 17.04.2019 }
инициирование и проведение в учреждении повышения квалификации работников учреждения по вопросам делопроизводства.
8. Учреждения организуют делопроизводство из собственной инструкции по делопроизводства (дальше — инструкция по делопроизводства учреждения), разрабатываемой из Инструкций, утвержденных этим постановлением, и с учетом других актов законодательства.
{Пункт 8 с изменениями, внесенными согласно Постановлению КМ № 375 от 17.04.2019 }
9. Служба делопроизводства разрабатывает инструкцию по делопроизводству учреждения, которым одновременно регламентируется вопрос организации делопроизводства в бумажной и электронной формах.
10. Делопроизводство учреждения, организация обмена электронными документами с другими учреждениями осуществляются исключительно с использованием системы электронного документооборота учреждения, интегрированного в систему взаимодействия.
При отсутствии в учреждении системы электронного документооборота учреждение для организации переписки с другими учреждениями использует специальный веб-модуль системы взаимодействия (далее – веб-модуль системы взаимодействия).
11. Система электронного документооборота учреждения должна отвечать требованиям законодательства к форматам данных, сервису интеграции в систему взаимодействия и требованиям нормативно правовых актов в сфере защиты информации.
12. Использование квалифицированной электронной отметки времени при наложении квалифицированной электронной подписи или квалифицированной электронной печати является обязательным.
13. Техническое сопровождение системы электронного документооборота в учреждении и его программно-аппаратное обеспечение, ответственность за сохранность документов и сформированных дел, обеспечение функционирования единого массива электронных документов, а также формирование структуры электронных справочников в системе электронного документооборота возлагаются на структурное подразделение по вопросам информационного обеспечения или информационных технологий (далее – служба информационных технологий).
{Абзац первый пункта 13 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением КМ № 375 от 17.04.2019 }
Обеспечение защиты информации, обрабатываемой в системе электронного документооборота учреждения, возлагается на структурное подразделение по защите информации или работника учреждения, на которого возлагается выполнение задач и функций структурного подразделения по защите информации.
{Абзац второй пункта 13 с изменениями, внесенными согласно Постановлению КМ № 375 от 17.04.2019 }
II. Межведомственный обмен электронными документами
14. Обмен электронными документами через систему взаимодействия осуществляется исключительно с соблюдением требований к установленным форматам данных электронного документооборота в учреждениях.
Обмен документами вне системы взаимодействия допускается только в отношении документов, к которым могут быть применены основания, определенные пунктом 2 настоящей Инструкции.
15. Система взаимодействия обеспечивает гарантированную доставку электронных документов от их отправителей к их получателям (адресатам).
16. Пользователи системы взаимодействия отвечают за полноту и достоверность информации, внесенной ими в систему.
Прием входных электронных документов
17. Электронные документы, поступающие в учреждение через систему взаимодействия, принимаются службой делопроизводства.
18. Электронный документ, загрузившийся из системы взаимодействия в систему электронного документооборота или поступивший в веб-модуль системы взаимодействия учреждения, считается доставленным адресату.
19. Предварительное рассмотрение электронного документа осуществляется в электронной форме службой делопроизводства учреждения с использованием системы электронного документооборота или в случае отсутствия веб-модуля системы взаимодействия.
В ходе предварительного рассмотрения определяется:
должен ли электронный документ быть допущен к регистрации;
требует ли рассмотрение руководством учреждения или отправки после регистрации по принадлежности к структурному подразделению или структурным подразделениям в соответствии с функциональным распределением обязанностей в учреждении;
принадлежит ли к электронным документам срочное рассмотрение (обработка).
20. Предварительное рассмотрение электронных документов должно осуществляться в день поступления (доставки) или не позднее 10 часов следующего рабочего дня в случае их поступления (доставки) после окончания рабочего дня, в выходные, праздничные и нерабочие дни. Доверенности учреждений высшего уровня рассматриваются в первую очередь.
21. По результатам предварительного рассмотрения полученный через систему взаимодействия электронный документ подлежит регистрации, кроме случаев, когда:
нарушены требования по форме подготовки ( пункт 2 настоящей Инструкции) или оформлены с нарушением требований пунктов 117 и 118 настоящей Инструкции;
электронный документ поступил не по адресу;
электронный документ поступил повторно;
заявленный состав электронного документа не соответствует фактическому;
реквизиты входящего электронного документа не совпадают с реквизитами, указанными в электронном документе;
отсутствует связанная с электронным документом квалифицированная электронная подпись подписчика или связанная с ней квалифицированная электронная печать учреждения, наличие которого на нем предусмотрено настоящей Инструкцией;
{Абзац седьмой пункта 21 в редакции Постановления КМ № 375 от 17.04.2019 }
на документ наложена квалифицированная электронная подпись лица, не являющегося подписчиком документа или лицом, исполняющим его обязанности;
связанные с электронным документом квалифицированные электронные подписи и/или печати невозможно проверить с соблюдением требований части второй статьи 18 Закона Украины «Об электронных доверительных услугах»;
{Пункт 21 дополнен новым абзацем согласно Постановлению КМ № 375 от 17.04.2019 }
отсутствует квалифицированная электронная отметка времени;
визуальная форма электронного документа не пригодна для восприятия его содержания человеком.
В этих случаях служба делопроизводства отказывает в регистрации такого электронного документа с указанием одного из приведенных оснований.
Отправка исходных электронных документов
22. Отправка электронных документов через систему взаимодействия их адресатам осуществляется автоматически по факту их загрузки из системы электронного документооборота (веб-модуля системы взаимодействия) учреждения в систему взаимодействия сразу после их регистрации.
{Абзац первый пункта 22 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением КМ № 375 от 17.04.2019 }
При загрузке автоматически создаются экземпляры электронных документов в количестве, соответствующем заявленному в регистрационно-мониторинговой карте перечню адресатов, для их дальнейшей персонализированной отправки соответствующим адресатам.
Не может быть отправлен через систему взаимодействия электронный документ, целостность которого не подтверждена квалифицированной электронной подписью или квалифицированной электронной печатью в соответствии с требованиями настоящей Инструкции или оформлена с нарушением требований пунктов 117 и 118 настоящей Инструкции.
23. Из системы электронного документооборота учреждения в систему взаимодействия загружаются зарегистрированные электронные документы или заверенные электронные копии документов.
Из веб-модуля системы взаимодействия в систему взаимодействия загружаются электронные копии документов, заверенные квалифицированными электронными печатями, создание, удостоверение и внесение в веб-модуль, которые осуществляет регистратор.
24. Электронный документ считается полученным адресатом с момента поступления отправителю электронного сообщения с указанным временем о доставке этого документа адресату.
В случае непоступления отправителю в течение шести часов с момента отправки электронного документа, электронное сообщение о доставке этого документа адресату считается, что такой документ адресатом не получен. В таком случае отправитель принимает все возможные меры к обеспечению получения адресатом соответствующего документа в электронной форме.
В случае получения от адресата электронного сообщения об отказе в регистрации электронного документа отправителем принимаются меры по устранению оснований отказа и обеспечения повторной отправки такого документа в электронной форме.
Отклонение адресатом электронного документа без указания оснований, определенных впункте 21 настоящей Инструкции считается сознательным нарушением.
{Абзац четвертый пункта 24 в редакции Постановления КМ № 375 от 17.04.2019 }
Дополнительное подтверждение факта получения электронного документа адресатом не требуется.
Журнал обмена электронных документов
25. Журнал обмена является отдельным электронным реестром в составе системы электронного документооборота (веб-модуля системы взаимодействия), который формируется из перечня записей о прохождении экземпляров электронных документов через систему взаимодействия.
{Абзац второй пункта 25 исключен на основании Постановления КМ № 375 от 17.04.2019}
26. Журнал обмена состоит из следующих разделов:
{Абзац первый пункта 26 в редакции Постановления КМ № 375 от 17.04.2019 }
присланные – номер и дата регистрации электронного документа, адресат, краткое содержание, вид, дата и время отправки, а также атрибуты электронного сообщения;
полученные – исходные номер и дата регистрации электронного документа, корреспондент, дата и время доставки;
зарегистрированные — составляющие, аналогичные составляющим раздела полученные, а также номер и дата регистрации электронного документа учреждением-адресатом и фамилия, собственное имя регистратора, наименование структурного подразделения, ответственного за выполнение документа в учреждении, фамилия, собственное имя, телефон и служебная электронная почта его руководителя, фамилия, имя работника, ответственного за исполнение документа в учреждении, его телефон и служебная электронная почта;
{Абзац четвертый пункта 26 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением КМ № 375 от 17.04.2019 }
отказано в регистрации — к атрибутам раздела полученных прилагаются дата и основание отказа, фамилия, имя и телефон регистратора, которым осуществлен отказ.
27. Электронные сообщения автоматически вносятся в журнал обмена и добавляются в соответствующие записи о прохождении экземпляров электронных документов через систему взаимодействия и регистрационно-мониторинговых карт соответствующих электронных документов.
Электронное сообщение автоматически генерируется системой электронного документооборота (веб-модулем системы взаимодействия) и отправляется отправителю сразу по факту доставки, получения, регистрации, отказа в регистрации электронного документа адресатом.
Электронные сообщения не требуют отдельной регистрации и визуализации.
{Абзац третий пункта 27 с изменениями, внесенными согласно Постановлению КМ № 375 от 17.04.2019 }
28. Электронные сообщения имеют следующие обязательные атрибуты:
о отправке — статусное электронное сообщение «Отправлено» и дата и время отправки;
о доставке — статусное электронное сообщение «Доставлено» и дата и время доставки;
о регистрации — статусное электронное сообщение «Зарегистрировано» и номер и дата регистрации электронного документа;
об отказе в регистрации — статусное электронное сообщение «Отказ в регистрации», дата, время, основание отказа, фамилия, собственное имя и телефон регистратора, которым осуществлен отказ.
Также система взаимодействия должна осуществлять оперативное информирование пользователя системы взаимодействия о:
положительный результат технической проверки системой взаимодействия отправленного пользователем системы взаимодействия документа и его постановку в очередь на загрузку в систему электронного документооборота (веб-модуля системы взаимодействия) адресата;
{Абзац седьмой пункта 28 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением КМ № 375 от 17.04.2019 }
количество документов, стоящих в очереди на загрузку в систему электронного документооборота (веб-модуля системы взаимодействия) пользователя.
Особенности электронного взаимодействия без применения системы взаимодействия
29. Информационный обмен между работниками учреждений осуществляется только с использованием служебной электронной почты.
30. Информационный обмен осуществляется с целью:
предварительного согласования редакции проектов совместных электронных документов, в частности, соразработки проектов актов;
доведение управленческой информации к сведению, в частности, о планах и работе соответствующих учреждений;
информирование о принятых учреждением управленческих решениях;
выяснение состояния обработки учреждением электронных документов, поступивших на рассмотрение.
31. Информация по переписке по служебной электронной почте может использоваться для подтверждения выполненных действий.
32. Информационный обмен служебной электронной почтой не имеет юридической силы.
33. Информационный обмен служебной электронной почтой не допускается относительно информации с ограниченным доступом.
III. Организация электронного документооборота
34. Организация документооборота учреждения осуществляется с помощью системы электронного документооборота, которая интегрируется с системой взаимодействия.
35. Система электронного документооборота должна обеспечивать прохождение электронных документов и электронных копий и взаимосвязь с системами электронного документооборота других учреждений.
Учет объема электронного документооборота
36. Учет объема электронного документооборота осуществляется в автоматизированном режиме системой электронного документооборота учреждения.
37. Итоговые данные учета объема документооборота представляются в электронной форме ( приложение 1 ).
38. Входные, внутренние, выходные, другие документы независимо от формы их создания, подготовленные в учреждении, регистрируются в системе электронного документооборота, а при ее отсутствии входящие и исходящие документы регистрируются в веб-модули системы взаимодействия.
{Пункт 38 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением КМ № 375 от 17.04.2019 }
39. Для обеспечения регистрации документов в электронной и бумажной формах (далее — документы) в автоматизированном режиме заполняется регистрационно-мониторинговая карта, в которую вносятся все обязательные, дополнительные и в случае необходимости другие реквизиты документа в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству учреждения.
40. Регистрационно-мониторинговая карта электронного документа создается системой электронного документооборота (веб-модулем системы взаимодействия) в электронной форме.
41. К обязательным реквизитам, вносимым в регистрационно-мониторинговую карту, относятся: вид документа, индекс и заголовок электронного дела, корреспондент (учреждение-отправитель), подписчик документа и квалифицированная электронная подпись подписчика или квалифицированная электронная печать (список учреждений, которым адресован документ), выходные номер и дата (регистрационные атрибуты корреспондента), входные номер и дата (регистрационные атрибуты адресата), выходной номер и дата регистрации (регистрационные атрибуты учреждения), краткое содержание документа, структурное подразделение, ответственное за выполнение задание и/или подготовку документа в учреждении с указанием его индекса, фамилии, собственного имени, номера телефона и служебной электронной почты его руководителя, электронные резолюции, ответственный исполнитель (согласно резолюции) с указанием его фамилии, собственного имени, номера телефона и служебной электронной почты, срок и отметка о выполнении электронногодокумента, количество страниц сопроводительного письма и количество страниц приложений, ссылки на уже зарегистрированные документы (история вопроса), индикаторы состояния выполнения документа и сроки выполнения индикаторов.
{Пункт 41 с изменениями, внесенными согласно Постановлению КМ № 375 от 17.04.2019 }
42. К дополнительным реквизитам, вносимым в регистрационно-мониторинговую карту, относятся: внутренняя переадресация электронного документа между структурными подразделениями учреждения, наличие и перечень приложений, промежуточные сроки исполнения, информация об изменении и переносе сроков исполнения, прекращение мониторинга электронного документа, взаимодействия, код документа согласно тематическому классификатору учреждения, срок передачи в архивное подразделение учреждения, отметка о принадлежности документа к документам срочного рассмотрения, срок хранения электронного документа (в соответствии с номенклатурой дел).
{Пункт 42 в редакции Постановления КМ № 375 от 17.04.2019 }
43. Допускается введение учреждением других реквизитов электронного документа, не сужающих и не изменяющих применение обязательных и дополнительных его реквизитов.
44. Регистрация входящей и исходящей корреспонденции учреждения осуществляется службой делопроизводства учреждения централизованно в единой системе.
Порядок регистрации отдельных видов документов определяется инструкцией по делопроизводству учреждения.
{Пункт 44 в редакции Постановления КМ № 375 от 17.04.2019 }
45. Факсограммы и другие электронные документы, поступающие по электронной почте без квалифицированной электронной подписи (квалифицированной электронной печатью), регистрации не подлежат.
46. В системе электронного документооборота формируется единая централизованная база регистрационных данных в электронной форме, посредством которой работники обеспечиваются информацией обо всех документах учреждения и их местонахождении.
47. Порядок внесения реквизитов в регистрационно-мониторинговую карту и их размещение определяется инструкцией по делопроизводству учреждения.
{Пункт 47 в редакции Постановления КМ № 375 от 17.04.2019 }
Регистрация входящих документов
48. Регистрация входящей корреспонденции производится регистратором только после проведения предварительного рассмотрения документа.
49. Не допускается двойная регистрация электронного документа в системе электронного документооборота и веб-модули системы взаимодействия.
50. На документ, поступивший в бумажной форме, после регистрации путем печати наносится его штрих-код или QR-код, присвоенный системой электронного документооборота, и создается фотокопия, которую регистратор вносит в регистрационно-мониторинговую карту.
{Пункт 50 с изменениями, внесенными согласно Постановлению КМ № 375 от 17.04.2019 }
51. Входной документ постоянного и длительного (более 10 лет) хранения, поступивший в бумажной форме, после регистрации и создания фотокопии регистратором передается непосредственно в структурное подразделение учреждения, определенный в установленном порядке ответственным за исполнение этого документа, только для хранения с последующим формированием дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Проверка квалифицированной электронной подписи
52. Проверка квалифицированной электронной подписи или печати осуществляется с соблюдением Порядка использования электронных доверительных услуг в органах государственной власти, органах местного самоуправления, предприятиях, учреждениях и организациях государственной формы собственности , утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 19 сентября 2018 г. № 749 (Официальный Украины, 2018 г., № 76, ст.2528).
{Пункт 52 в редакции Постановления КМ № 375 от 17.04.2019 }
53. В учреждении организуется централизованное хранилище квалифицированных сертификатов открытых ключей или применяется онлайн-проверка сертификатов открытых ключей непосредственно из электронного списка квалифицированных сертификатов открытых ключей квалифицированных поставщиков электронных доверительных услуг.
{Пункт 53 в редакции Постановления КМ № 375 от 17.04.2019 }
54. Проверка и подтверждение квалифицированной электронной подписи и/или печати осуществляется с соблюдением требований части второй статьи 18 Закона Украины «Об электронных доверительных услугах».
{Пункт 54 в редакции Постановления КМ № 375 от 17.04.2019 }
Регистрация исходных документов
55. Регистрация исходных электронных документов производится в автоматизированном режиме при их подписании. Инструкцией по делопроизводству учреждения может быть предусмотрена автоматическая регистрация всех или отдельных видов документов по факту подписания.
{Пункт 55 в редакции Постановления КМ № 375 от 17.04.2019 }
56. Отправка документов независимо от формы их создания осуществляется через систему взаимодействия.
При создании документа в бумажной форме адресата отправляется только его фотокопия через систему взаимодействия, кроме случая отправки документов учреждению или лицу, не являющимся пользователями системы взаимодействия, и документов, определенных пунктом 2настоящей Инструкции.
57. Если адресат не является пользователем системы взаимодействия, регистратор учреждения создает заверенную бумажную копию электронного документа и посылает по принадлежности в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству учреждения.
{Пункт 57 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением КМ № 1269 от 16.12.2020 }
58. В случае отправки фотокопии документа через систему взаимодействия оригинал исходного документа в бумажной форме (лишь для документов постоянного и длительного (более 10 лет) сроков хранения) передается в структурное подразделение учреждения (автора документа) только для хранения с последующим формированием в дела в соответствии с утвержденной номенклатуры дел без передачи адресата.
59. Проверку внесенных в регистрационно-мониторинговую карту обязательных и дополнительных реквизитов исходного документа осуществляет система электронного документооборота в автоматическом режиме.
Квалифицированная электронная печать
60. Перечень электронных документов, требующих заверения квалифицированной электронной печатью, определяется инструкцией по делопроизводству учреждения из актов законодательства.
61. Приказом (распоряжением) руководителя учреждения определяются порядок использования квалифицированной электронной печати и уполномоченные должностные лица, ответственные за его применение.
Количество квалифицированных электронных печатей, используемых учреждением, не ограничивается.
Учреждениям предоставляется право удостоверять электронные копии документов, в частности, по требованию органов судебной власти и правоохранительных органов.
Организация передачи документов и определение их исполнителей
62. Зарегистрированный документ по факту внесения регистратором в регистрационно-мониторинговую карточку ответственного за рассмотрение документа (согласно распределению обязанностей) руководителя, государственного секретаря министерства, заместителя руководителя учреждения или руководителя структурного подразделения учреждения, рассматривающего документ в учреждении первым (далее — первичный рассмотрение), автоматически передается на рассмотрение через систему электронного документооборота.
Документ автоматически и одновременно поступает на рассмотрение одному или нескольким должностным лицам (заместителям руководителя учреждения или руководителям структурных подразделений учреждения), которые определены исполнителями (соисполнителями) указанного документа.
63. Документы сразу же после их регистрации передаются на первоначальное рассмотрение.
Руководителю учреждения или лицу, исполняющему его обязанности, на первоначальное рассмотрение передаются документы, поступившие от Секретариата Кабинета Министров Украины, Верховной Рады Украины, Администрации Президента Украины, обращение народных депутатов и поручение (письма) учреждений высшего уровня.
Заместителю руководителя учреждения согласно распределению обязанностей на первоначальное рассмотрение передаются акты органов государственной власти, органов власти Автономной Республики Крым, документы, поступившие от территориальных органов учреждения, организаций, учреждений и предприятий, относящихся к сфере управления учреждения, организационно-распорядительные и программные документы общегосударственного характера.
Первичное рассмотрение проектов актов, внесенных в учреждение на совместную разработку, других документов осуществляется руководителями самостоятельных структурных подразделений или лицами, исполняющими их обязанности, в пределах их компетенции.
64. Должностное лицо, осуществляющее первоначальное рассмотрение электронного документа, налагает на него электронную резолюцию, в которой определяет главного исполнителя, ответственного за организацию исполнения документа в учреждении, и в случае необходимости соисполнителей и срок его исполнения.
В электронной резолюции обязательно указываются все структурные подразделения, участвующие в проработке документа и согласовании проекта ответа.
Должностные лица, одновременно рассматривающие электронный документ, налагают на него электронные резолюции, в которых определяют ответственных исполнителей и в случае необходимости соисполнителей в пределах соответствующего структурного подразделения.
65. Электронная резолюция состоит из следующих реквизитов: фамилия, собственное имя исполнителя (исполнителей) в падеже падежа, содержание поручения, срок исполнения, квалифицированная электронная подпись должностного лица.
{Абзац первый пункта 65 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением КМ № 375 от 17.04.2019 }
В электронной резолюции к электронному документу, не имеющему срока исполнения, указание содержания поручения и срока исполнения не требуется.
Электронная резолюция может дополняться другими реквизитами, определяемыми инструкцией по делопроизводству учреждения.
Неконкретные (ускорить, улучшить, активизировать, обратить внимание и т.д.) электронные резолюции не допускаются.
66. Все электронные резолюции, наложенные на электронный документ, вносятся в его регистрационно-мониторинговую карту и неразрывно связаны с ней. Электронная резолюция, следствием выполнения электронной резолюции высшего уровня, дополнительно содержит логическую ссылку на соответствующую электронную резолюцию (дерево электронных резолюций).
67. На электронную резолюцию должностного лица налагается квалифицированная электронная подпись этого же должностного лица.
68. До наложения электронной резолюции устанавливаются следующие особенности:
исполнителями электронной резолюции руководителя учреждения определяются руководители структурных подразделений учреждения (при необходимости могут быть определены работники учреждения, к компетенции которых относится указанный в резолюции вопрос), о чем система электронного документооборота автоматически информирует заместителей руководителя учреждения, координирующих деятельность соответствующего структурного подразделения и в случае потребности имеют право дополнить указанную резолюцию, не изменяя сущности поручения руководителя учреждения и его главного исполнителя;
{Абзац второй пункта 68 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением КМ № 375 от 17.04.2019 }
исполнителями резолюции заместителя руководителя учреждения, государственного секретаря министерства определяются руководители подчиненных структурных подразделений учреждения, входящих в состав структурных подразделений, деятельность которых координирует соответствующий заместитель, о чем система электронного документооборота автоматически информирует руководителей соответствующих структурных подразделений;
исполнителями резолюции руководителя структурного подразделения определяются специалисты соответствующего подразделения, что система электронного документооборота автоматически информирует руководителей соответствующих подчиненных подразделений, входящих в состав этого структурного подразделения;
исполнителем резолюции руководителя учреждения, заместителя руководителя учреждения, государственного секретаря министерства может быть любой подчиненный соответствующему руководителю сотрудник учреждения, в компетенцию которого входит указанный в резолюции вопрос. Об определении резолюции исполнителя система электронного документооборота автоматически информирует руководство структурного и подчиненного подразделения данного сотрудника;
получение заместителем руководителя учреждения, руководителем структурного или подчиненного подразделения электронного сообщения о создании руководителем высшего уровня электронной резолюции не предусматривает создание соответствующим руководителем своей резолюции к этому документу, а только предусматривает ознакомление с документом;
электронной резолюцией могут быть определены главный исполнитель, соисполнители, сроки исполнения, получатели документа “к сведению”.
69. Электронные документы поступают к их исполнителям исключительно через систему электронного документооборота на основании наложенных на них электронных резолюций.
Документ, исполнителями которого являются несколько структурных подразделений (должностных лиц), поступает одновременно всем его исполнителей, определенных электронной резолюцией или перечнем рассылки, созданным регистратором или автором документа.
70. Руководители структурных подразделений учреждения прорабатывают электронные документы, полученные в результате их передачи через систему электронного документооборота по принадлежности, из наложенных на них электронных резолюций.
В случае необходимости руководитель структурного подразделения учреждения имеет право делегировать своему заместителю рассмотрение части электронных документов, поступающих на проработку в структурное подразделение.
71. Система электронного документооборота автоматически фиксирует факты передачи электронных документов исполнителям в регистрационно-мониторинговой карточке с указанием информации об исполнителях, которым передан документ.
72. Изменение главного исполнителя осуществляется в системе электронного документооборота из резолюции руководителя, который осуществлял первичное рассмотрение электронного документа.
73. Если для электронного документа не установлены сроки выполнения, а его проработка не требует подготовки проекта документа на его выполнение, ответственный исполнитель имеет право после ознакомления с документом внести в регистрационно-мониторинговую карточку информацию о способе выполнения этого документа (вопрос решен в рабочем порядке, участвовать в совещании и т.п.), закрыть его «в дело».
Если электронный документ разослан работникам учреждения для ознакомления через систему электронного документооборота учреждения, работники вносят отметку об их ознакомлении, а при рассылке для ознакомления под подпись — подтверждают наложением квалифицированной электронной подписи. В таком случае в системе электронного документооборота учреждения автоматически генерируется письмо ознакомления с документом, в котором указывается перечень должностных лиц учреждения, которым был передан соответствующий документ с указанием ознакомления, в таком формате: фамилия и собственное имя, дата поступления электронного документа, дата ознакомление (квалифицированная электронная отметка времени).
{Абзац второй пункта 73 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением КМ № 375 от 17.04.2019 }
IV. Документирование управленческой информации в электронной форме
Общие требования к созданию документов
74. Документирование управленческой информации в электронной форме состоит в создании электронных документов, в которых фиксируется информация об управленческих решениях с соблюдением установленных настоящей Инструкцией правил.
75. Реквизиты, определенные настоящей Инструкцией, вносятся в регистрационно-мониторинговую карту.
76. Организационно-распорядительные документы учреждения оформляются на бланках, создаваемых в электронной форме согласно требованиям настоящей Инструкции.
77. Бланки генерируются системой электронного документооборота учреждения в автоматическом режиме из выбранных автором проекта критериев типового бланка для выбранного вида электронного документа.
Для создания типового бланка применяются критерии: вид, тип документа, подписчик и т.д.
78. Бланки каждого вида генерируются на основе продольного размещения реквизитов.Реквизиты заголовка размещаются центрированным способом (начало и конец каждой строки реквизита одинаково удалены от границ зоны расположения реквизитов).
79. Для подготовки документов в электронной форме система электронного документооборота учреждения генерирует следующие виды бланков документов:
общий бланк для создания документов (без указания в бланке названия вида документа) (приложение 2 );
специализированный бланк для создания различных видов документов для переписки на иностранных языках ( приложение 3 );
бланк конкретного вида документа (с указанием на бланке названия вида документа) (приложение 4 ).
80. Документ при необходимости печатается вместе с бланком, сгенерированным системой электронного документооборота без применения бланков, изготовленных печатным способом.
81. Бланки документов, созданных в электронной форме, не нумеруются и не требуют учета.
Дата подписания, удостоверения и регистрации
82. Дата подписания определяется квалифицированной электронной меткой времени, связанной с квалифицированной электронной подписью.
83. Дата удостоверения определяется квалифицированной электронной меткой времени, которая неотъемлемо связана с квалифицированной электронной печатью.
84. Дата регистрации исходящего документа автоматически формируется системой электронного документооборота учреждения (веб-модулем системы взаимодействия) в регистрационно-мониторинговой карте при его подписании.
85. Обязательной датировке в регистрационно-мониторинговой карточке подлежат все служебные отметки, связанные с прохождением и исполнением документа (резолюции, отметки об исполнении документа, отправка его в дело и т.д.).
{Название подраздела раздела IV в редакции Постановления КМ № 375 от 17.04.2019 }
86. На приложениях, утверждаемых соответствующими актами (положения, инструкции, правила, порядки и т.д.), проставляется гриф утверждения в соответствии с пунктом 92настоящей Инструкции. В соответствующих пунктах распорядительной части документа делается ссылка: «прилагаемое» или «(прилагается)».
87. На приложениях к приказу, положению, правилам, инструкции и т.д. проставляется отметка в верхнем правом углу первой страницы приложения, которая включает номер приложения, заголовок нормативно-правового акта и ссылку на соответствующую структурную единицу, например:
|
Приложение 5 |
Сопроводительные материалы справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки и т.п.) к основному документу должны иметь отметку со ссылкой на этот документ, его название, например:
|
Приложение |
{Абзац второй пункта 87 с изменениями, внесенными согласно Постановлению КМ № 1087 от 28.10.2020 }
{Пункт 87 в редакции Постановления КМ № 375 от 17.04.2019 }
Регистрационный индекс документов
88. Если документ подготовлен двумя или более учреждениями, применяется регистрационный индекс главного исполнителя.
89. При визуализации документа местоположение регистрационного индекса определяется согласно форме сгенерированного бланка.
90. Во время визуализации документа система электронного документооборота учреждения воспроизводит и визуализирует вместе с документом образ штрих-кода или QR-кода (для государственной регистрации актов, проектов актов и обязательных приложений к ним, разрабатываемых органами исполнительной власти, постановлений и распоряжений Кабинета Министров Украины только QR-код), который обязательно содержит:
{Абзац первый пункта 90 с изменениями, внесенными согласно Постановлениям КМ № 375 от 17.04.2019 , № 1087 от 28.10.2020 }
дату регистрации и регистрационный индекс документа;
сокращенное наименование учреждения, реквизит подписчика (подписчиков) и дату подписания с квалифицированной электронной отметки времени (только для QR-кода);
{Абзац третий пункта 90 с изменениями, внесенными согласно Постановлению КМ № 1087 от 28.10.2020 }
данные о согласовании (только для актов).
91. При регистрации бумажных документов используется штрих-код или QR-код, а при регистрации актов – только QR-код.
92. В случае, когда электронный документ утверждается постановлением, решением, приказом, распоряжением, гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия (в именительном падеже) вида документа, которым утверждается созданный документ, с указанием даты его утверждения и номера, например:
Гриф утверждения визуализируется в верхнем правом углу первой страницы документа.
{Пункт 92 в редакции Постановления КМ № 375 от 17.04.2019 }
Данные об исполнении документов
93. Отметка об окончании исполнения документа вносится в регистрационно-мониторинговую карточку и содержит автоматически сгенерированные системой электронного документооборота слова «К делу», номер дела, а также краткие сведения о его исполнении, например:
{Пункт 93 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением КМ № 375 от 17.04.2019 }
Особенности оформления некоторых видов документов
94. Протоколы составляются в электронной форме в соответствии с инструкцией по делопроизводству учреждения или решением коллегиального органа.
95. В случае ведения аудиовизуальной фиксации заседание соответствующая запись подписывается квалифицированной электронной подписью секретаря коллегиального органа (далее — секретарь) или уполномоченного лица и прилагается к протоколу.
96. Протоколы и выписки из них удостоверяются квалифицированной электронной печатью учреждения, которое накладывает служба делопроизводства, и направляются по необходимости заинтересованным учреждениям, должностным лицам, работникам. Перечень рассылки составляет секретарь.
97. Служебное письмо в электронной форме оформляется на бланке, автоматически сгенерированном системой электронного документооборота учреждения.
98. Дата письма — дата его регистрации в службе делопроизводства.
Документы о служебных командировках
99. Для регистрации командировок ведется отдельный электронный журнал ( приложение 5 ), при внесении командировочной записи в который система электронного документооборота учреждения осуществляет автоматическое делегирование полномочий в системе от одного должностного лица к другому на время такой командировки.
Подготовка проектов электронных документов
100. За подготовленный проект электронного документа ответственен автор документа.
За организацию исполнения электронного документа отвечают лица, указанные в электронной резолюции, наложенной по результатам первоначального рассмотрения документа.
101. Подготовка проекта электронного документа осуществляется с учетом следующих требований:
проект электронного документа подготавливается автором документа в системе электронного документооборота учреждения;
в случае наличия сопроводительных материалов к проекту электронного документа они прилагаются к проекту электронного документа исключительно в электронной форме (в частности, табличные и графические материалы, фотокопии документов, загруженные в систему в файлах форматов, определенных актами законодательства);
внесение в проект электронного документа ссылки на документ(ы), для выполнения которого(ых) создан соответствующий проект;
внесение в регистрационно-мониторинговую карточку в автоматизированном режиме индекса дела по номенклатуре дел, к которой относится создаваемый электронный документ;
указание обязательного статуса назначения проекта (инициативный, информационный, промежуточный ответ, представление об изменении срока, запрос на дополнительную информацию, окончательное исполнение);
формулировка проекта доверенности к документу осуществляется в тексте документа, к которому планируется издание соответствующего поручения, в форме конкретного задания с указанием срока его выполнения и исполнителей, например: департамента обеспечения документооборота; руководителям структурных подразделений;
формирование перечня согласителей и подписчиков в регистрационно-мониторинговой карточке.
102. Имя файла исходного проекта электронного документа, сопроводительных и других материалов к нему должно иметь краткое унифицированное название, четко исходящее из принадлежности содержимого файла, например:
|
Письмо… |
Визирование и согласование проектов электронных документов
103. Согласование проекта электронного документа заключается в его визировании уполномоченными лицами, указанными в регистрационно-мониторинговой карточке, что обеспечивается системой электронного документооборота учреждения из сформированного перечня согласителей, указанных в регистрационно-мониторинговой карточке.
104. Информация о согласовании, отклонении или возврате автоматически вносится в регистрационно-мониторинговую карту.
105. Согласование и подписание проекта электронного документа производится в следующем порядке:
проект электронного документа сначала визируется его автором, руководителем подчиненного подразделения и руководителем структурного подразделения (ответственного подразделения) и уполномоченными лицами других структурных подразделений учреждения, указанными в регистрационно-мониторинговой карточке;
проект электронного документа визируется заместителем руководителя учреждения, координирующего работу структурного подразделения, ответственного за подготовку проекта электронного документа (согласование других заместителей руководителя учреждения, координирующих работу заинтересованных подразделений, не требуется);
при согласовании проектов приказов (распоряжений) в электронной форме проект приказа (распоряжения) визируется уполномоченным представителем юридической службы по результатам проведения юридической экспертизы и руководителем структурного подразделения (специалистом) по вопросам предотвращения и выявления коррупции, а также редактором;
{Абзац четвертый пункта 105 в редакции Постановления КМ № 375 от 17.04.2019 ; с изменениями, внесенными согласно Постановлению КМ № 119 от 19.02.2020 }
проект электронного документа визируется всеми должностными лицами (соглашателями), наличие визы которых предусмотрено в регистрационно-мониторинговой карточке, при этом визирование проекта электронного документа не утверждает указанный документ;
проект подписывается руководителем (подписчиком), утверждающим электронный документ.
106. Не согласованный в соответствующем порядке проект электронного документа не передается подписания (утверждения).
107. Уполномоченные лица других структурных подразделений по факту поступления в них через систему электронного документооборота учреждения проекта электронного документа участвуют в его проработке в части, касающейся их компетенции.
108. Свою позицию по обработанному проекту электронного документа уполномоченное лицо заинтересованного подразделения сообщает ответственному подразделению через систему электронного документооборота учреждения. Соответствующая позиция должна быть четко обоснованной, а в случае необходимости, изложена в тексте проекта электронного документа в режиме исправлений (в виде новой редакции его отдельных положений).
При внесении редакционных правок в проект электронного документа система электронного документооборота учреждения:
сохраняет текущую версию проекта электронного документа (без редакционных правок) со всеми наложенными на нее квалифицированными электронными подписями (подтверждаемыми) в архиве версий проекта электронного документа;
создает новую версию проекта электронного документа (без квалифицированных электронных подписей), которая становится текущей версией проекта электронного документа и сохраняет все внесенные редакционные правки.
Все версии проекта хранятся в архиве версий в регистрационно-мониторинговой карте.Редактирование версий, сохраненных в архиве регистрационно-мониторинговой карты, блокируется. Редактирование текущей версии блокируется после утверждения документа.
109. По решению руководителя учреждения, определенного в инструкции по делопроизводству учреждения, согласование проекта электронного документа (за исключением приказов руководителя учреждения) может производиться в следующем порядке:
проект электронного документа визируется его автором, после чего система электронного документооборота учреждения автоматически одновременно посылает его на ознакомление руководителю подчиненного подразделения и руководителю структурного подразделения (ответственного подразделения), заместителю руководителя учреждения, координирующему работу ответственного подразделения, и уполномоченным лицам других структурных подразделений, указанных в регистрационно-мониторинговой карте;
согласитель, указанный в регистрационно-мониторинговой карточке, в течение срока, определенного в соответствии с инструкцией по делопроизводству учреждения в зависимости от объема и/или вида документа, должен ознакомиться с проектом электронного документа и при наличии замечаний вносит их в проект электронного документа;
если согласитель в течение указанного в регистрационно-мониторинговой карточке срока не согласовал и не внес замечаний в проект электронного документа, система электронного документооборота автоматически вносит в регистрационно-мониторинговую карту информацию о согласовании этого проекта по умолчанию. Согласитель отвечает за соответствующее согласование.
{Абзац четвертый пункта 109 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением КМ № 375 от 17.04.2019 }
Автоматическое согласование электронных документов (согласование по умолчанию) не касается прохождения их юридической экспертизы.
110. При согласовании проекта электронного документа уполномоченное лицо другого структурного подразделения, указанного в регистрационно-мониторинговой карточке, визирует проект электронного документа.
111. После визирования всеми указанными в регистрационно-мониторинговой карте согласителями система электронного документооборота учреждения автоматически направляет проект электронного документа на подписание указанному в регистрационно-мониторинговой карте подписчику.
112. Юридическая экспертиза проходит в электронной форме с использованием системы электронного документооборота учреждения.
113. По результатам юридической экспертизы при наличии замечаний к проекту электронного документа уполномоченное лицо юридической службы готовит в электронной форме заключение по форме, утвержденной Минюстом.
114. Заключение вносится в систему электронного документооборота учреждения как внутренний документ, логически связанный с проектом, к которому он подготовлен, с подписью уполномоченного лица юридической службы.
115. При отсутствии замечаний к проекту электронного документа уполномоченное лицо юридической службы визирует проект электронного документа в системе электронного документооборота учреждения.
Подписание проектов электронных документов
116. Должностные лица подписчиками проектов электронных документов внутри своих полномочий.
117. Подписчиком проектов электронных документов, направляемых учреждениями, кроме Секретариата Кабинета Министров Украины, в Верховную Раду Украины, Администрацию Президента Украины, Кабинет Министров Украины, является руководитель учреждения или лицо, исполняющее его обязанности согласно распределению обязанностей, государственный секретарь министерства.
Подписчиком проектов электронных документов Секретариата Кабинета Министров Украины, которые направляются в Верховную Раду и Администрацию Президента Украины, является Государственный секретарь Кабинета Министров Украины.
Подписчиком проектов электронных документов, связанных с исполнением министрами политических функций, является соответствующий министр и первый заместитель, заместитель министра согласно определенному министром распределению обязанностей.
Подписчиком проектов электронных документов, направляемых Секретариату Кабинета Министров Украины, учреждениям высшего уровня, и поручениям учреждениям, организациям и предприятиям, относящимся к сфере управления учреждения, является руководитель учреждения или лицо, исполняющее его обязанности, заместитель министра согласно распределению обязанностей или государственный секретарь министерства.
{Абзац четвертый пункта 117 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением КМ № 375 от 17.04.2019 }
Подписчиком проектов электронных документов, направляемых учреждениям того же или низшего уровня, территориальному органу учреждения, организациям и предприятиям, относящимся к сфере управления учреждения, а также писем о разработке проектов актов является руководитель структурного подразделения учреждения согласно определенной компетенции или лицо, выполняющее его обязанности.
Подписчиком проектов докладных и служебных записок является руководитель структурного подразделения учреждения согласно определенной компетенции или лицо, исполняющее его обязанности.
{Пункт 117 дополнен новым абзацем согласно Постановлению КМ № 375 от 17.04.2019 }
Подписчики проектов электронных документов, направляемых предприятиям, учреждениям и организациям, не относящимся к государственному сектору экономики, гражданам, определяются инструкцией по делопроизводству учреждения.
118. Не допускается подписание в учреждении проектов электронных документов с обращениями непосредственно в Верховную Раду Украины, Президента Украины, Администрацию Президента Украины, Премьер-министра Украины, вице-премьер-министров Украины, Кабинет Министров Украины, Секретариат Кабинета Министров Украины, министров, минуя учреждение, к сфере управления которого оно относится, если иное не предусмотрено законодательством.
119. Реквизит подписчика состоит из наименования должности лица, подписывающего электронный документ, собственного имени и фамилии, например:
120. Проекты электронных документов подписываются, как правило, одним должностным лицом, а в случае, когда за содержание проекта электронного документа ответственны несколько человек – двумя или более должностными лицами. При этом реквизиты должностных лиц – подписчиков размещаются друг под другом согласно подчиненности лиц.Например:
|
Директор |
Собственное имя ФАМИЛИЯ |
|
|
Главный бухгалтер |
Собственное имя ФАМИЛИЯ |
|
|
или |
||
|
Председатель комиссии |
Собственное имя ФАМИЛИЯ |
|
|
Секретарь комиссии |
Собственное имя ФАМИЛИЯ |
121. В случае подписания проекта общего электронного документа несколькими лицами, занимающими одинаковые должности, их реквизиты размещаются на одном уровне, например:
122. В случае отсутствия должностного лица, реквизиты подписчика которого указаны в проекте электронного документа, автором проекта создается новый экземпляр проекта, в котором изменяются только реквизиты подписчика, после чего соответствующий экземпляр без повторного согласования вносится на подпись лицу, исполняющему его обязанности.
123. В случае, когда подписчиком электронного документа является руководитель учреждения, согласованный проект электронного документа поступает в уполномоченное лицо патронатной или другой службы или в уполномоченное лицо, организующее и обеспечивающее работу руководителя учреждения (далее — служба руководителя).
{Пункт 123 с изменениями, внесенными согласно Постановлению КМ № 375 от 17.04.2019}
124. Уполномоченное лицо службы руководителя:
проверяет проект электронного документа на предмет его соответствия требованиям подготовки соответствующих проектов;
проверяет действительность всех наложенных проект электронного документа квалифицированных электронных подписей;
определяет проект электронного документа соответствующим для передачи его на подписание руководителю учреждения и в случае определения его таким визирует проект, если это определено инструкцией по делопроизводству учреждения, и передает руководителю учреждения на подпись.
{Абзац пятый пункта 124 исключен на основании Постановления КМ № 1269 от 16.12.2020 }
125. Если руководитель учреждения или уполномоченное лицо службы руководителя вносит в проект электронного документа редакционные правки, система электронного документооборота учреждения автоматически создает новую версию проекта электронного документа, которая по решению руководителя учреждения может быть подписана без повторного согласования.
126. После автоматизированной регистрации документа в электронной форме и подписания руководителем учреждения он автоматически направляется через систему взаимодействия.
{Пункт 126 в редакции Постановлений КМ № 375 от 17.04.2019 , № 1269 от 16.12.2020 }
Подписание проекта документа заместителем руководителя учреждения, руководителем структурного подразделения
127. В случае, когда подписчиком документа является заместитель руководителя учреждения или государственный секретарь, соответствующий электронный документ после согласования в установленном инструкцией по делопроизводству учреждения порядке поступает через систему электронного документооборота учреждения к соответствующему подписчику или уполномоченному лицу, организующему и обеспечивающему его работу, а в случае когда подписчиком документа является руководитель структурного подразделения — непосредственно соответствующего подписчика.
{Пункт 127 в редакции Постановления КМ № 375 от 17.04.2019 }
128. Отклоненный подписчиком проект возвращается по системе электронного документооборота учреждения его автору с указанием мотивированной причины отклонения.
Особенности согласования проектов электронных документов в учреждении
129. Процедура согласования проекта электронного документа контролируется его автором, а в случае его отсутствия лицом, исполняющим его обязанности.
130. В случае поступления проекта электронного документа на согласование согласитель должен ознакомиться с содержанием проекта, завизировать проект электронного документа (при согласии с предлагаемой редакцией текста проекта электронного документа) или внести замечания и предложения к нему.
131. Замечания и предложения к проекту электронного документа, имеющие обобщенный (концептуальный) характер, могут излагаться в отдельном комментарии, вносимом в регистрационно-мониторинговую карточку, и подписываются квалифицированной электронной подписью лица, создавшего комментарий.
132. Замечания и предложения к проекту электронного документа вносятся в режиме редакционных правок непосредственно в текст проекта электронного документа или выделяются шрифтом или цветом, отличным от шрифта или цвета основного текста проекта электронного документа, и с указанием автора соответствующих правок (режим исправления).
133. Замечания и предложения по соответствию нормативно-правовым актам должны вноситься с указанием конкретных несоответствий, статей, пунктов и т.д. или должен предоставляться соответствующий вариант редакции текста, к которому есть замечания.
134. Согласитель визирует проект электронного документа только при отсутствии у него никаких замечаний. Согласованный проект электронного документа автоматически передается следующему согласителю согласно перечню согласителей и подписчиков, указанных в регистрационно-мониторинговой карте.
Соглашение с замечаниями не допускается кроме случаев согласования проектов актов, порядок согласования которых определен законодательством.
135. В случае внесения любых редакционных правок в проект электронного документа, система электронного документооборота учреждения автоматически отзывает его с согласования и возвращает проект электронного документа автору.
136. Автор проекта электронного документа по возвращении ему отклоненного проекта документа осуществляет его доработку, по результатам которой:
принимает (полностью или частично) предоставленные замечания, предложения, редакционные правки и посылает на повторное согласование новую версию проекта электронного документа;
мотивированно отклоняет предоставленные замечания и предложения с указанием оснований в соответствующем комментарии, вносимом в регистрационно-мониторинговую карту, с наложением квалифицированной электронной подписи автора проекта, после чего возвращает проект электронного документа на согласование в предыдущей его редакции без необходимости его перевозки согласователями, которыми проект был согласовано.
137. Согласитель, которым получен проект электронного документа, должен его согласовать или вернуть с мотивированными замечаниями и предложениями в течение сроков, определенных инструкцией по делопроизводству учреждения.
138. Если в позициях главного исполнителя и соисполнителя есть разногласия, которые не могут быть урегулированы на уровне специалистов соответствующих структурных подразделений, руководитель главного исполнителя инициирует проведение согласительных совещаний и консультаций по согласованию разногласий на уровне руководства соответствующих структурных подразделений. Результаты согласительного совещания оформляются протоколом, который готовит и вносит в систему электронного документооборота учреждения автор проекта, как логически связанный с документом, по которому созывалось согласительное совещание.
Указанный протокол визируется в системе электронного документооборота учреждения всеми участниками совещания и подписывается руководителями структурных подразделений, в которых разногласия.
Регистрационно-мониторинговая карта зарегистрированного протокола содержит ссылку на электронный документ, относительно которого он был создан.
Договоренности, достигнутые во время согласительного совещания и изложенные в его протоколе, обязательны для выполнения всеми участниками процесса согласования разногласий.
139. Проект электронного документа считается согласованным и может быть подписан только после того, как он будет завизирован всеми согласователями, указанными в регистрационно-мониторинговой карте.
140. При необходимости система электронного документооборота учреждения генерирует письмо внешнего или внутреннего согласования.
Особенности подготовки некоторых видов электронных документов
Проекты актов Кабинета Министров Украины
141. Подготовка проекта акта включает в себя разработку (соразработку), согласование и правовую экспертизу проекта в электронной форме.
Подготовка проекта акта осуществляется с использованием соответствующего модуля системы взаимодействия, кроме случаев, когда есть основания для документирования управленческой информации в бумажной форме, предусмотренные пунктом 2 настоящей Инструкции.
{Пункт 141 дополнен абзацем согласно Постановлению КМ № 1087 от 28.10.2020 }
142. В случае, когда срок подготовки проекта акта прямо не определен задачей на его подготовку, такой срок составляет до трех месяцев с даты вступления в силу соответствующего задания.
Контроль соблюдения определенных этой Инструкцией сроков подготовки проектов актов осуществляется с использованием соответствующего модуля системы взаимодействия.
{Пункт 142 в редакции Постановления КМ № 1087 от 28.10.2020 }
143. Разработчиком проекта акта определяется орган исполнительной власти, к компетенции которого относится формирование и/или реализация государственной политики в соответствующей сфере.
{Абзац второй пункта 143 исключен на основании Постановления КМ № 1087 от 28.10.2020 }
самостоятельно определяет заинтересованные органы, участвующие в разработке проекта акта или его согласовании;
{Абзац четвертый пункта 143 в редакции Постановления КМ № 1087 от 28.10.2020 }
обеспечивает внесение проекта акта и сопроводительных материалов в него в соответствующий модуль системы взаимодействия;
{Пункт 143 дополнен новым абзацем согласно Постановлению КМ № 1087 от 28.10.2020 }
является ответственным за достоверность размещенных в системе взаимодействия документов (кроме готовящих и размещающих Минюст и заинтересованные органы) и своевременную подготовку проекта акта;
{Абзац шестой пункта 143 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением КМ № 1087 от 28.10.2020 }
при необходимости может инициировать образование рабочей группы на базе своего учреждения с привлечением специалистов заинтересованных органов и независимых экспертов по соответствующим вопросам, деятельность которой регулируется инструкцией по делопроизводству учреждения — разработчика;
в случае разработки особо значимого проекта акта может обратиться в Государственный секретарь Кабинета Министров Украины с инициативой образования рабочей группы при Секретариате Кабинета Министров Украины под председательством Государственного секретаря Кабинета Министров Украины или одного из его заместителей. Деятельность такой рабочей группы регулируется инструкцией по делопроизводству Секретариата Кабинета министров Украины.
144. В случае принятия разработчиком решения о привлечении заинтересованного органа как соразработчика (далее — орган-соразработчик) разработчик не позднее чем в течение двух рабочих дней со дня вступления в силу задач на разработку проекта создает регистрационно-мониторинговую карточку проекта в системе взаимодействия и сообщает органу-соразработчику через систему взаимодействия о начале разработки проекта с указанием цели, сферы его действия, сроков разработки и контактных данных структурного подразделения, определенного ответственным за подготовку проекта от имени разработчика, и его работников, ответственных за подготовку соответствующего проекта акта.
{Абзац первый пункта 144 с изменениями, внесенными согласно Постановлению КМ № 1087 от 28.10.2020 }
{Абзац второй пункта 144 исключен на основании Постановления КМ № 1087 от 28.10.2020 }
145. Орган-соразработчик в пятидневный срок с момента получения уведомления о начале разработки проекта акта уведомляет разработчика через систему взаимодействия о согласии на соразработку, контактные данные структурного подразделения органа-соразработчика и его работников, ответственных за соразработку соответствующего проекта акта.
{Абзац первый пункта 145 с изменениями, внесенными согласно Постановлению КМ № 1087 от 28.10.2020 }
{Абзац второй пункта 145 исключен на основании Постановления КМ № 1087 от 28.10.2020 }
146. В случае непоступления в определенный срок от органа-сотрудника ответа разработчик по умолчанию признает отказ такого органа-соразработчика от участия в сотрудничестве.
147. На этапе соразработки проекта акта обмен информацией между исполнителями разработчика и органа-сотрудника осуществляется через служебную электронную почту, другие не запрещенные законодательством средства телекоммуникации (при этом руководители структурных подразделений указываются в копии письма), проведение рабочих совещаний и встреч и т.д.
{Абзац первый пункта 147 с изменениями, внесенными согласно Постановлению КМ № 1087 от 28.10.2020 }
Сотрудники органа-соразработчика имеют доступ к тексту документа, размещенного в соответствующем модуле системы взаимодействия.
{Абзац второй пункта 147 в редакции Постановления КМ № 1087 от 28.10.2020 }
Соразработка проекта акта осуществляет ответственное подразделение органа-соразработчика без привлечения на этой стадии руководства органа.
Ответственное подразделение органа-соразработчика:
может при необходимости привлекать к разработке проекта акта определенные им структурные подразделения этого же органа;
должен в течение десяти рабочих дней с момента поступления проекта акта на проработку определиться с позицией по проекту акта и представить разработчику свои замечания и предложения к нему.
Если на стадии соразработки в позициях разработчика и соразработчика возникли разногласия, разработчик организует рабочее совещание на уровне руководителей структурных подразделений и непосредственных исполнителей, ответственных за совместную разработку, по результатам которой ответственным подразделением органа-сотрудника разработчика готовится акт разногласий за подписью руководителя органа.
{Абзац седьмой пункта 147 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением КМ № 1087 от 28.10.2020 }
В акт разногласий не вносятся разногласия, которые были урегулированы или сняты во время рабочего совещания.
{Абзац восьмой пункта 147 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением КМ № 1087 от 28.10.2020 }
Все акты разногласий обязательно размещаются соответствующим органом-соразработчиком в соответствующем модуле системе взаимодействия. В случае, когда орган не разместил акт разногласий в определенный срок, считается, что замечания к проекту акта у органа-сотрудника отсутствуют.
{Абзац девятый пункта 147 в редакции Постановления КМ № 1087 от 28.10.2020 }
Решение об учете или неучтении разногласий, изложенных в актах разногласий, принимает руководитель учреждения – разработчика.
{Абзац десятый пункта 147 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением КМ № 1087 от 28.10.2020 }
148. Разработчик в течение пяти рабочих дней после завершения разработки (соразработки) проекта акта размещает доработанную версию проекта акта с необходимыми сопроводительными материалами к нему в соответствующем модуле системы взаимодействия для осуществления его согласования заинтересованными органами. Все акты разногласий должны быть доступны всем заинтересованным органам.
{Абзац первый пункта 148 в редакции Постановления КМ № 1087 от 28.10.2020 }
Размещенный в соответствующем модуле системы взаимодействия проект акта и сопроводительные материалы к нему должны быть подписаны руководителем учреждения-разработчика или исполняющим его обязанности лицом согласно процедуре, определенной настоящей Инструкцией.
{Абзац второй пункта 148 в редакции Постановления КМ № 1087 от 28.10.2020 }
Заинтересованный орган в определенный срок направляет разработчику письмо с позицией соответствующего органа в проект акта за подписью руководителя заинтересованного органа или лица, исполняющего его обязанности, согласно процедуре, определенной настоящей Инструкцией.
{Абзац третий пункта 148 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением КМ № 375 от 17.04.2019 }
149. Разработчик в течение трех рабочих дней после завершения согласования проекта акта размещает доработанную версию проекта акта с необходимыми сопроводительными материалами к нему в соответствующем модуле системы взаимодействия для проведения его правовой экспертизы Минюстом.
Размещенный в соответствующем модуле системы взаимодействия проект акта и сопроводительные материалы к нему должны быть подписаны руководителем учреждения, являющегося разработчиком соответствующего документа, или лицом, исполняющим его обязанности, согласно процедуре, определенной настоящей Инструкцией.
Заключение Минюста по результатам правовой экспертизы подписывается министром или лицом, исполняющим его обязанности, согласно процедуре, определенной настоящей Инструкцией, и размещается в соответствующем модуле системы взаимодействия.
{Пункт 149 в редакции Постановления КМ № 1087 от 28.10.2020 }
150. Проект акта, сопроводительные материалы к нему размещаются учреждениями, являющимися разработчиками соответствующих документов, в соответствующем модуле системы взаимодействия.
Указанные документы размещаются:
единовременно без права требовать их дублетного размещения другими учреждениями;
одновременно в формате PDF/A (формат спецификации PDF 1.4 ISO 19005-1:2005) и RTF с применением средств квалифицированной электронной подписи (квалифицированной электронной печати, если документ был размещен в форме фотокопии).
{Пункт 150 в редакции Постановления КМ № 1087 от 28.10.2020 }
151. Для проектов актов, разрабатываемых органами исполнительной власти, применяется единственный уникальный регистрационный номер, формируемый в соответствующем модуле системы взаимодействия.
Все проекты актов, разрабатываемых органами исполнительной власти, имеют единую порядковую нумерацию и нумеруются в порядке их размещения в соответствующем модуле системы взаимодействия в пределах календарного года.
Единственный уникальный регистрационный номер формируется в формате ХХХХХХ.ГГГГ-И,
где ХХХХХХ – шестизначный случайный уникальный код;
РРРР – последовательный нумератор в пределах текущего года;
И – идентификатор типа проекта акта (“С” – Закон, “У” – Указ, “П” – постановление, “Р” – распоряжение).
Системы электронного документооборота учреждений для проектов актов должны использовать только уникальный регистрационный номер, который загружается из системы взаимодействия при регистрации проекта акта, без права его изменения и/или модификации.
{Пункт 151 в редакции Постановления КМ № 1087 от 28.10.2020 }
Проекты приказов (распоряжений) учреждений
152. Государственный секретарь Кабинета Министров Украины, министры и государственные секретари министерств, руководители учреждений и руководители аппарата учреждения подписывают приказы (распоряжения) по основной деятельности, административно-хозяйственных вопросов (далее — акты учреждений).
Проекты приказов (распоряжений) по кадровым вопросам (личного состава) готовятся в соответствии с требованиями, определенными этой Инструкцией, и с учетом особенностей, определяемых законами и другими актами Кабинета Министров Украины.
{Абзац второй пункта 152 в редакции Постановления КМ № 128 от 19.02.2020 }
153. Проекты актов учреждений готовятся и согласовываются в электронной форме в соответствии с общими требованиями подготовки и согласования проектов электронных документов, определенных настоящей Инструкцией, на бланке, автоматически генерируемом системой электронного документооборота учреждения.
154. Перед подачей на подпись нормативно-правового акта учреждения, подлежащего государственной регистрации, автор проекта печатает его из системы электронного документооборота учреждения вместе с сгенерированным системой электронного документооборота учреждения бланком, на котором визуализируется автоматически сформированный QR-код.
{Абзац первый пункта 154 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением КМ № 375 от 17.04.2019 }
На распечатанном проекте акта учреждения требуется только проставление собственноручной визы уполномоченного представителя юридической службы, которым проведена юридическая экспертиза указанного проекта.
Особенности оформления проектов нормативно правовых актов учреждения, подлежащих государственной регистрации, определены Инструкцией по делопроизводству.
{Пункт 154 дополнен абзацем согласно Постановлению КМ № 119 от 19.02.2020 }
155. Подписание акта учреждения осуществляется в электронной и при необходимости бумажной форме. Приказы по административно хозяйственным вопросам готовятся и подписываются только в электронной форме.
{Пункт 155 в редакции Постановления КМ № 375 от 17.04.2019 }
156. Акты учреждения регистрируются в системе электронного документооборота с применением соответствующего проекта электронного документа. При этом на бумажный экземпляр соответствующего акта проставляется номер и дата регистрации, автоматически присвоенные системе электронного документооборота учреждения.
Акты учреждений нумеруются в порядке их издания в пределах календарного года; приказы (распоряжения) по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам имеют отдельную порядковую нумерацию.
157. Ознакомление работников учреждения с актом учреждения производится в электронной форме.
Факт доведения акта учреждения к сведению должностного лица учреждения осуществляется средствами системы электронного документооборота учреждения.
158. Факт ознакомления должностного лица учреждения с актом учреждения осуществляется средствами системы электронного документооборота учреждения с использованием квалифицированной электронной подписи соответствующего должностного лица.
Совместные приказы (распоряжения) учреждений
159. Порядок подготовки совместного акта нескольких учреждений определяетсяИнструкцией по делопроизводству .
Проекты актов нормативно правового характера, которые в соответствии с законодательством подлежат государственной регистрации
160. Государственная регистрация актов учреждений нормативно правового характера осуществляется в порядке, определенном Положением о государственной регистрации нормативно правовых актов министерств и других органов исполнительной власти , утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины от 28 декабря 1992 г. № 731 (ЗП Украины, 1993 г.). , № 1-2, ст.28;Официальный вестник Украины, 1998 г., № 42, ст.1551;2008 г., № 25, ст.770).
Срок между датой внешнего согласования проекта нормативно правового акта, который подлежит государственной регистрации, и датой принятия такого акта не должен превышать 60 дней.
{Пункт 160 раздела IV дополнен абзацем согласно Постановлению КМ № 799 от 09.09.2020 }
161. Государственная регистрация осуществляется в электронной форме в виде записи, внесенной в Государственный реестр нормативно-правовых актов министерств и других органов исполнительной власти и заверенного специально для этого предназначенной квалифицированной электронной печатью, которую наложило лицо, внесшее запись в указанный реестр.
V. Мониторинг за состоянием выполнения управленческих решений
162. Мониторинг выполнения управленческих решений является составной частью системы контроля в учреждении и проводится в целях надзора за исполнительской дисциплиной.
163. Мониторинг включает непрерывное наблюдение за процессом выполнения управленческих решений и выявление отклонений от сроков выполнения индикаторов.
164. Мониторинг выполнения управленческих решений осуществляется службой контроля с помощью системы мониторинга, интегрированной в систему электронного документооборота учреждения на основе данных с регистрационно-мониторинговой карты. Соответствующая система обеспечивает оперативный доступ ко всей информации о состоянии выполнения любого документа, по которому осуществляется мониторинг и методический анализ соответствующих данных.
165. Мониторинг проводится путем сбора, обработки и систематизации информации о состоянии выполнения управленческих решений по определенным индикаторам.
166. Индикаторами состояния выполнения управленческих решений является момент окончания определенных действий, например: наложение электронной резолюции, создание документа, согласование документа, подписание документа, регистрация и отправка документа и т.д.
167. Индикаторы, сроки выполнения индикаторов и другие данные, необходимые для мониторинга в учреждении, вносятся в автоматическом режиме в зависимости от выбранного статуса назначения документа и/или автоматизированном режиме в регистрационно-мониторинговую карточку службой делопроизводства во время входной регистрации документа, руководителем во время первоначального рассмотрения или автором документа при его создании.
168. Если документ содержит несколько отдельных управленческих задач, мониторинг выполнения этих заданий осуществляется на одной регистрационно-мониторинговой карточке.
169. После завершения работы над документом в регистрационно-мониторинговую карту автоматически вносится отметка о завершении его выполнения (индикатор завершения выполнения) на основании статуса назначения зарегистрированного проекта электронного документа. Отметка о завершении выполнения документа свидетельствует о том, что работа над документом окончена.
170. Мониторинг осуществляется по выполнению задач, определенных законами Украины, постановлениями Верховной Рады Украины, указами Президента Украины, актами и поручениями Президента Украины, актами Кабинета Министров Украины, поручениями Премьер-министра Украины, протоколами совещаний под председательством Премьер-министра Украины , Первого вице-премьер-министра, вице-премьер-министров, Министра Кабинета Министров, Государственного секретаря Кабинета Министров, письмами Администрации Президента Украины, Председателя Верховной Рады Украины и его заместителей (требующих предоставления ответа о результатах их рассмотрения), письмами Уполномоченного Верховной Рады Украины по правам человека, обращениями комитетов, временных специальных и временных следственных комиссий Верховной Рады Украины, депутатских фракций Верховной Рады Украины, обращениями и запросами народных депутатов Украины, письмами Счетной палаты, международными обязательствами Украины в рамках сотрудничества с Международным валютным фондом, обязательствами Украины в сферах европейской и евроатлантической интеграции, в частности, направленных на выполнениеСоглашения об ассоциации между Украиной, с одной стороны, и Европейским Союзом, Европейским сообществом по атомной энергии и их государствами-членами, с другой стороны, других международных договоров Украины по вопросам европейской интеграции и договоренностей между Украиной и ЕС, годовых национальных программ в рамках Комиссии Украина – НАТО, решений Комиссии Украина – НАТО в рамках Хартии об особом партнерстве между Украиной и Организацией Североатлантического договора и Декларации о ее дополнениях , других международных договоров между Украиной и НАТО и уполномоченными органами НАТО; миссиями ООН, ОБСЕ, Всемирным банком, Европейским банком реконструкции и развития, другими международными организациями в части целевого использования технической и донорской помощи, а также задач, определенных распорядительными документами и поручениями руководства учреждения, решениями коллегиального органа учреждения, по которым установлены сроки их выполнения.
171. Сроки выполнения внутренних документов исчисляются в календарных днях начиная с даты регистрации, а входные — с даты поступления (доставки через систему взаимодействия) или с даты следующего рабочего дня в случае поступления (доставки) документа по окончании рабочего дня, в выходные, праздничные и нерабочие дни.
Если последний день срока исполнения документа выпадает на нерабочий день, сроком исполнения документа считается первый рабочий день после наступления срока исполнения.
172. В случае изменения сроков выполнения индикатора в регистрационно-мониторинговой карте проставляется новый срок определенного индикатора и указывается причина его изменения, которые вносятся уполномоченным лицом службы контроля.
173. Проверка сроков выполнения документов проводится по всем индикаторам прохождения документа до истечения срока его выполнения (в случае отклонений исполнителю направляются предупреждения системой мониторинга с помощью электронных напоминаний, автоматически генерируемых системой электронного документооборота учреждения) в порядке, определенном инструкцией по делопроизводству учреждения.
174. Служба контроля после выполнения документа проверяет соответствие конечного результата поставленной задаче, по результату чего принимает решение о прекращении мониторинга.
Прекращение мониторинга производится только на основании указанной проверки.
175. Данные о выполнении документа и прекращении мониторинга вносятся в регистрационно-мониторинговую карту уполномоченным лицом службы контроля.
Документ может быть закрыт «к делу» только после внесенной в регистрационно-мониторинговую карточку отметки о прекращении мониторинга.
176. Днем выполнения заданий, определенных в актах органов государственной власти и поручениях высших должностных лиц, и выполнения запросов, обращений, другой корреспонденции Верховной Рады Украины считается день отправления электронного документа учреждением через систему взаимодействия, а в случаях, определенных пунктом 2настоящей Инструкции, — день регистрации документа органом, определившим соответствующее задание.
{Пункт 176 с изменениями, внесенными согласно Постановлению КМ № 375 от 17.04.2019}
Информационно-справочная работа с электронными документами
177. Информационно справочная работа с электронными документами заключается в поиске необходимых документов с использованием системы электронного документооборота учреждения.
178. Для повышения эффективности работы поисковой системы системы электронного документооборота учреждения службой делопроизводства разрабатываются следующие классификационные справочники:
классификатор вопросов деятельности учреждения;
классификатор видов документов;
классификатор корреспондентов;
классификатор результатов исполнения документов;
179. Поисковая система системы электронного документооборота учреждения должна осуществлять поиск по контексту (ключевому слову или фразе) электронного документа, виду электронного документа, его заголовку, дате принятия, номеру и дате его регистрации, его автору и т.д.
VI. Систематизация и хранение документов в делопроизводстве
180. Номенклатура дел предназначена для установления в учреждении единого порядка формирования дел для документов, созданных в электронной и бумажной формах, обеспечения их учета, оперативного поиска документов по их содержанию и виду, определения сроков хранения дел и является основой составления описаний дел постоянного и длительного (более 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
В номенклатуру дел включаются названия дел, которые формируются и отражают все этапы работы, которая документируется в учреждении, в частности, дела постоянных и временно действующих советов, комиссий, комитетов.
Сроки хранения документов (принадлежность к делу) определяются при регистрации (для входящих документов) или создании проекта документа автором согласно утвержденному Минюстом перечню типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций , с указанием сроков хранения документов
181. В учреждении составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел учреждения.
182. Номенклатура дел структурного подразделения создается в электронной форме (приложение 6 ) должностным лицом, ответственным за делопроизводство в подразделении, позже 15 ноября текущего года и согласовывается со службой делопроизводства учреждения.Визуализация номенклатуры дел структурного подразделения осуществляется по автоматически генерируемой форме, определенной Инструкцией по делопроизводству .
183. Методическая помощь в составлении номенклатуры дел предоставляется архивным подразделением учреждения.
184. Сводная номенклатура дел учреждения формируется системой электронного документооборота учреждения автоматизированном режиме ( приложение 7 ) на основе номенклатур дел структурных подразделений в электронной форме.
185. На основании сводной номенклатуры дел учреждения в электронной форме система электронного документооборота учреждения автоматически осуществляет его визуализацию по форме, определенной Инструкцией по делопроизводству , которая печатается и подается на одобрение экспертно-проверной комиссии государственного архива.
186. Сводная номенклатура дел сохраняется и используется системой электронного документооборота учреждения для автоматизации процессов формирования документов дела в учреждении.
187. Сводная номенклатура дел учреждения конце каждого года (не позднее декабря) уточняется и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
188. В системе электронного документооборота учреждения номенклатура дел представлена в форме электронной таблицы ( приложения 6 и 7 ). Графы таблицы заполняются следующим образом:
{Абзац первый пункта 188 с изменениями, внесенными согласно Постановлению КМ № 375 от 17.04.2019 }
в графе 0 (только для сводной номенклатуры дел) проставляется название структурного подразделения, к которому относятся записи о соответствующих делах;
в графе 1 проставляется индекс каждого дела;
в графу 2 включаются заголовки дел (том, части);
в графе 3, которая заполняется конце календарного года, указывается количество дел (томов, частей);
в графе 4 указываются сроки хранения дел, номера статей по перечню документов со сроками хранения;
в графе 5 делаются отметки о переходных делах; о делах, ведущихся в бумажной форме; о должностных лицах, ответственных за формирование дел; о передаче дел в архивное подразделение учреждения или других учреждений для их продолжения и т.д.
189. В конце года к номенклатуре дел структурного подразделения и сводной номенклатуре дел учреждения составляются итоговые записи в электронной форме о количестве фактически заведенных дел и подписываются ответственными лицами согласно инструкции по делопроизводству учреждения.
190. Группировка выполненных документов в электронные дела осуществляется централизованно в системе электронного документооборота учреждения в соответствии с номенклатурой дел.
191. Формирование электронных дел осуществляется в системе электронного документооборота учреждения в автоматизированном режиме из индекса электронного дела.
{Пункт 191 с изменениями, внесенными согласно Постановлению КМ № 375 от 17.04.2019}
192. Электронные документы, отнесенные к одному электронному делу, должны быть логически связаны с помощью сведений о них в системе электронного документооборота учреждения.
193. При формировании электронных дел следует соблюдать общие правила с учетом следующих требований:
группировать в электронные дела документы, исполненные в течение одного календарного года, кроме переходных электронных дел (ведутся в течение нескольких лет);
документ-ответ группируется по инициативному документу;
включать в электронные дела только оригиналы электронных документов или их экземпляры или при их отсутствии заверенные в установленном порядке копии документов, в частности электронные копии бумажных оригиналов и электронные копии электронных документов;
объем электронного дела не ограничивается количеством электронных документов;
объем электронного дела (количество документов), содержащий документы постоянного и длительного (более 10 лет) сроков хранения, должен соответствовать объему дела, сформированного из бумажных экземпляров электронного документа.
Для документов постоянного и длительного (более 10 лет) срока хранения, созданных в электронной форме, уполномоченный удостоверитель производит бумажные копии документов, которые он удостоверяет.
{Абзац седьмой пункта 193 в редакции Постановления КМ № 128 от 19.02.2020 ; с изменениями, внесенными согласно Постановлению КМ № 1269 от 16.12.2020 }
{Абзац восьмой пункта 193 исключен на основании Постановления КМ № 128 от 19.02.2020 }
Заверенные копии должны содержать список определенных Инструкцией по делопроизводству реквизитов, нанесенных с помощью QR-кода.
{Пункт 193 дополнен абзацем согласно Постановлению КМ № 1269 от 16.12.2020 }
Указанные заверенные бумажные копии электронных документов формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел для хранения, которые передаются в архивное подразделение учреждения (соответствующего государственного архива) в порядке, определенном Инструкцией по делопроизводству , для постоянного хранения.
{Пункт 193 дополнен абзацем согласно Постановлению КМ № 1269 от 16.12.2020 }
{Пункт 193 дополнен абзацем согласно Постановлению КМ № 1269 от 16.12.2020 }
{Пункт 193 в редакции Постановления КМ № 375 от 17.04.2019 }
194. Методическое руководство и надзор за формированием электронных дел в учреждении и его структурных подразделениях осуществляются службой делопроизводства и архивным подразделением учреждения.
Хранение электронных документов в учреждениях
195. В учреждении осуществляется централизованное хранение электронных документов.Документы хранятся в учреждениях их создания.
196. Документы с момента создания (поступления), а также все сведения о них до передачи их на постоянное хранение или до их уничтожения в установленном порядке хранятся в системе электронного документооборота учреждения, логически сгруппированные в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Аудиовизуальные документы (аудио- и видеозаписи) заседаний коллегиального органа, рабочей группы учреждения при их создании хранятся в системе электронного документооборота учреждения. Секретарь коллегиального органа или уполномоченное лицо рабочей группы несет ответственность за их добавление в систему электронного документооборота учреждения.
197. За доступность, целостность и воспроизводимость электронных документов и электронных дел, хранящихся в системе электронного документооборота учреждения, отвечает подразделение учреждения, на которое возложены обязанности по техническому сопровождению системы электронного документооборота учреждения.
198. Работники учреждения имеют доступ к электронным делам через систему электронного документооборота учреждения в соответствии с правами, определенными распорядительным документом учреждения.
199. Выдача электронных дел, отдельных электронных документов другим учреждениям осуществляется с разрешения руководителя учреждения или исполняющего его обязанности путем создания экземпляров или копий этих документов (электронных дел).
{Пункт 199 с изменениями, внесенными согласно Постановлению КМ № 375 от 17.04.2019}
200. В случае обращения в учреждение уполномоченного лица на основании оригинала определения следственного судьи, суда о предоставлении временного доступа к документам руководитель учреждения безотлагательно выдает поручение службе делопроизводства и структурному подразделению обеспечить исполнение определения. В пределах реализации поручения уполномоченное лицо службы делопроизводства:
создает и регистрирует копию определения следственного судьи, суда по предъявлении оригинала такого определения;
предоставляет лицу, указанному в определении, временный доступ к документам, в частности возможность ознакомления с ними, изготовление бумажных копий соответствующих электронных документов или в случае, когда в определении предусмотрено их изъятие (осуществление выемки), — создание электронных экземпляров соответствующих электронных документов;
оказывает помощь в составлении описания изъятых электронных документов (выемка которых осуществляется), которое остается в учреждении.
Об изъятии электронных документов составляется акт (протокол) в двух экземплярах, первый из которых остается в учреждении, а второй передается ответственному лицу, указанному в определении.
VII. Порядок подготовки электронных дел к передаче для архивного хранения
Экспертиза ценности документов
201. Экспертиза ценности документов в электронной форме проводится в соответствии с законодательством в сфере архивного дела и делопроизводства по тем же правилам, принципам и критериям, что и документов в бумажной форме.
Приказом (распоряжением) руководителя учреждения определяются уполномоченные удостоверители.
{Пункт 201 дополнен абзацем согласно Постановлению КМ № 1087 от 28.10.2020 }
Уполномоченным удостоверителям предоставляется право удостоверять бумажные копии электронных документов, предназначенные для дальнейшей передачи на хранение в архивное подразделение учреждения (соответствующего государственного архива).
{Пункт 201 дополнен абзацем согласно Постановлению КМ № 1087 от 28.10.2020 }
К такому приказу (распоряжения) обязательно прилагаются образцы подписей собственноручно всех уполномоченных удостоверителей и отпечатков печатей, специально предназначенных для заверения документов.
{Пункт 201 дополнен абзацем согласно Постановлению КМ № 1087 от 28.10.2020 }
Рекомендуется определять уполномоченных удостоверителей из состава постоянно действующих экспертных комиссий учреждений.
{Пункт 201 дополнен абзацем согласно Постановлению КМ № 1087 от 28.10.2020 }
Указанный приказ (распоряжение) издается в двух оригинальных экземплярах, один из которых передается в соответствующий государственный архив.
{Пункт 201 дополнен абзацем согласно Постановлению КМ № 1087 от 28.10.2020 }
202. Экспертиза ценности документов проводится в электронной форме, кроме документов, определенных абзацами вторым – пятым пункта 2 настоящей Инструкции.
203. При проведении экспертизы ценности электронных документов осуществляется отбор документов постоянного и длительного (более 10 лет) сроков хранения для предоставления доступа работникам архивного подразделения учреждения, блокирование права других работников учреждения для редактирования регистрационно-мониторинговой карты документов, которые передаются на архивное хранение, изъятие для уничтожения документов и электронных дел за прошедшие годы, сроки хранения которых истекли.
204. По результатам экспертизы ценности электронных документов в структурном подразделении учреждения лицом, ответственным за делопроизводство в подразделении, до 31 декабря следующего года в электронной форме составляются: описания электронных дел постоянного, длительного (более 10 лет) сроков хранения, а также готовятся предложения к акту об исключении для уничтожения документов, не внесенных в Национальный архивный фонд, в которые включаются электронные дела с документами в бумажной и в случае принятия соответствующего решения руководителем учреждения в электронной формах.
Описания электронных дел структурного подразделения и предложения акта об изъятии для уничтожения документов визируются составителем описания, руководителем службы делопроизводства учреждения и подписываются руководителем структурного подразделения.
205. На основании электронных описаний электронных дел структурного подразделения и предложений к акту об изъятии для уничтожения документов архивным подразделением учреждения в электронной форме после принятия в архивное подразделение учреждения документов структурных подразделений составляются электронные описания электронных дел постоянного, длительного (более 10 лет) сроков хранения ( приложение 8 ) и акт в электронной форме об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в Национальный архивный фонд ( приложение 9 ).
206. На основании составленных в электронной форме описаний дел и акта об изъятии для уничтожения документов учреждения система электронного документооборота учреждения автоматически производит их визуализацию по форме, определенной Инструкцией по делопроизводству , которая в случае необходимости может быть распечатана.
Процедура уничтожения электронных документов осуществляется только при принятии руководителем учреждения соответствующего решения и определяется инструкцией по делопроизводству учреждения.
Акт об изъятии для уничтожения документов, хранящихся в электронной форме, создается только в электронной форме.
Номер и дата акта об изъятии для уничтожения документов учреждения присваиваются системой электронного документооборота учреждения после утверждения в электронной форме.
207. В случае если для документа по результатам проведенной экспертизы ценности определен постоянный срок хранения, уполномоченным удостоверителем изготавливается бумажная копия такого удостоверяющего документа.
Заверенная копия должна содержать перечень определенных Инструкцией по делопроизводству реквизитов, нанесенных с помощью QR-кода.
Указанные заверенные бумажные копии электронных документов формируются в дела, которые передаются в архивное подразделение учреждения (соответствующего государственного архива) в порядке, определенном Инструкцией по делопроизводству, для хранения.
Создание других бумажных экземпляров электронных документов не требуется.
{Пункт 207 в редакции Постановления КМ № 1087 от 28.10.2020 }
208. Методическая помощь в составлении описаний электронных дел предоставляется архивным подразделением учреждения.
209. По результатам проведенной экспертизы ценности отобранные электронные дела постоянного и длительного (более 10 лет) сроков хранения требуют создания бумажного экземпляра электронного дела, заверенного согласно инструкции по делопроизводству учреждения.
Бумажные экземпляры электронного дела постоянного и длительного (более 10 лет) сроков хранения создают ответственные работники структурных подразделений, которые формировали соответствующие электронные дела. При реорганизации или ликвидации структурного подразделения указанные экземпляры создают ответственные лица их правопреемников.
В случае ликвидации структурного подразделения без определения правопреемника экспертиза ценности и создание указанных экземпляров осуществляется в процессе ликвидации структурного подразделения при подготовке дел подразделения для передачи в архивное подразделение учреждения. В таком случае документы временного хранения уничтожаются досрочно сразу после экспертизы ценности.
210. Подготовка к передаче в архивное подразделение учреждения бумажных экземпляров электронных дел структурными подразделениями учреждения осуществляется в соответствии сИнструкцией по делопроизводству .
211. Для подготовки электронного дела для передачи в архивное подразделение учреждения в автоматизированном режиме оформляется электронная информационная карточка архивного дела (обложка дела), содержащая следующие сведения:
наименование структурного подразделения;
заглавие электронного дела (том, части);
количество электронных документов;
электронное описание документов дела (внутреннее);
отметку о приеме-передаче электронного дела в архивное подразделение учреждения.
212. Создание обложки дела завершается визированием делопроизводителем структурного подразделения и подписанием руководителем архивного подразделения учреждения.
213. Форма обложки дела и визуализация его сведений определяется инструкцией по делопроизводству учреждения с учетом архивных правил.
Передача электронных дел в архивное подразделение учреждения
214. Передача электронных дел в архивное подразделение учреждения состоит в предоставлении доступа работникам архивного подразделения учреждения и ограничении доступа (только правом пересмотра) в электронные дела другим работникам учреждения.
215. Передача электронных дел в архивное подразделение учреждения осуществляется по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденным руководителем учреждения или его заместителем, но не ранее двух лет с даты завершения электронных дел в делопроизводстве.
Предоставление доступа работникам архивного подразделения учреждения осуществляется согласно указанному графику в автоматизированном режиме службой информационных технологий.
216. Электронные дела постоянного и длительного (более 10 лет) сроков хранения передаются в архивное подразделение учреждения по электронным описаниям в электронной форме.
217. При приеме электронных дел архивным подразделением учреждения проводится проверка электронных документов каждого дела на наличие квалифицированных электронных подписей, квалифицированных электронных меток времени и целостность данных. Проверка осуществляется в автоматизированном режиме по внутреннему описанию электронного дела.После внесения работником архивного подразделения учреждения в регистрационно-мониторинговую карту электронного дела отметки о принятии электронного дела в архивное подразделение учреждения системой электронного документооборота учреждения автоматически ограничивается другим работникам учреждения право доступа к этим электронным делам.
Если во время приема-передачи электронных дел архивное подразделение учреждения выявило недостатки, работник структурного подразделения должен принять меры по устранению таких недостатков.
{Пункт 217 в редакции Постановления КМ № 375 от 17.04.2019 }
|
Приложение 1 |
ИТОГОВЫЕ ДАННЫЕ
учета объема документооборота
за период с __.__.____ г. по __.__.____ г.
|
Документы |
Количество документов |
|||
|
всего |
из них |
|||
|
в электронной форме |
в бумажной форме |
|||
|
документов |
страниц |
|||
|
Входные |
||||
|
Выходные дни |
||||
|
Внутренние |
||||
|
Всего |
||||
{Приложение 1 с изменениями, внесенными согласно Постановлению КМ № 375 от 17.04.2019 }
|
Приложение 2 |
{ Общий бланк для создания документов }
{Приложение 2 в редакции Постановления КМ № 375 от 17.04.2019 }
|
Приложение 3 |
{ Специализированный бланк для создания различных видов документов для переписки на иностранных языках }
{Приложение 3 в редакции Постановления КМ № 375 от 17.04.2019 }
|
Приложение 4 |
{ Бланк конкретного вида документа }
{Приложение 4 в редакции Постановления КМ № 375 от 17.04.2019 }
|
Приложение 5 |
ЖУРНАЛ
регистрации командировок
|
№ |
Фамилия и собственное имя командируемого лица |
Должность |
Место командировки |
Дата и номер приказа (распоряжение) |
Дата отбытия |
Дата прибытия |
Фамилия и собственное имя замещающего лица |
{Приложение 5 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением КМ № 375 от 17.04.2019 }
|
Приложение 6 |
Примерная форма электронной таблицы номенклатуры дел структурного подразделения
{Приложение 6 в редакции Постановления КМ № 375 от 17.04.2019 }
|
Приложение 7 |
Примерная форма электронной таблицы сводной номенклатуры дел учреждения
{Приложение 7 в редакции Постановления КМ № 375 от 17.04.2019 }
|
Приложение 8 |
ПРИМЕРНАЯ ФОРМА для внесения данных описания дел в электронную таблицу системы электронного документооборота
{Приложение 8 в редакции Постановления КМ № 375 от 17.04.2019 }
|
Приложение 9 |
Примерная форма для внесения данных акта об изъятии для уничтожения документов в электронную таблицу системы электронного документооборота
{Приложение 9 в редакции Постановления КМ № 375 от 17.04.2019 }
ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в министерствах, других центральных и местных органах исполнительной власти
{В тексте Инструкции: слова «архив учреждения» во всех падежах заменены словами «архивное подразделение учреждения» в падеже; слова «имя», «Имя», «инициал», «Инициал», «инициал имени» во всех падежах заменены соответственно словами «собственное имя», «Имя собственное» в соответствующем падеже, кроме пункта 24 ; слова «отчество» исключены согласно Постановлению КМ № 375 от 17.04.2019 }
1. Настоящая Инструкция устанавливает требования по документированию управленческой информации и организации работы с документами, созданными в бумажной форме Секретариатом Кабинета Министров Украины, центральными органами исполнительной власти, их территориальными органами, Советом министров Автономной Республики Крым, местными органами исполнительной власти, предприятиями, учреждениями, организациями , относящихся к сфере управления центральных или местных органов исполнительной власти, Совета министров Автономной Республики Крым (далее – учреждения).
{Абзац первый пункта 1 в редакции Постановления КМ № 375 от 17.04.2019 }
Положения настоящей Инструкции применяются только при наличии определенных законом или актом Кабинета Министров Украины оснований, которые признаются обоснованными для создания и/или обработки учреждениями документов в бумажной форме.
2. Порядок осуществления делопроизводства в отношении документов, содержащих информацию с ограниченным доступом, по обращениям граждан, запросам на информацию определяется отдельными нормативно правовыми актами и не может регулироваться настоящей Инструкцией.
Основные полномочия структурных подразделений по делопроизводству в учреждениях осуществляются в электронной форме, с электронными носителями информации и определяются Типовой инструкцией по документированию управленческой информации в электронной форме и организации работы с электронными документами в делопроизводстве, электронного межведомственного обмена , утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины 1 г. № 55 (далее – Инструкция по делопроизводству в электронной форме).
3. {Абзац первый пункта 3 исключен на основании Постановления КМ № 375 от 17.04.2019}
7. Организация делопроизводства в бумажной форме в структурных подразделениях учреждений возлагается специально предназначенное этому лицо.
8. Документирование управленческой информации заключается в создании документов, в которых фиксируется с соблюдением установленных правил ( приложение 1 ) информация об управленческих действиях.
9. При подготовке организационно-распорядительных документов в бумажной форме работники учреждений оформляют их с учетом требований ДСТУ 4163-2003.
10. Право на создание, подписание, согласование, утверждение документов определяется актами законодательства и инструкцией по делопроизводству учреждения.
11. В учреждениях определяется совокупность документов, предусмотренных номенклатурой дел, необходимых и достаточных документирования информации об их деятельности.
По вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию различных учреждений, могут создаваться общие документы.
12. Выбор вида документа, предназначенного для документирования управленческой информации (распоряжение, постановление, решение, протокол и т.д.), определяется правовым статусом учреждения, компетенцией должностного лица и порядком принятия управленческого решения (на основании единоначалия или коллегиальности).
13. Документ должен удовлетворять положения актов органов государственной власти, органов власти Автономной Республики Крым и направляться на выполнение учреждением возложенных на нее задач и функций.
14. Классы управленческой документации определяются в соответствии сГосударственным классификатором управленческой документации ДК 010-98 (далее – ГКУД).
15. Документ должен содержать обязательные для его определенного вида реквизиты, размещаемые в установленном порядке, а именно: наименование учреждения — автора документа, название вида документа (кроме писем), дату, регистрационный индекс документа, заголовок к тексту, текст, подпись .
При подготовке и оформлении документов могут применяться не только обязательные, но и другие реквизиты, если это соответствует назначению документа или способу его обработки.
16. С целью повышения эффективности и оперативности организации работы с документами одинаковые по содержанию документы могут быть унифицированы путем разработки трафаретных текстов, которые включаются в сборник (альбома) унифицированных (типовых) форм документов учреждения.
17. Учреждения осуществляют делопроизводство на государственном языке. Документы составляются на государственном языке, кроме случаев, предусмотренных законодательством о языках в Украине.
Документы, которые направляются иностранным адресатам, оформляются государственным языком или языком государства-адресата, или одним из языков международного общения.
18. Отдельные внутренние документы (заявления, объяснительные и докладные записки и т.д.), авторами которых являются должностные и другие физические лица, разрешается оформлять рукописным способом.
19. Организационно-распорядительные документы, имеющие обоснованные основания для обработки в бумажной форме в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в электронной форме и не являющиеся экземпляром или копиями документов, созданных в электронной форме, оформляются на бланках, изготовляемых согласно требованиям настоящей Инструкции.
Для изготовления бланков используются листы бумаги формата А4 (210 х 297 миллиметров) и А5 (210 х 148 миллиметров). Разрешено использовать бланки формата А3 (297 х 420 миллиметров) для оформления документов в виде таблиц.
20. Виды бланков документов определяются Инструкцией по делопроизводству в электронной форме .
21. Учреждения могут применять бланки документов как учреждения, так и структурных подразделений, если руководитель подразделения имеет право подписывать документы в пределах его полномочий.
22. Бланки документов могут производиться в типографии на белой бумаге высокого качества красками насыщенных цветов (бумажные бланки).
23. Виды бланков в бумажной форме, изготовленные печатным способом, подлежат учету и учитываются согласно инструкции по делопроизводству учреждения.
Учет ведется по порядковым номерам, проставляемым нумератором, печатным или другим способом на нижнем поле обратной стороны или на левом поле лицевой стороны бланка.
Лица, персонально отвечающие за ведение учета, хранения и использования бланков, определяются руководителем учреждения, о чем выдается распорядительный документ.
Изготовление бланков конкретных видов документов допускается если количество зарегистрированных документов в бумажной форме такого вида в учреждении превышает 2 тыс. единиц в год. Если количество зарегистрированных документов в бумажной форме меньше 2 тыс. единиц, документ печатается из текстового редактора, в котором он создан, без применения бланков, изготовленных печатным способом.
{Абзац четвертый пункта 23 в редакции Постановления КМ № 375 от 17.04.2019 }
24. Некоторые внутренние документы (заявления работников, докладные записки, справки и т.п.) и документы, создаваемые от имени нескольких учреждений, оформляются не на бланках.
25. Изображение Государственного Герба Украины размещается на бланках документов в соответствии с постановлением Верховной Рады Украины от 19 февраля 1992 г. № 2137-XII «О Государственном гербе Украины», Герба Автономной Республики Крым — в соответствии с нормативно-правовыми актами Верховной Рады Автономной Республики Крым.
26. Изображение Государственного Герба Украины, Герба Автономной Республики Крым размещается по центру верхнего поля. Размер изображения составляет 17 миллиметров в высоту, 12 миллиметров в ширину.
27. Код учреждения проставляется согласно Единому государственному реестру предприятий и организаций Украины (ЕГРПОУ). Указанный код размещается после реквизита Справочные данные об учреждении.
28. Код унифицированной формы документа (при наличии) размещается согласно ГКУДвыше названия вида документа.
Решение о необходимости фиксирования кода унифицированной формы документа принимает руководитель учреждения отдельно по каждому виду документа.
29. Наименование учреждения — автора документа должно соответствовать наименованию, указанному в положении (уставе) о нем. Сокращенное наименование учреждения используется в случае, когда оно официально зафиксировано в указанных документах. Сокращенное наименование размещается (в скобках или без них) ниже полного наименования отдельной строкой по центру документа.
Наименование учреждения высшего уровня указывается в сокращенном виде, а при отсутствии официально определенного сокращения — полностью. На бланках учреждения, имеющего двойное или тройное подчинение, указывается наименование всех учреждений высшего уровня.
На бланке учреждения, одновременно подчиненной местной госадминистрации и министерству (другому центральному органу исполнительной власти), размещается только наименование госадминистрации.
Наименование филиала, территориального отделения, структурного подразделения учреждения указывается в случае, если они являются авторами документа и размещается ниже наименования учреждения.
30. Справочные данные об учреждении содержат почтовый адрес, номера телефонов, телефаксов, адрес электронной почты, адрес официального веб-сайта и т.д. Справочные данные размещаются ниже наименования учреждения или структурного подразделения.
Реквизиты почтового адреса указываются в последовательности: название улицы, номер дома, название населенного пункта, района, области, почтовый индекс.
31. Название вида документа (приказ, решение, докладная записка и т.д.) указывается на бланке и должно соответствовать названиям, предусмотренным ГКУД .
32. Дата документа — дата его регистрации. Дата указывается арабскими цифрами в одну строчку в следующей последовательности: число, месяц, год. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом. В случае оформления даты цифровым способом число и месяц проставляются двумя парами цифр, разделенными точкой; год – четырьмя цифрами, точка в конце не ставится. Например: 02.12.2017.
В текстах нормативно правовых актов и ссылках на них и документах, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ указания дат с проставлением нуля в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, например: 02 декабря 2017 года. Разрешается употреблять слово «год» в сокращенном варианте «р.», например: 03 декабря 2017 г.
Если документ составлен не на бланке, дата указывается ниже подписи слева. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим.
Обязательной датированию и подписанию подлежат все служебные отметки на документах, связанные с их прохождением и исполнением (резолюции, согласования, визы, отметки об исполнении документа и направлении его в дело).
На документе, выданном двумя или более учреждениями, указывается одна дата, соответствующая дате последней подписи.
33. Индексация документов состоит в присвоении им условных обозначений – индексов, предоставляемых документам при их регистрации.
Присвоение регистрационного индекса производится в автоматическом или автоматизированном режиме с помощью программно-технических средств.
Регистрационный индекс состоит из порядкового номера документа в пределах группы регистрируемых документов, который дополняется индексами, применяемыми в учреждении, в частности индексами по номенклатуре дел, структурного подразделения, корреспондентов, должностных лиц, рассматривающих или подписывающих документ, исполнителей, вопросов деятельности которых касается документ.
Составные части регистрационного индекса отделяются друг от друга правосторонней наклонной чертой. Последовательность написания составных частей регистрационного индекса может изменяться в зависимости от того, какой документ регистрируется, — входящий или созданный в учреждении, например: 845/01-10, где 845 — порядковый номер, 01-10 — индекс дела по номенклатуре.
{Абзац пятый пункта 33 исключен на основании Постановления КМ № 375 от 17.04.2019 }
Для нанесения регистрационного индекса применяется штрих-код и/или QR-код в порядке, предусмотренном Инструкцией по делопроизводству в электронной форме .
34. Ссылка в тексте документа на документ, на который дается ответ или на выполнение которого подготовлен этот документ, приводится в следующей последовательности: название вида документа, наименование учреждения — автора документа, дата и регистрационный индекс, краткое содержание документа. В случае ссылки на зарегистрированный нормативно правовой акт дополнительно указываются следующие регистрационные данные: дата государственной регистрации, номер акта согласно Государственному реестру нормативно правовых актов министерств и других органов исполнительной власти.
Ссылка в тексте документа на порядковые номера разделов, подразделов, глав, статей, пунктов и подпунктов нормативно правового акта делается цифрами; порядковые номера частей статей, абзацев и предложений – словами. Ссылка в тексте нормативно-правового акта на этот документ или его структурные единицы производится с использованием указательного местоимения «этот».
{Пункт 34 в редакции Постановления КМ № 119 от 19.02.2020 }
35. Сведения о месте составления или издания указываются на всех документах, кроме писем. Указанные сведения оформляются согласно административно-территориального раздела Украины. Если сведения о географическом местоположении входят в наименование учреждения, то этот реквизит не указывается.
36. Документы адресуются учреждению, его структурным подразделениям или конкретному должностному лицу. В случае адресования документа учреждению или его структурным подразделениям без указания должностного лица их наименования приводятся в именительном падеже, например:
Если документ направляется должностному лицу, наименование учреждения и его структурного подразделения приводятся в именительном падеже, а должность и фамилию адресата – в дательном, например:
В случае, когда документ адресуется руководителю учреждения или его заместителю, наименование учреждения входит в состав наименования должности адресата, приводимого в дающем падеже, например:
Если документ адресуется нескольким однородным по характеру деятельности учреждениям, указывается обобщенное наименование адресатов, например:
Документ не должен иметь более четырех адресатов. Слово копия перед наименованием второго — четвертого адресатов не ставится. При отправке документа более чем четырем адресатам составляется список на рассылку с указанием на каждом документе только одного адресата.
Реквизит «Адресат» может включать адрес. Порядок и форма записи сведений об адресе учреждения должны соответствовать Правилам предоставления услуг почтовой связи , утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины от 5 марта 2009 г. № 270 (Официальный вестник Украины, 2009 г., № 23, ст. 750). Полный адрес указывается при отправке документа разовым корреспондентам, например:
При отправке документа физическому лицу сначала указывается в дательном падеже собственное имя и фамилия, затем почтовый адрес, например:
В случае направления документа органам законодательной и исполнительной власти, постоянным корреспондентам их почтовый адрес на документах не указывается.
В случае, если документ адресуется конкретному лицу, в письме ниже атрибута «адресат» может приводиться личное обращение в звенье:
В случае необходимости перед словом «Господин», «Госпожа» или «Господа» может использоваться слово «Уважаемый», «Уважаемый» или «Уважаемый» соответственно, например:
{Подраздел «Адресат» раздела II в редакции Постановления КМ № 375 от 17.04.2019 }
37. Документ может быть утвержден распорядительным документом учреждения или в случаях, определенных в приложении 2 , должностным лицом (должностными лицами), к полномочиям которого (которых) относятся вопросы, указанные в таком документе.Нормативно-правовые акты (положения, инструкции, правила, порядки и т.п.) утверждаются распорядительным документом учреждения, издавшего соответствующий акт.
Документ, не являющийся экземпляром или копией документа, созданного в электронной форме, может быть утвержден конкретным должностным лицом. В таком случае гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименование должности, подписи, собственного имени и фамилии лица, утвердившего документ, дать утверждение. Например:
В случае если документ утверждается постановлением, решением, приказом, распоряжением, гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа, которым утверждается созданный документ, в именительном падеже с указанием его даты и номера. Например:
При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном уровне.
{Пункт 37 с изменениями, внесенными согласно Постановлению КМ № 375 от 17.04.2019 }
38. Резолюция является основной формой реализации управленческих поручений в письменной форме, которая предусматривает постановку конкретного задания, определение его предмета, цели, срока и ответственного за выполнение лица, изложенного в виде надписи на документе.
Резолюция имеет следующие обязательные составляющие: фамилию, собственное имя исполнителя (исполнителей) в падеже падежа, содержание поручения, срок исполнения, личную подпись руководителя, дата.
Если поручение предоставлено нескольким должностным лицам, главным исполнителем документа является первое лицо, которому предоставляется право созвать других исполнителей.
Создание неконкретных («ускорить», «улучшить», «активизировать», «обратить внимание» и т.д.) по содержанию резолюций не допускается.
На документах со сроками исполнения, не требующими дополнительных указаний, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Резолюция проставляется непосредственно на документе ниже реквизита «Адресат» параллельно основному тексту. Если места для резолюции недостаточно, ее можно проставлять на свободном от текста месте в верхней части первой страницы документа с лицевой стороны, но не на поле подшивного документа.
39. Заголовок текста (краткое содержание) документа должно содержать краткое изложение сущности документа. Заголовок к тексту документа (краткое содержание), объем которого превышает 150 знаков (пять строк), разрешается продолжать до предела правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок (краткое содержание) отвечает на вопросы «о чем?», «Кого?», «Чего?». Например: приказ (о чем?) о предоставлении отпуска; письмо (о чем?) об организации совещания, протоколе (чего?) заседании аттестационной комиссии; должностная инструкция (кого?) главного специалиста.
{Пункт 39 в редакции Постановления КМ № 375 от 17.04.2019 }
40. Отметка о контроле означает, что документ взят на контроль для обеспечения его выполнения в установленный срок.
Отметка о контроле производится путем проставления буквы «К» или слова «Контроль» (от руки или с использованием штампа) на левом поле первой страницы документа на уровне заголовка к тексту.
41. Текст документа содержит информацию, для фиксирования которой он создан.Информация в тексте документа излагается кратко, грамотно, понятно и объективно. Документ не должен содержать повторов, а также слов и оборотов, не несущих содержательной нагрузки.При составлении документов используется деловой стиль, для которого характерен нейтральный тон изложения, лишенный образности и эмоциональности.
Текст документа оформляется посредством сплошного связного текста, анкеты или таблицы или путем сочетания этих форм.
Сплошной связной текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях. Такая форма изложения текста документа используется при составлении положений, порядков, правил, распорядительных документов и писем.
Текст, как правило, состоит из вводной, мотивировочной и заключительной частей.Вводная часть содержит основание, обоснование или цель составления документа, мотивировочная – обоснование позиции учреждения, в заключительной – заключения, предложения, решения, просьбы.
Тексты сложных и крупных по объему документов (положения, правила, инструкции, обзоры, отчеты и т.п.) делятся на разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые с помощью римских или арабских цифр без/с точкой или скобкой. Абзац пункта и подпункта начинается с отступа от левого поля страницы без какой-либо отметки (дефис, точка и т.п.).Каждая структурная единица нормативно-правового акта (кроме абзаца) отделяется от предварительного пропуска строки. Определения терминов в нормативно-правовом акте приводятся в алфавитном порядке и в именительном падеже.
{Абзац пятый пункта 41 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением КМ № 119 от 19.02.2020 }
42. Форма анкеты используется при выложении в цифровом или словесном виде информации об одном объекте по определенному объему признаков. Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, по которым производится описание объекта, а переменной – конкретные характеристики.
43. Табличная форма документа используется при выложении в цифровом или словесном виде информации о нескольких объектах по ряду признаков. Заголовки граф таблицы пишутся с прописной буквы, подзаголовки – с строчной буквы. Точки в конце заголовков и подзаголовков граф не ставятся. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть изложены существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы используются только общепринятые условные обозначения и сокращения.Графики таблицы, которые размещаются на нескольких страницах, нумеруются. На второй и последующих страницах таблицы указываются номера граф, а также в правом верхнем углу — слова «Продолжение приложения».
44. Приложения к документам, кроме приложений к сопроводительным письмам, составляются с целью дополнения, разъяснения отдельных вопросов или документа в целом.
приложения, утверждаемые распорядительными документами (положения, инструкции, правила, порядки и т.п.);
В тексте основного документа делается следующая отметка о наличии приложений: «прилагаемое», «согласно приложению», «(приложение 1)», «в соответствии с приложением 2» или «(см. приложение 3)».
46. Приложения оформляются обычно на стандартных листах бумаги. На второй и следующей страницах приложения делается следующая отметка: «Продолжение приложения», «Продолжение приложения 1».
На приложениях к положениям, правилам, инструкциям и т.п. проставляется отметка в верхнем правом углу первой страницы приложения, включающая номер приложения, заголовок нормативно правового акта и ссылку на соответствующую структурную единицу. В случае дополнения нормативно правового акта, подлежащего государственной регистрации, новой структурной единицей со ссылкой на приложение или исключение из текста нормативно правового акта структурной единицы, содержащей ссылку на приложение, нумерация приложений и соответствующие ссылки на них в тексте нормативно правового акта меняются.
{Пункт 46 дополнен новым абзацем согласно Постановлению КМ № 375 от 17.04.2019 ; с изменениями, внесенными согласно Постановлению КМ № 119 от 19.02.2020 }
Страницы каждого приложения имеют нумерацию. В конце под текстом приложения проставляется черта, свидетельствующая о его окончании.
{Пункт 46 дополнен новым абзацем согласно Постановлению КМ № 375 от 17.04.2019 }
При наличии нескольких приложений на них указываются порядковые номера, например: приложение 1, приложение 2. Знак «№» перед цифровым обозначением не ставится.
Все приложения к документам визируются работником, создавшим документ, и руководителем структурного подразделения, в котором он создан.
Приложения нормативно-правового характера (положения, инструкции, правила, порядки и т.п.), утверждаемые распорядительными документами, подписываются руководителями структурных подразделений учреждения на лицевой стороне последнего листа приложения.
Если приложения отправляются с сопроводительным письмом, отметка о наличии приложений размещается после текста письма перед подписью.
Если документ имеет приложение, полное наименование которого приводится в тексте, отметка о наличии этого приложения оформляется по следующей форме:
{Абзац восьмой пункта 46 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением КМ№ 375 от 17.04.2019 }
Если документ содержит приложения, полное наименование которых в тексте не приводится, их необходимо перечислить после текста с указанием количества страниц в каждом приложении и количества их экземпляров, например:
Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложения, отметку о наличии приложения оформляют по следующей форме:
{Пункт 46 дополнен абзацем согласно Постановлению КМ № 375 от 17.04.2019 }
{Пункт 46 дополнен абзацем согласно Постановлению КМ № 375 от 17.04.2019 }
{Пункт 46 дополнен абзацем согласно Постановлению КМ № 375 от 17.04.2019 }
{Пункт 46 дополнен абзацем согласно Постановлению КМ № 375 от 17.04.2019 }
47. Если документ содержит более десяти приложений, составляется описание с указанием в документе такой отметки:
Если приложение направляется не по всем указанным в документе адресам, отметка о наличии документа оформляется по следующей форме:
48. Должностные лица подписывают документы внутри своих полномочий, определенных актами законодательства, другими нормативно-правовыми актами согласно Инструкции по делопроизводства в электронной форме и инструкции по делопроизводства учреждения.Порядок подписания документов другими лицами при отсутствии руководителя учреждения и должностных лиц, которые уполномочены их подписывать, определяется приказом (распоряжением) руководителя учреждения.
49. Подпись состоит из наименования должности лица, подписывающего документ (полного – в случае, когда документ напечатан не на бланке, сокращенного – в случае, когда документ напечатан на бланке), личной подписи, собственного имени и фамилии, например:
50. В случае отправки документа в бумажной форме одновременно нескольким учреждениям подписывается только оригинал, остающийся в деле учреждения — автора такого документа, а на места рассылаются заверенные службой делопроизводства его копии.
51. Документы подписываются, как правило, одним должностным лицом, а в случае, когда за содержание документа несут ответственность несколько лиц (акты, финансовые документы и т.п.) — двумя или более должностными лицами. При этом подписи должностных лиц размещаются друг под другом согласно подчиненности лиц. Например:
52. В случае подписания совместного документа несколькими лицами, занимающими одинаковые должности, их подписи размещаются на одном уровне и скрепляются печатями учреждений, например:
Документы коллегиальных органов подписывают председатель коллегиального органа и секретарь, например:
53. В случае отсутствия должностного лица, наименования должности, фамилия, собственное имя которой указано на проекте документа, его подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. В таком случае обязательно указываются фактическая должность, собственное имя и фамилия лица, подписавшего документ, при этом исправление вносит рукописным способом лицо, подписывающее документ. Не допускается при подписании документа ставить предлог «За» или правостороннюю наклонную черту перед наименованием должности. В случае замещения руководителя по приказу (распоряжению) к наименованию должности прилагаются символы “В. е.”.
55. В случае создания учреждением документа в бумажной форме при наличии обоснованных оснований для их дальнейшего отправления учреждениям службой делопроизводства создается в установленном порядке электронная копия бумажного оригинала соответствующего документа, которая направляется адресатам через систему электронного взаимодействия органов исполнительной власти.
56. Согласование документа в случае необходимости может производиться как в учреждении (внутреннее), так и за его пределами другими заинтересованными учреждениями (внешнее).
57. Внутреннее согласование документа оформляется путем проставления визы. Виза включает личную подпись, собственное имя и фамилию визирующего документа, дату визирования с указанием в случае необходимости наименования должности этого лица.
58. Виза проставляется на лицевой или в случае, когда места на лицевой стороне последнего листа недостаточно, на оборотной стороне последнего листа проекта документа.Визы проставляются на бумажных экземплярах документов, которые создаются при наличии оснований, которые признаются обоснованными для создания учреждением документов в бумажной форме, и остаются в учреждении.
59. Замечания и предложения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем на проекте делается соответствующая отметка:
60. Порядок визирования определяется в Инструкции по делопроизводству в электронной форме .
61. За содержание документа, визируемого несколькими лицами, такие лица отвечают в соответствии с компетенцией.
62. Внешнее согласование проектов документов, созданных в бумажной форме, оформляется путем проставления на них грифа согласования, который включает в себя слово «Соглашено», наименование должности лица и учреждения, с которым согласен проект документа, личная подпись должностного лица, скрепленный гербовой печатью, собственное имя, фамилию и дату или название документа, подтверждающего согласование, его дату и номер (индекс), например:
{Пункт 62 с изменениями, внесенными согласно Постановлению КМ № 375 от 17.04.2019 }
64. В случае, когда содержание документа касается более трех учреждений, составляется лист согласования, о чем делается отметка в документе на месте грифа согласования, например:
65. Лист согласования оформляется на лицевой и в случае необходимости обратной стороне одного листа по следующей форме:
66. Внешнее согласование по необходимости, определенной законодательством, осуществляется в следующей последовательности: учреждения одинакового уровня и другие учреждения; общественные организации; органы, осуществляющие государственный контроль в определенной сфере; учреждения высшего уровня.
Срок между датой внешнего согласования проекта нормативно правового акта, который подлежит государственной регистрации, и датой принятия такого акта не должен превышать 60 дней.
{Пункт 66 раздела II дополнен абзацем согласно Постановлению КМ № 799 от 09.09.2020 }
67. На документах, удостоверяющих права граждан и юридических лиц, на которых фиксируется факт расходования средств и проведения операций с материальными ценностями, подпись должностного (ответственного) лица скрепляется гербовой печатью учреждения.
Перечень других документов, подписи которых необходимо скреплять гербовой печатью, определяется учреждением из нормативно-правовых актов и примерного перечня документов, подписи где скрепляются гербовой печатью ( приложение 3 ).
68. Отпечаток печати, на котором указано наименование учреждения или его структурного подразделения (без изображения герба) в случае необходимости ставится на копиях документов и на размноженных экземплярах распорядительных документов.
Отпечаток печати ставится таким образом, чтобы он охватывал последние несколько букв наименования должности лица, подписавшего документ, но не подпись должностного лица, или на отдельно выделенном для этого месте с отметкой МП.
69. Приказом (распоряжением) руководителя учреждения определяется порядок использования, место хранения гербовой печати и должностное лицо, ответственное за его хранение, а также перечень лиц, подписи которых скрепляются гербовой печатью.
70. Учреждение может свидетельствовать о копиях только тех документов, которые создаются в нем, кроме случаев создания бумажных копий электронных документов, поступивших в учреждение через систему электронного взаимодействия органов исполнительной власти (далее — система взаимодействия), а также в случаях, предусмотренных настоящим пунктом.
В случае подготовки документов для предоставления органам судебной власти при решении вопросов принятия граждан на работу, обучения, удостоверения их трудовых, жилищных и других прав во взаимоотношениях с учреждением, а также при формировании личных дел работников учреждение может производить копии документов, выданных другими учреждениями (копии дипломов, свидетельств о получении образования и т.п.).
{Абзац четвертый пункта 70 исключен на основании Постановления КМ № 1269 от 16.12.2020 }
71. Надпись об удостоверении бумажной копии документа в бумажной форме состоит из слов «Согласно оригиналу», наименования должности, личной подписи лица, удостоверяющего копию, собственного имени и фамилии, даты заверения копии и проставляется ниже реквизита документа «Подпись», например:
В случаях отправки копий документов через систему электронного взаимодействия, отправки копий документов нескольким адресатам (рассылка), других случаях, предусмотренных инструкцией по делопроизводству учреждения, удостоверение бумажных копий документа в бумажной форме осуществляют согласно требованиям Инструкции по делопроизводству в электронной форме.
{Пункт 71 в редакции Постановления КМ № 375 от 17.04.2019 }
72. Надпись об удостоверении бумажной копии скрепляется печатью с указанием на ней наименования соответствующего учреждения (без изображения герба) или печатью структурного подразделения (службы делопроизводства, службы кадров, бухгалтерии и т.п.) учреждения.
73. На копиях документов в бумажной форме, в отношении которых осуществляется выемка, указывается наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, дата удостоверения и отпечаток печати службы делопроизводства, например:
{Пункт 73 в редакции Постановления КМ № 375 от 17.04.2019 }
74. На копиях исходных документов, которые остаются в делах учреждения, должны быть визы должностных лиц, с которыми они согласованы, согласно требованиям инструкции по делопроизводству учреждения.
{Пункт 74 в редакции Постановления КМ № 375 от 17.04.2019 }
76. Имя и фамилия работника, создавшего документ, и номер его служебного телефона указываются в нижнем левом углу последней страницы бумажного документа, например:
77. После завершения работы с документом проставляется отметка о его исполнении.Отметка выполнения документа свидетельствует о том, что работа над документом завершена и его можно приобщить к делу. Отметка может содержать слова «К делу», номер дела, ссылку на дату и регистрационный индекс документа, удостоверяющий его выполнение, наименование должности, подпись и дату. Если документ не требует письменного ответа, указываются краткие сведения об исполнении. Подпись и дату отметки проставляет работник, создавший документ или руководитель структурного подразделения. Указанный реквизит проставляется от руки в левом углу нижнего поля первой страницы, например:
78. Отметка о поступлении бумажного документа в учреждение проставляется от руки или с помощью штампа, автоматического нумератора или штрихкода на лицевом поле в правом углу нижнего поля первого листа оригинала документа. Элементами указанного реквизита являются сокращенное наименование учреждения — получателя документа, регистрационный индекс, дата (при необходимости час и минуты) поступления документа.
Если корреспонденция не раскрывается в соответствии с пунктом 148 настоящей Инструкции, отметка поступления документа проставляется на конвертах (упаковках).
При поступлении сброшюрованных документов вместе с сопроводительным письмом отметка ставится на сопроводительном письме.
79. Запись о государственной регистрации производится относительно нормативно-правовых актов учреждений, включенных в Единый государственный реестр нормативно-правовых актов. В приказы (распоряжения, постановления, решения) нормативно-правового характера не включаются структурные единицы, которыми утверждаются, изменяются или признаются утратившими силу документы, которые государственной регистрации не подлежат, кроме приказов (распоряжений, постановлений, решений) об утверждении форм отчетности и инструкции по их заполнению.
{Абзац первый пункта 79 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением КМ № 119 от 19.02.2020 }
{Абзац второй пункта 79 исключен на основании Постановления КМ № 119 от 19.02.2020}
В случае представления нормативно-правового акта на государственную регистрацию в электронной форме запись о государственной регистрации вносится в регистрационно-мониторинговую карточку, и может по необходимости быть визуализирован средствами системы электронного делопроизводства во время визуализации документа.
{Абзац третий пункта 79 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением КМ № 119 от 19.02.2020 }
80. Приказы (распоряжения) издаются как решения организационно-распорядительного или нормативно-правового характера. По содержанию управленческого действия приказы издаются из основной деятельности учреждения, административно-хозяйственных или кадровых вопросов.
{Пункт 80 с изменениями, внесенными согласно Постановлению КМ № 375 от 17.04.2019 }
81. Проекты приказов (распоряжений) по основной деятельности, административно-хозяйственных вопросов готовятся и представляются структурными подразделениями по поручению руководителя учреждения или по собственной инициативе.
Проекты приказов (распоряжений) по кадровым вопросам (личного состава) (о принятии на работу, увольнении, предоставлении отпуска, командировки и т.п.) готовит кадровая служба на основании решений (указаний) руководителя учреждения организационно-распорядительного или нормативно-правового характера, докладных записок руководителей структурных подразделений, конкурсных документов (протоколов и решений аттестационной или другой комиссии), заявлений работников, трудовых договоров и других документов.
82. Проекты приказов (распоряжений) по основной деятельности, административно-хозяйственных вопросов в случае их подготовки в бумажной форме и приложения к ним визируются работником, создавшим документ, руководителем структурного подразделения, в котором он создан, должностными лицами, определенными в проекте документа как исполнители содержащихся в нем задач руководителем службы делопроизводства, редактором, руководителем или должностным лицом структурного подразделения по вопросам предотвращения и выявления коррупции другими должностными лицами, которых касается документ.
{Абзац первый пункта 82 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением КМ № 119 от 19.02.2020 }
Проекты приказов (распоряжений) по кадровым вопросам (личного состава) визируются работником кадровой службы, создавшим документ, и его руководителем, а также в зависимости от видов приказов должностными лицами структурного подразделения по предотвращению и выявлению коррупции, бухгалтерской службы, другими должностными лицами, которых касается документа.
В случае необходимости проведения оценки содержания и целесообразности издания приказа (распоряжение) осуществляется внешнее согласование проекта документа с другими заинтересованными учреждениями.
83. Уполномоченным лицом юридической службы обязательно визируются проекты приказов нормативно-правового характера, как и приказы по кадровым вопросам (личного состава).
84. Если в процессе согласования в проект приказа (распоряжения) вносятся изменения, он подлежит повторному согласованию (визированию).
85. Приказы (распоряжения) подписываются руководителем учреждения или государственным секретарем министерства (руководителем аппарата учреждения) по вопросам, относящимся к его компетенции. В случае отсутствия соответствующего руководителя приказы (распоряжения) подписываются должностным лицом, исполняющим его обязанности.
{Пункт 85 с изменениями, внесенными согласно Постановлению КМ № 375 от 17.04.2019 }
86. Приказы (распоряжения, постановления, решения), являющиеся нормативно-правовыми актами, вступают в силу со дня их официального опубликования, если иное не установлено такими приказами (распоряжениями, постановлениями, решениями), но не раньше дня их официального опубликования.
87. Приказ (распоряжение) оформляется на бланке приказа (распоряжения). Содержание приказа (распоряжение) кратко излагается в заголовке, который начинается с предлога “О” и составляется с помощью глагольного существительного (“Об утверждении…”, “О введении…”, “О создании…”) или существительного (“Об итогах…”, “О мерах…”).
88. Текст приказа (распоряжения) по вопросам основной деятельности учреждения и административно-хозяйственных вопросов состоит из преамбулы и распорядительной части.
89. В преамбуле указываются основание, обоснование или цель издания приказа. Указанная часть начинается со слов «Выполнение», «С целью» и т.д. Если документ выдается на основании другого распорядительного документа, в констатирующей части (преамбуле) указывается ссылка на соответствующий документ.
Распорядительная часть начинается со слова » приказываю «, а распоряжение — «обязываю «, которое печатается жирным шрифтом, после которого ставится двоеточие.
{Абзац второй пункта 89 с изменениями, внесенными согласно Постановлению КМ № 375 от 17.04.2019 }
90. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. В каждом пункте должны быть указаны организационно-распорядительное действие (утверждение или введение в действие инструкции, положения и т.п.) или конкретное задание (поручение) со сроком его выполнения и структурные подразделения – его исполнители, например:
91. Неконкретные («ускорить», «улучшить», «активизировать», «обратить внимание» и т.п.) и неконтрольные («привести в известность», «знакомить» и т.д.) поручения в приказах не применяются.
92. После вступления в силу приказа (распоряжения) внесения изменений в него, признания его утратившим силу или его отмена осуществляется только путем издания нового приказа (распоряжения).
1) заголовок приказа начинается со слов «О внесении изменений в приказ (распоряжение)…» с указанием даты, номера, названия вида распорядительного документа, в который вносятся изменения;
“1. Внести в приказ (распоряжение) … следующие изменения:” в случае изложения изменений в тексте приказа (распоряжения);
“1. Внести в приказ (распоряжение) … прилагаемые изменения.” в случае изложения изменений в виде отдельного документа;
{Подпункт 2 пункта 93 в редакции Постановления КМ № 375 от 17.04.2019 }
в случае дополнения нормативно правового акта, подлежащего государственной регистрации, новыми структурными единицами или исключения из такого акта структурных единиц нумерация соответственно меняется. Указанное требование применяется также при внесении изменений в структурную единицу нормативно-правового акта путем замены ее несколькими структурными единицами. При внесении изменений в пункт (подпункт), который насчитывает несколько абзацев (предложений), указывается местонахождение этих изменений.Однообразные изменения по тексту нормативно-правового акта объединяются в одну структурную единицу и размещаются в конце текста;
{Подпункт 3 пункта 93 дополнен абзацем согласно Постановлению КМ № 119 от 19.02.2020 }
4) изменения вносятся в основной нормативно-правовой акт, который подлежит государственной регистрации, а не в акт о внесении изменений в него;
{Пункт 93 дополнен подпунктом 4 согласно Постановлению КМ № 119 от 19.02.2020 }
5) изменения в распорядительный документ нормативно-правового акта, подлежащего государственной регистрации, излагаются в распорядительном документе; изменения в приложение к распорядительному документу оформляются под грифом утверждение как приложение к распорядительному документу, за исключением изменений в нормативно-правовой акт, имеющих незначительный объем (как правило, к двум страницам);
{Пункт 93 дополнен подпунктом 5 согласно Постановлению КМ № 119 от 19.02.2020 }
6) при внесении изменений в несколько нормативно-правовых актов, подлежащих государственной регистрации, текст изменений приводится в хронологическом порядке принятия актов;
{Пункт 93 дополнен подпунктом 6 согласно Постановлению КМ № 119 от 19.02.2020 }
7) в случае внесения изменений в нормативно-правовой акт, подлежащий государственной регистрации, путем изложения в новой редакции в грифе утверждения делается ссылка на дату и регистрационный индекс распорядительного документа, которым был утвержден основной акт, и указываются дата и регистрационный индекс распорядительного документа, которым утверждается новая редакция нормативно правового акта. Аналогичные требования применяются для оформления отметки к приложению к распорядительному документу. В случае дополнения распорядительного документа нормативно-правового акта, подлежащего государственной регистрации, новой структурной единицей по утверждению приложения к этому распорядительному документу в грифе утверждения делается ссылка на дату и регистрационный индекс распорядительного документа, которым вносятся изменения в основной распорядительный документ;
{Пункт 93 дополнен подпунктом 7 согласно Постановлению КМ № 119 от 19.02.2020 }
8) в случае когда изменения вносятся в нормативно-правовой акт, подлежащий государственной регистрации и изложенный в новой редакции, текст структурной единицы распорядительного документа излагается с учетом того, что изменения вносятся в текст его новой редакции со ссылкой на распорядительный документ, которым утвержден первую редакцию с указанием его регистрационных данных; в скобках указывается распорядительный документ, которым утверждена новая редакция, ссылки на его регистрационные данные и предыдущие редакции нового нормативно-правового акта не производятся.
{Пункт 93 дополнен подпунктом 8 согласно Постановлению КМ № 119 от 19.02.2020 }
94. В случае издания приказа (распоряжения) о признании утратившим силу или отмене другого приказа в распорядительной части указывается пункт, который должен начинаться со слов «Признать утратившим силу…» или «Отменить …» соответственно.
Не подлежат признанию утратившими силу структурные единицы нормативно-правового акта, утвержденного распорядительным документом, и приложений к нему.
{Пункт 94 дополнен абзацем согласно Постановлению КМ № 119 от 19.02.2020 }
В связи с принятием нормативно-правового акта, подлежащего государственной регистрации, признаются утратившими силу ранее принятые нормативно-правовые акты, если они не согласуются с нормами этого акта, оказались поглощенными им или утратившими свою актуальность; перечень таких нормативно правовых актов приводится в отдельном пункте (подпункте) распорядительного документа, которым утвержден новый нормативно правовой акт, или оформляются приложением к распорядительному документу. В перечнях нормативно-правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, акты размещаются в хронологическом порядке их принятия. Вместе с нормативно-правовым актом, который признается утратившим силу, признаются утратившими силу нормативно-правовые акты, которыми в этот акт внесены изменения.
{Пункт 94 дополнен абзацем согласно Постановлению КМ № 119 от 19.02.2020 }
Не признаются утратившими силу нормативно-правовые акты с ограниченным сроком действия, срок действия которых истек. Признание нормативно-правового акта утратившим силу не возобновляет действие актов, признанных им утратившими силу. Действие отдельных структурных единиц нормативно правового акта, исключенных нормативно правовым актом, который имеет ограниченный срок действия, возобновляется по истечении срока его действия.
{Пункт 94 дополнен абзацем согласно Постановлению КМ № 119 от 19.02.2020 }
95. Контроль за выполнением заданий (поручений), указанных в приказе (распоряжении), возлагается на службу контроля.
96. Для ознакомления с приказом (распоряжением) составитель готовит и подает на регистрацию вместе с подписанным распорядительным документом перечень учреждений, структурных подразделений, должностных (служебных) лиц, которых следует ознакомить с этим документом.
97. Приказы (распоряжения) по кадровым вопросам (личному составу) оформляются посредством индивидуальных и сводных приказов (распоряжений). В индивидуальных приказах (распоряжениях) содержится информация об одном работнике (сотруднике), в сводных — о нескольких независимо от того, какие управленческие решения по ним принимаются (принятие на работу, назначение на должность, перевод на другую должность (работу), увольнение и т.д.) .
98. Содержание индивидуального приказа (распоряжения) по кадровым вопросам (личному составу) кратко излагается в заглавии, которое начинается с предлога “О” и составляется с помощью глагольного существительного, например: “О назначении…”, “О принятии… ”. В сводных приказах (распоряжениях) может применяться обобщенное заглавие, например: «О кадровых вопросах», «Об личном составе».
99. В тексте приказов (распоряжений) по кадровым вопросам (личного состава), как правило, констатирующая часть (преамбула) не указывается, кроме случаев назначения на должность или увольнения с должности руководящих работников органом высшего уровня или по иной процедуре. В таком случае в констатирующей части (преамбуле) приводится ссылка на соответствующий нормативно правовой акт органа высшего уровня в следующей последовательности: вид акта, учреждение — автор, дата, номер, полное название.
100. Распорядительная часть приказа (распоряжения) по кадровым вопросам (личному составу) начинается, как правило, с глагола в форме инфинитива «ПРИНЯТЬ», «НАЗНАЧИТЬ» » тому подобное. Далее указываются прописными буквами фамилия работника, на которого распространяется действие приказа (распоряжения), и строчными — его собственное имя и текст приказа.
При ознакомлении с приказом (распоряжением) упомянутыми в нем лицами на первом экземпляре приказа или на специальном бланке проставляются подписи с указанием даты ознакомления.
В приказе (распоряжении) о назначении или увольнении работника указывается полная дата (число, месяц, год) фактического выхода работника на работу (прекращение трудовых отношений), размеры его должностного оклада в соответствии со штатным расписанием, надбавками и доплатами.
101. В сводных приказах (распоряжениях) по кадровым вопросам (личного состава) в распорядительную часть включается информация, которая размещается в такой последовательности: принятие на работу (службу), перевод, увольнение. При этом в один сводный приказ не может включаться информация, которая согласно законодательству имеет разные сроки хранения.
102. Совместный приказ (распоряжение) учреждений одного уровня оформляется на чистых листах бумаги формата А4 (210 х 297 миллиметров). Государственный Герб Украины при оформлении таких приказов не воспроизводится. Наименования учреждений размещаются на одном уровне, а название вида документа – посередине. Дата общего приказа (распоряжение) должна быть единой, соответствовать дате последней подписи, а регистрационный индекс документа состоять из регистрационных индексов, проставляемых через правостороннюю наклонную черту в последовательности подписания приказа руководителями учреждений.Распорядительная часть начинается со слова “НАКАЗАЕМ” (“ОБЯЗАЕМ”). Подписи управляющих учреждений размещаются ниже текста на одном уровне и скрепляются гербовыми печатями этих учреждений.
Количество экземпляров общих приказов (распоряжений) должно соответствовать количеству издаваемых их учреждений.
В случае, когда общий нормативно-правовой акт, подлежащий государственной регистрации, принимается субъектами нормообразования, издающими разные виды распорядительных документов, количество распорядительных документов должно соответствовать количеству субъектов нормообразования, при этом такие распорядительные документы должны иметь одну дату, одинаковое заглавие. и одинаковую структурную единицу относительно утверждения общего нормативно-правового акта, внесения в него изменений или признания такого утратившего силу, а также одинаковое содержание нормативно-правового акта, которое этим распорядительным документом утверждено.
{Пункт 102 дополнен абзацем согласно Постановлению КМ № 119 от 19.02.2020 }
103. Механизм представления нормативно правовых актов министерств, других центральных органов исполнительной власти, а также других органов, акты которых в соответствии с законодательством подлежат государственной регистрации в Минюсте, его территориальных органах, устанавливается Положением о государственной регистрации нормативно правовых актов министерств, других органов исполнительной власти , утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины от 28 декабря 1992 г. № 731 (ЗП Украины, 1993 г., № 1-2, ст. 28; Официальный вестник Украины, 1998 г., № 42, ст. 1551; 2008 г., № 25, ст.770), и порядком представления нормативно-правовых актов на государственную регистрацию, определенным Минюстом.
104. Приказы (распоряжения) нумеруются в порядке их издания в пределах календарного года; приказы (распоряжения) по основной деятельности, административно-хозяйственных вопросов и кадровых вопросов (личного состава) имеют отдельную порядковую нумерацию.
105. Копии приказов (распоряжений) удостоверяются службой делопроизводства или кадровой службой и направляются заинтересованным учреждениям, должностным лицам, работникам в электронной форме. В случае необходимости отправка копии приказа учреждению, не являющемуся участником системы взаимодействия, ему направляется копия в бумажной форме. В таком случае составляется список рассылки (только для тех учреждений, которым направляется в бумажной форме), который подписывается работником, его составившим.
106. В протоколах фиксируется информация о ходе ведения заседаний, принятии в учреждениях решений комиссиями, коллегиями, совещательными органами, рабочими группами и т.д. Протокол составляется из записей, сделанных непосредственно во время заседаний, представленных текстов и тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и т.д.
107. Протоколы могут составляться в полной или сжатой форме. В протоколах, составленных в сжатой форме, фиксируются только принимаемые решения без хода обсуждения вопросов.
108. Протокол оформляется на официальном бланке коллегиального органа или на чистом листе бумаги формата А4 (210 х 297 миллиметров) с продольным расположением реквизитов.
109. Дата протокола — дата проведения заседания. Если заседание длилось несколько дней, через тире указываются первый и последний день заседания.
110. Номер (индекс) протокола должен соответствовать порядковому номеру заседания.Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов заседания соответствующей комиссии, коллегии, совещательного органа, рабочей группы и т.д.
111. В реквизите «место заседания» указывается название населенного пункта, в котором состоялось заседание.
112. Краткое содержание в тексте протокола должно отражать вид заседания (совещание, собрание, конференция и т.д.) или коллегиальной деятельности (комиссия, совет, коллегия, совещательный орган, рабочая группа и т.п.) и включать название вида документа.
114. Во вводной части протокола указываются фамилии и имя председателя или председательствующего, секретаря, приглашенных, а также присутствующих лиц.
В списке присутствующих указываются в алфавитном порядке сначала фамилии и имя присутствующих постоянных членов коллегиального органа, затем — приглашенных лиц с указанием должностей и в случае необходимости наименования учреждений. Если количество присутствующих превышает 15 человек, указывается их общее количество со ссылкой на прилагаемый к протоколу список.
Вводная часть включает в себя повестку дня — перечень вопросов, запланированных к рассмотрению на заседании, которые размещены в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому вопросу. Повестка дня дается в конце вводной части.
Слова «Повестка дня» печатаются от границы левого поля, после них ставится двоеточие.Каждый вопрос нумеруется арабскими цифрами и печатается из абзаца. Формирование вопросов в повестке начинается с предлога “О”.
115. Основная часть протокола состоит из разделов, которые должны соответствовать пунктам повестки дня. Разделы нумеруются арабскими цифрами и строятся по следующей схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).
Указанные слова печатаются прописными буквами без отступа от границы левого поля.После слов ставится двоеточие.
116. После слова «СЛУШАЛИ» указывается текст выступления основного докладчика.Фамилия и имя каждого докладчика печатаются из новой строки. Текст выступления излагается в третьем лице единственного числа.
117. Тексты или тезисы доклада и выступлений, оформленные как отдельные документы, в текст протокола не включаются. После сведений о докладчике ставится тире и указывается «Текст доклада (выступления) добавляется в протокол».
118. После слова «ВЫСТУПИЛИ» фиксируются выступления тех лиц, которые приняли участие в обсуждении доклада. Выступления оформляются в протоколе с указанием наименования должностей, фамилии и собственного имени выступающих в именительном падеже, а также с изложением содержания вопроса и ответов на него. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.
119. После слова «РЕШИЛИ» («ПОСТАНОВИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ») фиксируется принятое решение по рассматриваемому вопросу повестки дня. Решение должно быть конкретным и включать составляющие, отвечающие на следующие вопросы: кому, что сделать и в какой срок.
Решения, содержащие несколько вопросов, делятся на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Подпункты нумеруются цифрами с скобкой.
120. В случае, когда на заседании принимается решение об утверждении обсуждаемого на заседании документа, этот документ прилагается к протоколу и в нем делается ссылка на номер и дату протокола. При наличии других документов, рассматриваемых на заседании и факте обсуждения которых зафиксировано в тексте протокола, они нумеруются арабскими цифрами (Приложение 1, Приложение 2). В соответствующих пунктах протокола производится ссылка на эти приложения.
122. Бумажные копии протоколов или выписки из них удостоверяются печатью службы делопроизводства и направляются по необходимости заинтересованным учреждениям, должностным лицам, работникам. Список рассылки составляет и подписывает секретарь.
123. Служебные письма составляются с целью обмена информацией между учреждениями как ответы на выполнение задач, определенных в актах органов государственной власти, органов власти Автономной Республики Крым, поручениях высших должностных лиц по запросам, обращения, а также корреспонденцию Верховной Рады Украины, на выполнение поручений учреждений высшего уровня, запросы других учреждений, обращения граждан, запросы на информацию, а также как инициативные и сопроводительные письма.
124. В случае наличия оснований, которые признаются обоснованными для создания учреждением документов в бумажной форме, служебное письмо оформляется в бумажной форме на специальном для листов бланке формата A4 (210 х 297 миллиметров). Если текст письма не превышает 7 строк, используется бланк формата А5 (210 х 148 миллиметров).
125. Письмо имеет следующие реквизиты: дата, регистрационный индекс, ссылка на документ, на который дается ответ, адресат, заголовок к тексту, текст (основной реквизит служебного письма) и личное обращение (при необходимости), отметка о наличии приложений (в случае потребности), подпись, отметка об исполнителе.
{Пункт 125 с изменениями, внесенными согласно Постановлению КМ № 375 от 17.04.2019 }
128. Текст письма излагается от первого лица множественного числа с использованием слов: «просим сообщить…» «разъясняем, что…», или от третьего лица единственного — «министерство информирует…», «управление считает целесообразным ”.
Если письмо составлено на бланке должностного лица, текст излагается от первого лица единственного числа — «прошу…», «предлагаю…».
129. Служебные письма подписываются в соответствии с инструкцией по делопроизводству учреждения. Гербовой печатью удостоверяются только гарантийные письма.
130. Служебное письмо в бумажной форме визирует автор документа, руководитель структурного подразделения учреждения, в котором он создан, в случае необходимости (если в письме поднимаются важные и принципиальные вопросы) руководители заинтересованных структурных подразделений учреждения, а также заместитель руководителя учреждения, координирующий работу структурного подразделения учреждения, где создано соответствующее письмо.
131. Подготовка и оформление документов к заседаниям коллегиальных органов осуществляется с целью организационного обеспечения соответствующего органа.
132. Заседания коллегиальных органов проводятся в соответствии с утвержденными планами их работы и в случае необходимости.
В плане работы коллегиального органа указываются вопросы, которые должны рассматриваться, дата рассмотрения, фамилия, имя докладчика и наименование структурного подразделения аппарата коллегиального органа, который готовит документы для рассмотрения вопроса коллегиальным органом.
Проект плана работы коллегиального органа составляется секретарем этого органа с учетом предложений структурных подразделений аппарата этого органа.
Руководители структурных подразделений аппарата коллегиального органа представляют для включения в план работы коллегиального органа перечень вопросов, которые они считают необходимым рассмотреть его заседании. К перечню прилагается справка с обоснованием оснований для внесения вопроса на рассмотрение коллегиального органа.
Утвержденный коллегиальным органом план работы доводится до сведения членов коллегиального органа и руководителей структурных подразделений его аппарата.Дополнительные вопросы к утвержденному плану работы коллегиального органа могут быть включены по решению его председателя. Секретарь коллегиального органа информирует всех членов коллегиального органа и ответственных исполнителей о внесенных в план изменения.
133. Документы по вопросам, вносимым на рассмотрение коллегиального органа, должны подаваться не позднее пяти дней до заседания, а в случае проведения внеочередного заседания — не позднее одного дня. Указанные документы содержат:
докладную записку, адресованную коллегиальному органу (в случае необходимости), где основательно изложены вопросы с выводами и предложениями;
проект решения (распоряжения, постановления) коллегиального органа, завизированный руководителями заинтересованных структурных подразделений его аппарата, и документы к нему (аналитические справки, таблицы, диаграммы и т.д.), завизированные их руководителями, а по необходимости — проект приказа;
справку согласования проекта решения (распоряжения, постановления) с заинтересованными структурными подразделениями учреждения и случае необходимости другими учреждениями;
134. Документы, подготовленные к рассмотрению коллегиальным органом, как и один экземпляр их копий, хранятся у секретаря коллегиального органа.
135. В случае проведения закрытого заседания коллегиального органа или закрытого обсуждения отдельных вопросов, подготовка документов по соответствующим вопросам осуществляется с соблюдением порядка работы с документами, содержащими информацию с ограниченным доступом.
136. За подготовку документов на проведение заседаний коллегиального органа отвечают руководители заинтересованных структурных подразделений его аппарата.
137. Секретарь коллегиального органа осуществляет контроль за своевременным представлением документов на рассмотрение и проверяет их наличие в полном объеме и правильность оформления.
138. Результаты заседания коллегиального органа оформляются протоколом согласно требованиям, указанным в пунктах 104-120 настоящей Инструкции.
139. Решения коллегий учреждений реализуются путем издания приказов учреждений, распоряжений руководителей учреждений, которыми они вводятся в действие.
140. Выписки из протоколов оформляются на соответствующем бланке и удостоверяются печатью службы делопроизводства.
142. В случае возникновения потребности в направлении работника в командировку, не предусмотренную планом работы учреждения, руководителем структурного подразделения, в котором работает работник, готовится докладная записка на собственное имя руководителя учреждения, государственного секретаря министерства или руководителя аппарата учреждения, в котором указывается то, куда, на какой срок, с какой целью командируется работник.
Докладная записка вместе с проектом командировочного приказа передается адресату, как правило, не позднее чем за трое суток до начала командировки.
143. Для регистрации командировок ведется журнальчик, форма которого определяется отдельным нормативно-правовым актом.
144. По возвращении из командировки работник в соответствии с порядком, определенным приказом учреждения, готовит в трехдневный срок письменный отчет о командировке (выполнение задания), а также представляет отчет об использовании средств в сроки, определенные законодательством.
Отчет о командировке (выполнение задачи) и отчет об использовании средств подписываются работником, который находился в командировке, и передаются кадровой и бухгалтерской служб учреждения соответственно.
145. Документы, созданные в бумажной форме, проходят и обрабатываются в учреждении на единых организационных и правовых основах организации документооборота с документами, созданными в электронной форме, определенных Инструкцией по делопроизводству в электронной форме . При наличии оснований, которые признаются обоснованными для создания учреждением документов в бумажной форме, применяются основы организации документооборота, определенные настоящей Инструкцией.
147. Доставка документов в учреждение осуществляется через систему взаимодействия, а также может производиться с использованием средств почтовой связи, курьерской и фельдъегерской службой.
По почте и через курьерскую службу доставляется письменная корреспонденция при наличии оснований, которые признаются обоснованными для создания учреждением документов в бумажной форме, почтовые карты, бандероли, мелкие пакеты, а также периодические печатные издания.
{Абзац первый пункта 148 в редакции Постановления КМ № 375 от 17.04.2019 }
{Абзац второй пункта 148 в редакции Постановления КМ № 375 от 17.04.2019 }
Рекомендуемая специальная и корреспонденция с объявленной ценностью принимается под расписку в журнале, реестре или уведомлении о вручении.
149. При поступлении корреспонденции с отметкой «Срочно» фиксируется не только дата, но и часы и минуты доставки.
При отсутствии в учреждении системы электронного делопроизводства документы, поступившие через систему взаимодействия, печатаются и оформляются службой делопроизводства как бумажная копия электронного оригинала, заверенная печатью службы делопроизводства.
150. Конверты сохраняются и прилагаются к документам в случае, если только по конверту можно установить адрес отправителя, время отправки и получения документа или в конверте отсутствуют отдельные документы или установлено несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, а также адресные ярлыки рекомендуемых конвертов и пакетов. .
В случае отсутствия приложений, указанных в документе, или отдельных листов, а также при наличии ошибок в оформлении документа, исключающего его исполнение (отсутствие подписи, оттиска печати, грифа утверждения и т.п.), документ не регистрируется и возвращается отправителю с указанием причины возврата или ему сообщается о возврате документа по телефону.
{Абзац второй пункта 150 в редакции Постановления КМ № 375 от 17.04.2019 }
В случае отсутствия, нецелостности вложений вследствие повреждения конверта, упаковки, что привело к невозможности прочтения текста документа, составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется корреспонденту, а другой хранится в службе делопроизводства.
151. Документ возвращается отправителю без рассмотрения в случае его поступления не по адресу, поступления бумажного экземпляра документа, уже поступившего в электронной форме через систему взаимодействия, или поступления документа в бумажной форме без имеющихся на то оснований, которые признаются обоснованными для создания учреждением документов в бумажной форме.
требует ли рассмотрение руководством учреждения или передачи после регистрации в структурное подразделение или структурные подразделения в соответствии с функциональным распределением обязанностей в учреждении;
{Пункт 154 в редакции Постановления КМ № 375 от 17.04.2019 }
155. На стадии предварительного рассмотрения осуществляется отбор документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства, а также передаваемых для специального учета структурным подразделениям, определенным в приложении 4 .
156. Регистрация документов всех категорий заключается в создании записи учетных данных о документе и оформлении регистрационно-мониторинговой карты в электронной форме в системе электронного делопроизводства с указанием обязательных реквизитов, посредством которых фиксируется факт создания, отправки или получения документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующим внесением в регистрационно-мониторинговую карточку необходимых сведений.
{Абзац первый пункта 156 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением КМ№ 375 от 17.04.2019 }
В веб-модули системы взаимодействия дополнительно регистрируются только документы, поступившие или отправляемые через систему взаимодействия.
{Пункт 156 дополнен новым абзацем согласно Постановлению КМ № 375 от 17.04.2019 }
В случае необходимости перечень обязательных реквизитов регистрационно-мониторинговой карты может быть дополнен. Порядок размещения реквизитов в регистрационно-мониторинговой карте определяется инструкцией по делопроизводству учреждения.
Регистрация документов производится с целью обеспечения их учета, мониторинга состояния исполнения и оперативного использования имеющейся в документах информации.
Место регистрации отдельных групп специализированных документов (приказы (распоряжения), договоры, отчеты, прейскуранты, заявления и т.д.) определяется инструкцией по делопроизводству учреждения.
158. Документы регистрируются только один раз: входящие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения.
159. В случае передачи зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое новый регистрационный индекс на документе не проставляется.
160. Документы регистрируются по группам в зависимости от названия вида, автора и содержания документов. Например, отдельно регистрируются:
акты органов государственной власти, органов власти Автономной Республики Крым и поручения высших должностных лиц, запросы, обращения, а также корреспонденция Верховной Рады Украины, поступившая в учреждение;
приказы (распоряжения) по кадровым вопросам (личному составу) (в соответствии с их видами и сроками хранения);
161. Регистрация документа осуществляется с использованием системы электронного делопроизводства учреждения ( приложения 5 и 6 ) или в случае его отсутствия:
докладные и служебные записки, специализированные документы – с применением прикладного программного обеспечения.
Журнальная (бумажная) или карточная форма регистрации допускается только в условиях и в течение срока действия военного или чрезвычайного положения на территории, где находится учреждение.
162. В случае применения системы электронного делопроизводства учреждения формируется единая централизованная база регистрационных данных учреждения, обеспечивающая работников информацией обо всех документах учреждения и их местонахождении.
163. Для обеспечения своевременного исполнения документов служба делопроизводства разрабатывает графики передачи корреспонденции руководству учреждения и структурным подразделениям.
164. Зарегистрированные документы передаются на рассмотрение руководства учреждения в день их поступления или на следующий рабочий день в случае их поступления после 17 часов. Акты органов государственной власти, органов власти Автономной Республики Крым, поручения высших должностных лиц, запросы и обращения народных депутатов, а также корреспонденция Верховной Рады Украины, Администрации Президента Украины, Кабинета Министров Украины, корреспонденция, поступающая от учреждений высшего уровня, передаются на рассмотрение безотлагательно .
{Пункт 164 с изменениями, внесенными согласно Постановлению КМ № 375 от 17.04.2019 }
165. Документы, рассмотренные руководством учреждения, возвращаются с соответствующей резолюцией службе делопроизводства, осуществляющей передачу документов на исполнение.
166. Документ, исполнителями которого несколько структурных подразделений, передается исполнителям одновременно в виде копий с передачей оригинала главному исполнителю, определенном в резолюции первым.
167. Факт передачи документов исполнителям фиксируется путем проставления соответствующей отметки в регистрационно-мониторинговой карточке с указанием информации об исполнителях, которым передан бумажный оригинал документа и его копии.
168. Передача документа из одного структурного подразделения в другое в обязательном порядке осуществляется через службу делопроизводства, которая делает соответствующую отметку в регистрационно-мониторинговой карточке. Документы, исполнение которых находится на контроле, передаются в другие структурные подразделения или другие исполнители только с уведомлением об этом службе контроля.
169. Передача документов в пределах структурного подразделения осуществляется через лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении (секретаре).
170. Ответственность за исполнение документа несут лица, указанные в распорядительном документе, резолюции руководителя учреждения и работники, которым непосредственно поручено его исполнение.
Главный исполнитель организует работу соисполнителей, в частности, определяет сроки представления ими предложений, порядок согласования и подготовки проекта документа.
Соисполнители отвечают за подготовку на должном уровне и своевременное представление главному исполнителю предложений. В случае несвоевременного представления предложений соисполнителями главный исполнитель информирует об этом руководителя, который дал поручение.
171. Выполнение документа предусматривает сбор и проработку необходимой информации, подготовку проекта ответа на документ или новый документ, его оформление, согласование, представление для подписания (утверждения) соответствующему руководителю.
172. Перед представлением проекта документа на подпись соответствующему руководителю автор документа обязан проверить правильность его составления и оформления, ссылки на нормативно правовые акты, уточнить цифровые данные, наличие необходимых виз и приложений.
173. Документ подается на подпись вместе с документами, во исполнение или на основании которых он составлен.
174. Если документ направляется в несколько учреждений, не являющихся пользователями системы взаимодействия, после его регистрации служба делопроизводства организует изготовление необходимого количества экземпляров.
175. Автор документа при отпуске, командировке, увольнении обязан передать другому работнику согласно действующему распределению все неисполненные документы и проинформировать службу контроля о передаче документов, исполнение которых находится на контроле.
176. Основные принципы проведения мониторинга выполнения документов определяютсяИнструкцией по делопроизводству в электронной форме .
177. В структурных подразделениях непосредственный контроль за исполнением документов осуществляет лицо, ответственное за делопроизводство.
178. Срок исполнения документа может устанавливаться в нормативно правовом акте, распорядительном документе или резолюции руководителя учреждения, государственного секретаря министерства или руководителя аппарата учреждения.
Типовые сроки исполнения документов устанавливаются законодательством. Сроки выполнения основных документов приводятся в приложении 7 .
Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем учреждения, государственным секретарем или руководителем аппарата учреждения.
180. Документы, в которых срок выполнения не указан, которые не являются документами информационного характера или не содержат контрольных задач, должны быть выполнены не позднее 30 дней с момента регистрации документа в учреждении, в которое поступил документ.
181. Если задача требует срочного выполнения, в тексте задачи обязательно указывается конкретный конечный срок выполнения.
182. Соисполнители обязаны подавать предложения главному исполнителю в течение первой половины срока, отведенного для выполнения поручения, задания.
183. В случае необходимости индивидуальный срок выполнения документа может быть продлен по обоснованной просьбой исполнителя, которая подается без согласования с другими структурными подразделениями непосредственно должностному лицу, установившему срок.Соответствующая просьба подается не позднее чем за три рабочих дня до истечения установленного срока.
184. Предложение о продлении срока выполнения задач, определенных Верховной Радой Украины или Президентом Украины, направленным Кабинетом Министров Украины, представляется Секретариату Кабинета Министров Украины ответственным за выполнение учреждением вместе с проектом письма, адресованного соответственно руководителю Аппарата Верховной Рады Украины или Главе Администрации Президента Украины, за семь дней до истечения установленного срока.
185. Непосредственный мониторинг выполнения документа проводится из резолюции руководителя учреждения, государственного секретаря министерства или руководителя аппарата учреждения.
186. Регистрационно-мониторинговые карточки документов, по выполнению которых проводится мониторинг, для удобства могут группироваться по срокам (приближению сроков) выполнения документов, исполнителям, корреспондентам или группам (приказы по основной деятельности, приказы по административно-хозяйственным вопросам, поручения высших органов власти, поручения руководителя учреждения и т.п.).
187. На один документ может быть заведена только одна регистрационно-мониторинговая карта независимо от количества исполнителей или сроков выполнения отдельных заданий, указанных в документе.
188. Данные о ходе выполнения документа могут вноситься в регистрационно-мониторинговую карту на основании их запроса по телефону или при проверке работы структурного подразделения — исполнителя.
189. По запросу структурного подразделения служба контроля предоставляет информацию о документах, исполнителем которых является соответствующее подразделение, по которым проводится мониторинг.
190. Информация о состоянии выполнения взятых на контроль документов обобщается по состоянию на первое число каждого месяца и представляется руководству учреждения (приложение 8 ).
191. Принципы проведения информационно-справочной работы с документами определяются Инструкцией по делопроизводству в электронной форме .
192. Исходные документы в бумажной форме, созданные в учреждении в случае наличия оснований, которые признаются обоснованными для создания документов в бумажной форме, направляются адресатам с использованием средств почтовой связи, электросвязи, а также доставляются курьерской, фельдъегерской. службой.
193. Обработка документов для отправки средствами почтовой связи осуществляется службой делопроизводства учреждения в соответствии с Правилами предоставления услуг почтовой связи .
194. Исходные документы обрабатываются и направляются централизованно в день их поступления от структурных подразделений — исполнителей или позже следующего рабочего дня.
дублетная отправка экземпляра, в том числе оригинального, документа в бумажной форме, если его экземпляр или копия уже отправлены в электронной форме через систему взаимодействия.
196. При приеме от исполнителей исходных документов работники службы делопроизводства обязаны проверить:
наличие виз на бумажном экземпляре исходного документа (при необходимости его создания), остающегося по делам учреждения.
197. На оригиналах документов, подлежащих возврату, на верхнем правом поле первой страницы ставится штамп «Подлежит возврату».
198. Документы, присылаемые одновременно одному и тому же адресату, вкладываются в один конверт (упаковка). На конверте проставляются регистрационные индексы всех документов, содержащихся в конверте.
200. Документы, доставляемые фельдъегерской службой, передаются адресатам под расписку в соответствующей книге.
201. Отправка или замена присланного ранее документа производятся по указанию должностного лица, подписавшего документ, или руководителя службы делопроизводства. В таком случае в документе указывается, что он является отправкой или отправляется на замену ранее отправленному.
202. Часы приема службой делопроизводства исходных документов, других почтовых отправлений от исполнителей определяются инструкцией по делопроизводству учреждения.
203. Основные принципы составления номенклатуры дел, формирование дел и хранения документов в учреждениях определяются Инструкцией по делопроизводству в электронной форме .
Настоящей Инструкцией определяются отдельные особенности систематизации и хранения документов в бумажной форме, которые применяются при наличии оснований, которые признаются обоснованными для создания учреждением документов в бумажной форме.
204. Номенклатура дел — это обязательный для каждого учреждения систематизированный перечень названий (заголовков) дел, формируемых в его делопроизводстве, с указанием сроков хранения соответствующих дел ( приложения 9 и 10 ).
205. Сводная номенклатура дел учреждения составляется в четырех экземплярах, каждом из которых должен быть заполнен гриф согласования с соответствующим государственным архивом. Первый (неприкосновенный) экземпляр сводной номенклатуры дел хранится в службе делопроизводства, второй – используется службой делопроизводства как рабочий, третий – передается в архивное подразделение учреждения для осуществления контроля за формированием дел в структурных подразделениях, четвертый – направляется в государственный архив.
206. Структурные подразделения учреждения получают выписки из соответствующих разделов утвержденной сводной номенклатуры дел к использованию в работе.
В графе 1 проставляется индекс каждого дела. Индекс дела структурного подразделения состоит из индекса структурного подразделения учреждения (по штатному расписанию или классификатором структурных подразделений) и порядкового номера дела внутри подразделения. Например: 06-12, где 06 – индекс самостоятельного отдела, 12 – порядковый номер дела, или 04.1-07, где 04.1 – индекс отдела в составе управления, 07 – порядковый номер дела.
Не разрешается употребление в заголовках дел неконкретных формулировок («различные материалы», «общая переписка», «входная корреспонденция», «исходная корреспонденция» и т.д.), а также вставных слов и сложных синтаксических оборотов.
При формулировании заголовков дел учитываются такие признаки формирования дел, как номинальное, авторское, корреспондентское, предметно-вопросительное, хронологическое, географическое.
Заголовок дела состоит из элементов, которые размещаются в такой последовательности: название вида дела (переписка, журнал, книга и т.д.) или вида документов по делу (приказы, протоколы, акты и т.п.); автор документов (наименование учреждения, структурного подразделения); корреспондент или адресат (наименование учреждения, в которое адресованы или от которого поступили документы); краткое содержание документов дела (вопрос, из которого формируется дело); название региона (территории), с которым связано содержание документа; дата (период), к которой относятся документы дела; указания на наличие копий документов по делу (при необходимости).
В заголовках личных (персональных) и других дел, содержащих документы по одному вопросу, связанные последовательностью ведения процедур делопроизводства, используется термин «дело», например: «Личное дело», «Персональное дело».
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, не связанные последовательностью ведения процедур делопроизводства, употребляется термин «документы», а после него в скобках указываются основные виды документов дела, например: «Документы (планы, анкеты, справки) о проведении обзора состояния делопроизводства и архивного дела в вузах”.
Термин «документы» употребляется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к любому нормативно-правовому акту или распорядительному документу учреждения.
В заголовках дел, предназначенных для группирования документов одного вида, указывается вид документа во множественном числе и автор документов, например: «Протоколы заседаний коллегии Государственной архивной службы».
В заголовках дел, содержащих переписку, указываются корреспондент и краткое содержание документов, например: «Переписка с Министерством финансов об утверждении и изменении штатного расписания».
В заглавиях дел, содержащих переписку с корреспондентами, однородными по характеру деятельности, такие корреспонденты не перечисляются, а указывается их обобщенное наименование, например: «Переписка с органами местного самоуправления по обеспечению социальной защиты населения».
В заглавиях дел, содержащих переписку с разными корреспондентами, такие корреспонденты не указываются, например: «Письмо об организации семинара по повышению квалификации работников кадровых служб».
В заголовках дел, содержащих планово-отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, полугодие, год), в котором планируется создание документов или период их фактического исполнения, например:
Если дело состоит из нескольких томов, то формулируется общее заглавие дела с указанием номера тома.
При размещении заголовков дел в номенклатуре учитывается важность документов, включенных в дело, их взаимосвязи и сроки хранения. В начале размещаются заголовки дел по документам, поступившим от органов высшего уровня, далее — по организационно-распорядительной документации, планово-отчетной документации, переписке, учетно-справочным видам документов.
В графе 4 номенклатуры указываются сроки хранения, номера статей по перечню документов со сроками хранения.
В графе 5 производятся отметки о переходных делах; о форме создания документов дела (электронное, бумажное, смешанное); о должностных лицах, ответственных за формирование дел; о передаче дел в архивное подразделение учреждения или другие учреждения для их продолжения и т.д.
208. Формирование дел – это группировка выполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел.
209. При формировании дел не допускается включение в дела черновых, личных документов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату. Документы постоянного и временного хранения группируются по делам отдельно. По объему дело в бумажной форме не должно превышать 250 страниц (30-40 миллиметров толщиной).
211. Положения, правила, инструкции и т.д., утвержденные распорядительными документами, группируются вместе с указанными документами.
212. Приказы (распоряжения) по вопросам основной деятельности учреждения, по административно-хозяйственным вопросам, по кадровым вопросам (личному составу) группируются по разным делам. Приказы по кадровым вопросам (личному составу) группируются в соответствии с их видами и сроками хранения.
214. Протоколы заседаний коллегиальных органов группируются по делам в хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседаниям указанных органов систематизируются по датам и номерам протоколов, а внутри группы документов, касающихся одного протокола, — по повестке дня заседания.
215. Поручения учреждений высшего уровня и документы, связанные с их выполнением, группируются по делам по направлениям деятельности учреждения или по авторам инициативных документов. В деле документы систематизируются по дате поручений.
217. Переписка группируется по содержанию и корреспондентскому признаку и систематизируется в хронологическом порядке: документ-ответ размещается по документу-запросу.
219. Расчетно-платежные ведомости (личные счета) работников учреждения систематизируются в пределах года по фамилиям в алфавитном порядке, а сведения о выплате денег (сведения о начислении заработной платы) должны быть сформированы ежемесячно за календарный год.
220. Методическое руководство и контроль за формированием дел в учреждении и его структурных подразделениях осуществляются службой делопроизводства и архивным подразделением учреждения.
221. Документы с момента создания (поступления) и до передачи в архивное подразделение учреждения хранятся по месту их создания. Нормативно-правовые акты сохраняются по месту их издания, а документы по их разработке, согласованию и т.п. – по месту создания.
223. Дела хранятся в специальной комнате в вертикальном положении в закрываемых шкафах. Для повышения оперативности поиска документов дела размещаются в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
224. Фонограммы заседаний коллегиального органа хранятся у его секретаря. На носителе фонограммы (ее упаковке) делается отметка о дате заседания и времени записи. Секретарь коллегиального органа несет ответственность за их хранение.
225. Выдача дел, составленных из документов в бумажной форме, во временное пользование работникам структурных подразделений учреждения осуществляется с разрешения руководителя службы делопроизводства, другим учреждениям – с письменного разрешения руководителя учреждения. На выданное дело составляется карточка-заменитель. В карточке указываются индекс дела, заголовок дела, дата его выдачи, лицо, которому дело выдано, дата его возвращения, подписи лиц, выдавших и принявших дело.
227. Удаление документов из дела постоянного хранения запрещается. В исключительных случаях изъятие документов допускается с разрешения руководителя учреждения с обязательным уходом по делу заверенных должным образом копий.
228. Основные принципы проведения экспертизы ценности, составление описаний дел, оформление дел и передачи дел в архивное подразделение учреждения определяютсяИнструкцией по делопроизводству в электронной форме .
Настоящей Инструкцией определяются отдельные особенности подготовки дел, сформированных в бумажной форме, к передаче для архивного хранения, применяемых при наличии оснований, признаваемых обоснованными для создания учреждением документов в бумажной форме.
229. Проведение экспертизы ценности документов состоит в их всестороннем изучении с целью внесения в Национальный архивный фонд или исключения из него и установления сроков хранения документов, не подлежащих внесению в указанный Фонд.
230. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в учреждениях (при необходимости в структурных подразделениях) образуются постоянно действующие экспертные комиссии.
231. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно в структурных подразделениях учреждения непосредственно лицами, ответственными за организацию делопроизводства в этих подразделениях, вместе с экспертной комиссией под методическим руководством службы делопроизводства и архивного подразделения учреждения.
232. Удаление документов для уничтожения без проведения предварительной экспертизы их ценности запрещается.
233. Отбор документов постоянного хранения осуществляется из типовых и ведомственных (отраслевых) перечней документов со сроками хранения, номенклатуры дел учреждения путем пересмотра каждого листа дела. Поручения органов власти высшего уровня, поступившие в учреждение в виде бумажной копии, не могут быть отобраны в качестве документов постоянного или длительного (более 10 лет) хранения.
234. По результатам экспертизы ценности документов в учреждении составляется акт об изъятии для уничтожения документов в бумажной форме ( приложение 11 ).
235. Сводные описания дел постоянного, длительного (более 10 лет) хранения и по кадровым вопросам (личного состава) и акт об изъятии для уничтожения документов, не отнесенных к Национальному архивному фонду, рассматриваются экспертной комиссией учреждения одновременно. После утверждения акта учреждение вправе уничтожить указанные им документы.
236. Акт об изъятии для уничтожения документов составляется в отношении документов, не внесенных в Национальный архивный фонд, на дела всего учреждения. Наименования структурного подразделения указываются перед группой заголовков дела этого подразделения.
237. Описание дел – архивный справочник, предназначенный для учета и раскрытия содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их систематизации в пределах архивного фонда.
238. Описания дел заключаются отдельно в дела постоянного и длительного (более 10 лет) хранения и по кадровым вопросам (личного состава). На дела временного (до 10 лет) хранения не составляются. При ликвидации или реорганизации учреждения такие описания составляются обязательно.
239. Описания дел структурного подразделения учреждения составляются ежегодно по установленной формой ( приложение 12 ) должностным лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, методической помощи архивного подразделения учреждения.
240. Номер описания дел структурного подразделения учреждения должен состоять из индекса структурного подразделения по номенклатуре дел с добавлением начальной буквы названия категории документов, включаемых в описание, и четырех цифр года, в котором начаты дела, включенные в описание. Например, описания дел постоянного, длительного (более 10 лет) хранения и кадровых вопросов (личного состава) структурного подразделения по инд. 5, начатые в 2011 году, будут иметь номера: 5 П – 2011; 5 Т – 2011; 5 ОС – 2011.
каждое дело вносится в описание под самостоятельным порядковым номером (если дело имеет несколько томов, каждый том вносится в описание под отдельным номером);
в случае внесения в описание нескольких дел подряд с одинаковым заголовком указывается полностью только заголовок первого дела, а все другие однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в описание полностью (на каждой новой странице описания заголовок воспроизводится полностью) ;
графа описания «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям учреждения или другому учреждению, наличие копий документов по делу.
242. Описания дел ведутся в течение нескольких лет с использованием единственной сквозной нумерации. Дела ежегодно составляют годовой раздел описания.
243. В конце описания производится итоговая запись с указанием количества (цифрами и словами) дел, учитываемых по описанию, а также оговариваются особенности нумерации дел в описании (буквенные и пропущенные номера дел).
244. В годовой раздел описания дел также вносятся дела, не завершенные в течение календарного года. В таких случаях в конце годовых глав описания каждого следующего года, в течение которого дела продолжались в делопроизводстве, отмечается “Документы по этому вопросу см. также в разделе за ______ год № _____”.
245. Описание дел, составленных в бумажной форме, составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архивное подразделение учреждения, а другой остается как контрольный экземпляр в службе делопроизводства.
246. На основании описаний дел структурных подразделений архивное подразделение учреждения готовит сводные описания дел постоянного и длительного (более 10 лет) хранения по кадровым вопросам (личного состава).
247. Сводное описание дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах, длительного (более 10 лет) хранения — в двух экземплярах, по кадровым вопросам (личного состава) — в трех экземплярах. Один экземпляр утвержденного описания представляется государственному архиву.
248. Учреждения обязаны описывать документы постоянного и длительного (более 10 лет) хранения по кадровым вопросам (личного состава) не позднее чем через два года после завершения дел в делопроизводстве, а также передавать документы постоянного хранения в соответствии с утвержденными описаниями дел в государственные архивов в установленные законодательством сроки
249. Оформление дела постоянного и длительного (более 10 лет) хранения предусматривает нумерацию страниц по делу, составление в случае необходимости внутреннего описания документов дела, наличие удостоверительной надписи дела о количестве страниц и об особенностях физического состояния и формирования дела, подшивка или оправка дела, оформление обложки дела.
250. Документы временного хранения, сформированные по делу, не подшиваются, страницы не нумеруются, уточнение элементов оформления обложки не производится, за исключением первичной бухгалтерской документации.
251. По окончании делопроизводительного года в надписи на обложках дел постоянного и длительного хранения вносятся необходимые уточнения, проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержания подшитых документов, вносятся по необходимости к заголовку дела дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, указываются виды и тому подобное).
252. Дата на обложке дела должна соответствовать году начала и окончания дела; по делу, имеющему документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой делается надпись «есть документы за __ года».
253. На обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются даты первого и последнего документов каждого тома (части). При указании точной календарной даты проставляется число, месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, луна пишется словом.
254. На обложке дела проставляется номер дела по сводному описанию и согласованию с архивным подразделением учреждения — номер описания и фонда.
255. В случае изменения наименования учреждения (его структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое учреждение (структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование учреждения (структурного подразделения), а предыдущее берется в скобки.
256. Надписи на обложках дел постоянного и длительного (более 10 лет) хранения делаются четко черными светостойкими чернилами или пастой. Наклеивание титульного листа на обложку дела не допускается.
257. Дела постоянного и длительного (более 10 лет) хранения по кадровым вопросам (личного состава) через два года после завершения их ведения передаются в архивное подразделение учреждения в упорядоченном состоянии для дальнейшего хранения и пользования.
258. Передача дел в архивное подразделение учреждения осуществляется по графику, утвержденному руководителем учреждения.
259. По письменному обращению структурного подразделения архивное подразделение учреждения оформляет выдачу дел, составленных в бумажной форме, сроком до трех месяцев.
260. Прием-передача каждого дела осуществляется работником архивного подразделения учреждения в присутствии работника учреждения, передающего упорядоченные и оформленные дела.
261. Дела постоянного и длительного (более 10 лет) хранения передаются в архивное подразделение учреждения по описаниям.
В конце каждого экземпляра описание работник архивного подразделения или лицо, ответственное за ведение архивного подразделения учреждения, расписывается в принятии дел и проставляет дату. Один экземпляр описания возвращается структурному подразделению, все остальные остаются в архивном подразделении учреждения.
Учреждения обязаны обеспечить хранение архивных документов и передачу документов, относящихся к Национального архивного фонда, по истечении установленных предельных сроков их хранения в архивном подразделении учреждения для постоянного хранения соответствующего государственного архива.
|
Приложение 1 |
1. Для оформления текстов служебных документов используется гарнитура Times New Roman и шрифт размером 12-14 печатных пунктов или 8-12 печатных пунктов для печати реквизита «Фамилия исполнителя и номер его телефона», сносок, пояснительных надписей к отдельным элементам текста документа или его реквизитам тому подобное.
1 — для составляющих текста документа, реквизита «Приложение» и ссылки на документ, что стало основанием для подготовки (издания) текущего документа;
{Пункт 4 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением КМ № 375 от 17.04.2019 }
5. Максимальная длина строки многострочных реквизитов (кроме реквизита текста) – 73 миллиметра (28 печатных знаков).
6. Если краткое содержание текста превышает 150 знаков (пять строк), его разрешается продолжать до предела правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.
{Абзац пятый пункта 7 в редакции Постановления КМ № 375 от 17.04.2019 }
{Абзац шестой пункта 7 в редакции Постановления КМ № 375 от 17.04.2019 }
{Абзац пункта 7 в редакции Постановления КМ № 375 от 17.04.2019 }
для реквизитов: «Дата документа», «Краткое содержание документа», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложений», «Фамилия исполнителя и номер его телефона», «Отметка об исполнении документа и отправка его в дело», слово «Приложение», реквизиты «Приложение» и слово «Основание» записи о ссылке на документ, который стал основанием для подготовки (издания) текущего документа, наименование должности в реквизите «Подпись», удостоверительной надписи «Согласно оригиналу» и для первого реквизита “Гриф утверждения”, если их в документе два.”;
{Абзац пункта 7 в редакции Постановления КМ № 375 от 17.04.2019 }
8. При оформлении документов (приложений к ним) на двух и более страницах друга и последующие страницы должны быть пронумерованы.
9. Номера страниц ставятся посреди верхнего поля страницы арабскими цифрами без указания слова «страница» и знаков препинания. Первая страница не нумеруется ни в документе, ни в каждом из приложений. Документ и каждое из приложений имеют отдельную нумерацию.
10. Тексты документов печатаются на одной стороне листа. Документы не постоянного срока хранения объемом более 20 страниц допускается печатать на лицевой и оборотной стороне листа, при этом реквизит «Подпись» должен быть размещен на лицевой, а не на оборотной стороне последнего листа документа.
Для проектов актов и обязательных приложений к ним, разрабатываемых органами исполнительной власти, постановлений и распоряжений Кабинета Министров Украины наряду с QR-кодом размещаются его реквизиты, например:
{Пункт 11 дополнен абзацем согласно Постановлению КМ № 1087 от 28.10.2020 }
{Пункт 11 дополнен абзацем согласно Постановлению КМ № 1087 от 28.10.2020 }
{Приложение дополнено пунктом 11 согласно Постановлению КМ № 375 от 17.04.2019 }
|
Приложение 2 |
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
документов, который разрешается утверждать проставлением грифа утверждения должностного лица при условии их подготовки в бумажной форме
1. Акты (готовности объекта к эксплуатации; списание; инвентаризации; экспертизы; изъятие дел для уничтожения; передачи дел; ликвидации учреждений и т.п.).
2. Задание (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.п.).
3. Сметы расходов (на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.п.).
4. Перечни (должность работников с ненормированным рабочим днем; типовых, ведомственных (отраслевых) документов со сроками хранения и т.п.).
|
Приложение 3 |
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
документов, подписи на которых скрепляются гербовой печатью в случае их создания в бумажной форме или удостоверяются квалифицированной электронной печатью учреждения в случае их создания в электронной форме
1. Акты (выполнение работ, списание, экспертизы, финансовые проверки; изъятие дел для уничтожения; передачи дел и т.п.).
2. Выводы и отзывы учреждений на диссертации и авторефераты, которые направляются Высшей аттестационной комиссии Украины.
3. Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использование бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной зарплате и т.п.).
4. Договоры (о материальной ответственности, научно-техническом сотрудничестве, подрядах, аренде помещений; о выполнении работ и т.п.).
6. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей, бюджетные, банковские, пенсионные, платежные.
7. Задание (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.п.).
10. Образцы отпечатков печатей и подписей работников, обладающих правом осуществлять финансово-хозяйственные операции.
11. Смета затрат (на содержание аппарата управления; на подготовку и освоение производства новых изделий; на калькуляцию по договору; на капитальное строительство и т.п.).
{Приложение 3 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением КМ № 375 от 17.04.2019 }
|
Приложение 4 |
|
№ |
Вид документа |
Специальный учет* |
|
1. |
Сведения и информация, отправленные к сведению |
не подлежат регистрации или учету любым другим способом |
|
2. |
Рекламные сообщения, плакаты, программы совещаний, конференций и т.п. |
|
|
3. |
Прейскуранты (копии) |
|
|
4. |
Нормы расхода материалов |
|
|
5. |
Поздравительные письма и приглашения |
|
|
6. |
Месячные, квартальные, полугодовые отчеты |
|
|
7. |
Графики, наряды, заявки, разнарядки |
|
|
8. |
Формы статистической отчетности |
|
|
9. |
Печатные издания (книги, журналы, бюллетени) |
библиотека (учитываются только при ее наличии) |
|
10. |
Научные отчеты по темам |
служба научно-технической информации (учитываются только при ее наличии) |
|
11. |
Учебные планы, программы (копии) |
кадровая служба |
|
12. |
Договоры |
бухгалтерская служба |
__________
* В случае отсутствия в учреждении соответствующего специализированного подразделения специальный учет осуществляется службой делопроизводства или по решению руководителя учреждения не производится.
|
Приложение 5 |
8. Ответственное подразделение учреждения, которое в установленном порядке определено ответственным за выполнение документа в учреждении.
9. Ответственный исполнитель – работник ответственного подразделения учреждения, который в установленном порядке определен ответственным за исполнение документа в учреждении.
__________
* Инструкцией по делопроизводству учреждения могут быть предусмотрены дополнительные составные части журнала и определен другой порядок их размещения.
|
Приложение 6 |
6. Ответственный исполнитель — работник ответственного подразделения учреждения, подготовившего документ.
__________
* Инструкцией по делопроизводству учреждения могут быть предусмотрены дополнительные составные части журнала и определен другой порядок их размещения.
|
Приложение 7 |
1. Акты и поручения Президента Украины – согласно требованиям Положения о контроле за исполнением указов, распоряжений и поручений Президента Украины , утвержденного Указом Президента Украины от 19 февраля 2002 г. № 155.
{Пункт 1 в редакции Постановления КМ № 123 от 05.02.2020 }
народного депутата Украины – согласно требованиям Закона Украины «О статусе народного депутата Украины»;
{Абзац второй пункта 2 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением КМ № 375 от 17.04.2019 }
депутата Верховной Рады Автономной Республики Крым – согласно требованиям Закона Украины «О статусе депутата Верховной Рады Автономной Республики Крым»;
{Абзац третий пункта 2 в редакции Постановления КМ № 123 от 05.02.2020 }
депутата местного совета — согласно требованиям Закона Украины «О статусе депутатов местных советов».
{Абзац четвертый пункта 2 в редакции Постановления КМ № 123 от 05.02.2020 }
3. Если запрос (обращение) народного депутата Украины (депутата Верховной Рады Автономной Республики Крым, депутата местного совета) по объективным причинам не может быть рассмотрен в установленный срок, посылается письменное уведомление субъектам внесения запроса (обращения) с указанием причин продления срок рассмотрения.
Срок рассмотрения депутатского обращения с учетом срока продления не может превышать 30 дней с момента поступления.
4. Решение Кабинета министров Украины о доработки проектов нормативно-правовых актов — в течение десяти дней со дня принятия соответствующего решения, если этим решением не установлен другой срок.
5. Постановления и заключения Коллегии Счетной палаты – в течение 15 дней со дня их регистрации в учреждении, если у них не установлен иной срок.
6. Согласование проектов актов заинтересованными органами — в срок, установленный их главными разработчиками в соответствии с требованиями Регламента Кабинета Министров Украины .
7. Запрос на публичную информацию от физического, юридического лица, объединение граждан без статуса юридического лица, кроме субъектов властных полномочий, и предоставление ответа на запрос на информацию — в течение срока, определенного статьей 20Закона Украины «О доступе к публичной информации» ”.
|
Приложение 8 |
{Приложение 8 с изменениями, внесенными согласно Постановлению КМ № 375 от 17.04.2019 }
|
Приложение 9 |
Примерная форма номенклатуры дел структурного подразделения в бумажной форме
{Приложение 9 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением КМ № 375 от 17.04.2019 }
|
Приложение 10 |
Примерная форма сводной номенклатуры дел учреждения в бумажной форме
{Приложение 10 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением КМ № 375 от 17.04.2019 }
|
Приложение 11 |
Примерная форма акта об изъятии для уничтожения документов в бумажной форме
{Приложение 11 с изменениями, внесенными согласно Постановлению КМ № 375 от 17.04.2019}
|
Приложение 12 |
ПРИМЕРНАЯ ФОРМА описания дел в бумажной форме
{Приложение 12 с изменениями, внесенными согласно Постановлению КМ № 375 от 17.04.2019}
1. Настоящий Регламент определяет общие принципы организации юридически значимого взаимодействия органов исполнительной власти в электронной форме.
1) система электронного взаимодействия органов исполнительной власти (СЭВ ОВВ) (далее – система взаимодействия) – государственная телекоммуникационная система, предназначенная для автоматизации процессов создания, отправки, передачи, получения, обработки, использования, хранения, уничтожения документов в электронной форме, не содержащих информации с ограниченным доступом, с использованием квалифицированной электронной подписи и/или квалифицированной электронной печати, а также организации межведомственного мониторинга по состоянию выполнения управленческих решений;
2) участник системы взаимодействия – юридическое лицо или физическое лицо – предприниматель, что в установленном порядке подключилось к системе взаимодействия;
{Подпункт 2 пункта 2 с изменениями, внесенными согласно Постановлению КМ № 1087 от 28.10.2020 }
3) пользователь системы взаимодействия – уполномоченное ответственное лицо участника системы взаимодействия.
{Пункт 2 в редакции Постановления КМ № 375 от 17.04.2019 }
приоритетной формой взаимодействия органов исполнительной власти с другими государственными органами, органами местного самоуправления, организациями, учреждениями, предприятиями независимо от формы собственности и институтами гражданского общества, в установленном порядке подключившихся к системе взаимодействия;
{Абзац второй пункта 3 в редакции Постановления КМ № 375 от 17.04.2019 }
приоритетной формой взаимодействия органов исполнительной власти с организациями, учреждениями, предприятиями независимо от формы собственности и институтами гражданского общества в случае, когда они в установленном порядке подключились к системе взаимодействия.
Администратор системы взаимодействия – государственное предприятие “Государственный центр информационных ресурсов Украины”.
{Абзац второй пункта 4 с изменениями, внесенными согласно Постановлению КМ № 375 от 17.04.2019 }
{Пункт 4 с изменениями, внесенными согласно Постановлению КМ № 123 от 05.02.2020 }
5. Пользователи системы взаимодействия несут ответственность за полноту и достоверность информации, внесенной в систему взаимодействия.
7. Программно-технические комплексы и технические средства системы взаимодействия функционируют в соответствии с требованиями законодательства в сфере защиты информации.
осуществляет подготовку проектов нормативно правовых актов по обеспечению функционирования системы взаимодействия;
утверждает технические регламенты функционирования системы взаимодействия, в том числе по урегулированию вопросов интеграции систем электронного документооборота пользователей системы взаимодействия с системой взаимодействия;
решает вопросы, связанные с финансированием системы взаимодействия и его администратора за счет средств государственного бюджета, других не запрещенных законом источников финансирования.
создание и модернизацию системы взаимодействия, в частности, разработка и внедрение новых модулей и сервисов системы взаимодействия;
публикацию на своем официальном веб-сайте информации о текущих участниках системы взаимодействия с указанием даты подключения, визуальным выделением участников системы взаимодействия, подключившихся в течение последних 30 дней, и об участниках системы взаимодействия, временно остановивших обмен документами через систему взаимодействия, с указанием ориентировочного срока и причины такой остановки в случае предоставления соответствующей информации пользователями участников системы взаимодействия;
осуществление других мер, связанных с функционированием системы взаимодействия, и предоставление соответствующих услуг участникам системы взаимодействия.
{Пункт 9 в редакции Постановления КМ № 375 от 17.04.2019 }
9-1 . _ _ Подключение органов государственной власти, юрисдикция которых распространяется на всю территорию Украины, органов, обеспечивающих их деятельность, Офиса Президента Украины, Секретариата Уполномоченного Верховной Рады Украины по правам человека, Офиса Генерального прокурора, Национального банка (центрального аппарата), Фонда гарантирования вкладов физических лиц , Генерального штаба Вооруженных Сил Украины, главного органа военного управления Национальной гвардии Украины, Государственного центра занятости, Фонда социального страхования, государственных учреждений, которые в соответствии с законодательством реализуют задачи централизации функций по обеспечению деятельности центральных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, местных государственных администраций к системе взаимодействия, а также предоставление им услуг по регистрации пользователей системы взаимодействия, технической поддержки пользователей системы взаимодействия, передачи данных в системе взаимодействия осуществляется за счет средств государственного бюджета, предусмотренных держател ю системы взаимодействия в обеспечение функционирования системы взаимодействия.
{Абзац первый пункта 9 — 1 с изменениями, внесенными согласно Постановлениям КМ № 171 от 26.02.2020 , № 1087 от 28.10.2020 }
Подключение к системе взаимодействия других участников и предоставление услуг осуществляется на договорной основе.
{Регламент дополнен пунктом 9-1 согласно Постановлению КМ № 375 от 17.04.2019 }
10. Администратор системы взаимодействия несет ответственность за обеспечение системой защиты от несанкционированного целенаправленного нарушения целостности, модификации (искажения) и удаления информации, обрабатываемой в системе взаимодействия.
Порядок использования функционала системы взаимодействия ее пользователями определяется Типовой инструкцией по документированию управленческой информации в электронной форме и организации работы с электронными документами в делопроизводстве, электронного межведомственного обмена , утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины от 17 января 2018 г. №55.
1. В Положении о государственной регистрации нормативно-правовых актов министерств и других органов исполнительной власти , утвержденном постановлением Кабинета Министров Украины от 28 декабря 1992 г. № 731 (ЗП Украины, 1993 г., № 1-2, ст. 28; Официальный вестник) Украины, 1998 г., № 42, ст.1551; 2004 г., № 43, ст.2840; 2006 г., №50, ст. (№ 41, ст. 1544):
1) в пункте 3 слова «в определенной законодательством форме и по установленной законодательством процедуре» заменить словами «в электронной (через систему электронного взаимодействия органов исполнительной власти) или бумажной форме в порядке, определенном Минюстом»;
2) пункт 12 выложить такой редакции:
“12. В случае если нормативно правовой акт отвечает требованиям, указанным в настоящем Положении, орган государственной регистрации принимает решение о его государственной регистрации и заносит его в государственный реестр (приложение 1).
Основной формой ведения государственного реестра есть электронная. Каждая запись государственного реестра удостоверяется специально назначенной электронной печатью органа государственной регистрации. Соответствующее удостоверение производит уполномоченное лицо органа государственной регистрации.
В случае представления нормативно правового акта в электронной форме из государственного реестра сразу по факту удостоверения записи о государственной регистрации соответствующего акта автоматически направляется сообщение органа издания этого акта через систему электронного взаимодействия органов исполнительной власти с такими регистрационными данными: дата государственной регистрации, номер акта согласно государственным реестром. Регистрационные данные нормативно-правового акта автоматически загружаются в регистрационно-мониторинговую карточку соответствующего акта в системе электронного документооборота органа издания этого акта и могут быть искажены путем их редактирования.
При представлении нормативно-правового акта в бумажной форме на первый лист оригинала акта наносят отметку (штамп) о регистрационных данных (приложение 2).”;
3) пункт 14 выложить такой редакции:
“14. В случае представления нормативно-правового акта в бумажной форме на следующий день после государственной регистрации оригинал нормативно-правового акта с регистрационными данными возвращается издавшему его органу.”;
в приложении 1 слово и цифру «Приложение №1» заменить словом и цифрой «Приложение 2»;
в приложении 2 слово и цифру «Приложение №2» заменить словом и цифрой «Приложение 1».
{Пункт 2 утратил силу на основании Постановления КМ № 992 от 07.11.2018 }
ПЕРЕЧЕНЬ
актов Кабинета Министров Украины, утративших силу
1. Постановление Кабинета Министров Украины от 28 октября 2004 г. № 1453 «Об утверждении Типового порядка осуществления электронного документооборота в органах исполнительной власти» (Официальный вестник Украины, 2004 г., № 44, ст. 2895).
2. Пункт 35 изменений, вносимых в акты Кабинета Министров Украины, утвержденные постановлением Кабинета Министров Украины от 8 декабря 2006 г. № 1700 (Официальный вестник Украины, 2006 г., № 50, ст. 3324).
3. Постановление Кабинета Министров Украины от 17 июля 2009 г. № 733 «Об электронном обмене служебными документами в органах исполнительной власти» (Официальный вестник Украины, 2009 г., № 54, ст. 1867).
4. Пункт 17 изменений, вносимых в акты Кабинета Министров Украины, утвержденные постановлением Кабинета Министров Украины от 21 июля 2010 г. № 675 «Некоторые вопросы деятельности Государственного комитета по вопросам науки, инноваций и информатизации» (Официальный вестник Украины, 2010 г., № 58, ст.2025).
5. Пункт 11 изменений, вносимых в постановления Кабинета Министров Украины по вопросам доступа к информации, утвержденных постановлением Кабинета Министров Украины от 7 сентября 2011 г. № 938 (Официальный вестник Украины, 2011 г., № 69, ст. 2624).
6. Постановление Кабинета Министров Украины от 30 ноября 2011 г. № 1242 «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти» (Официальный вестник Украины, 2011 г., № 94, ст.3433).
7. Распоряжение Кабинета Министров Украины от 28 декабря 2011 г. № 1363 «Вопросы внедрения системы электронного взаимодействия органов исполнительной власти» (Официальный вестник Украины, 2012 г., № 5, ст. 180).
8. Постановление Кабинета Министров Украины от 18 июля 2012 г. № 670 «Некоторые вопросы электронного взаимодействия органов исполнительной власти» (Официальный вестник Украины, 2012 г., № 56, ст. 2249).
9. Пункт 5 изменений, вносимых в постановления Кабинета Министров Украины, утвержденные постановлением Кабинета Министров Украины от 4 февраля 2013 г. № 75 (Официальный вестник Украины, 2013 г., № 10, ст. 381).
10. Пункт 9 изменений, вносимых в постановления Кабинета Министров Украины, утвержденные постановлением Кабинета Министров Украины от 9 июля 2014 г. № 249 (Официальный вестник Украины, 2014 г., № 57, ст. 1554).
11. Постановление Кабинета Министров Украины от 23 сентября 2014 г. № 484 «О внесении изменения в пункт 52 Типовой инструкции по делопроизводству в центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти» (Официальный вестник Украины, 2014 г. , №78, ст.2240).
12. Пункт 10 изменений, вносимых в постановления Кабинета Министров Украины, утвержденные постановлением Кабинета Министров Украины от 21 октября 2015 г. № 874 (Официальный вестник Украины, 2015 г., № 89, ст. 2967).
13. Постановление Кабинета Министров Украины от 9 декабря 2015 г. № 1018 «О внесении изменений в постановление Кабинета Министров Украины от 18 июля 2012 г. № 670» (Официальный вестник Украины, 2015 г., № 101, ст. 3478).
14. Постановление Кабинета Министров Украины от 22 июля 2016 г. № 468 «О внесении изменений в Типовую инструкцию по делопроизводству в центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти» (Официальный вестник Украины, 2016 г., № 60, ст.2061).
вверх
